9 Tipps für eine gute Zahlungserinnerung

Wie erstellt man eine gute Zahlungserinnerung?

Mit einer Zahlungserinnerung informieren Sie Ihren Kunden, dass die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt ist. Sie fordern diesen auch auf, die Zahlung noch zu leisten. Aber wie erstellen Sie eine wirksame Mahnung, die sicherstellt, dass Ihr Kunde Ihre Rechnung so schnell wie möglich bezahlt?

Tipp 1: Informieren Sie ihn, dass Ihre Rechnung noch aussteht.

Es mag selbstverständlich klingen, aber es muss dem Empfänger sofort klar sein, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt. Teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass die Rechnungen noch nicht bezahlt sind und fordern Sie ihn auf, den ausstehenden Betrag zu bezahlen.

Tipp 2: Nehmen Sie Bezug auf die unbezahlte Rechnung.

Machen Sie es Ihrem Schuldner leicht, indem Sie ihm mitteilen, um welche Rechnung es sich handelt. Geben Sie die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum an. Geben Sie auch die Produkte oder Dienstleistungen an, für die die Rechnung versandt wurde. Das bedeutet, dass Ihr Schuldner nicht erst herausfinden muss, um welche Rechnung es sich handelt, sondern dass Ihr Schuldner schnell bezahlen kann.

Tipp 3: Geben Sie eine konkrete Zahlungsfrist an.

Lassen Sie Ihren Schuldner wissen, wann Sie mit der Bezahlung rechnen. Seien Sie dabei so konkret wie möglich. Die Angabe eines bestimmten Datums ist daher besser als die Aufforderung zur Zahlung innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen. Es ist für jedes Land unterschiedlich, welche Zahlungsbedingung am besten geeignet ist. Wir empfehlen eine Zahlungsfrist von 14 Tagen.

Tipp 4: Erzählen Sie die Folgen einer verspäteten Zahlung.

Was passiert, wenn Ihr Schuldner die Rechnung nach der Mahnung noch nicht bezahlt? Schreiben Sie dies deutlich in die Erinnerung. Beispielsweise, dass Sie die Forderung an ein Inkassobüro übergeben, wenn sie nicht fristgerecht bezahlt wird und die Inkassokosten dem Schuldner in Rechnung gestellt werden. Auf diese Weise weiß Ihr Kunde nicht nur, was ihn erwartet, sondern ist auch eher geneigt, Ihre Rechnung schnell zu bezahlen.

Tipp 5: Bleiben Sie professionell und positiv.

Eine ausstehende Rechnung verursacht oft viel Frustration. Verzichten Sie darauf, dies in der Kommunikation mit dem Kunden zu zeigen. Halten Sie Ihre Kommunikation, vor allem in Bezug auf die Erinnerung, höflich und sachlich.

Tipp 6: Geben Sie in der Erinnerung nicht den Umfang der Warnung an.

Geben Sie auf dem Schreiben nicht an, dass dies die erste Erinnerung ist. Das Wort "erste" deutet darauf hin, dass es auch eine zweite gibt. Und vielleicht sogar eine dritte oder mehr. Es gibt Einblick in Ihren Inkassoprozess und ermöglicht es einigen Schuldnern, die Vorteile zu nutzen und die Zahlung weiter hinauszuschieben.

Tipp 7: Begrenzen Sie die Anzahl der Erinnerungen, die Sie senden.

Obwohl Sie auf Ihrer Erinnerung nicht angeben, wie viele Erinnerungen Sie normalerweise senden, können Sie Ihrem Kunden jederzeit eine zweite Erinnerung senden. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viele verschicken. Schließlich ist es nicht wünschenswert, dass der Inkassoprozess unnötig lange dauert. Wenn Ihr Kunde nach einigen Mahnungen immer noch nicht bezahlt hat, empfiehlt es sich, Ihren Inkassofall an einen Spezialisten auszulagern.

Tipp 8: Befolgen Sie die gesetzlichen Bestimmungen.

Wenn Sie eine Mahnung an einen Privatkunden senden, müssen Sie die gesetzlichen Bestimmungen beachten, die für den Inhalt einer Mahnung gelten. In einigen Ländern muss Ihr Brief bestimmte Anforderungen erfüllen, sonst ist Ihr Mahnbrief nicht gültig. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Tipp 9: Kommunizieren Sie in der Sprache Ihres Schuldners.

Um Ihren Schuldner schnell zur Zahlung zu bewegen, ist es wichtig, dass Ihr Schuldner den Text in der Mahnung versteht. Haben Sie einen ausländischen Schuldner? Senden Sie keine Standard-Erinnerung in Ihrer eigenen Sprache, sondern verwenden Sie die gleiche Sprache, in der Sie auch mit Ihrem Kunden kommunizieren. Durch das Versenden einer Erinnerung in der Sprache Ihres Kunden wird sichergestellt, dass dieser Ihren Brief lesen und verstehen kann.

Weitere Informationen zur Zahlungserinnerung

Möchten Sie mehr Informationen über das Versenden einer Erinnerung? Oder möchten Sie eine Mahnung in der Sprache Ihres Schuldners versenden? Unsere internationalen Inkassospezialisten helfen Ihnen gerne bei der Einziehung Ihrer offenen Forderung. Sie sprechen nicht nur die gleiche Sprache wie Ihr Schuldner, sondern kennen auch die Gesetze und Handelstraditionen dieses Landes. So können sie Ihren Schuldner schnell davon überzeugen, Ihre ausstehenden Rechnungen zu bezahlen.