Top 15 Schuldner-ausreden + Tipps zum reagieren
Schuldner haben alle möglichen Ausreden, um nicht zu bezahlen. Haben Sie vor, Ihren Schuldner anzurufen? Dann seien Sie auf Ausreden gefasst. Sind Sie neugierig, was Sie erwartet und wie Sie am besten reagieren? Unsere Inkassospezialisten und Rechtsanwälte haben die häufigsten Ausreden zusammengestellt und erklären Ihnen, wie Sie damit umgehen können.
1. Wir haben keine Rechnung erhalten
Erzählen Sie, wann Sie die Rechnung (und eine eventuelle Zahlungserinnerung) verschickt haben. Prüfen Sie, ob Sie die richtigen Adressdaten haben. Ist dies korrekt? „Wie seltsam, ich schicke sofort eine Kopie der Rechnung per E-Mail. Wann können wir die Zahlung erwarten?“ Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail sofort versenden können, während Sie noch mit Ihrem Kunden telefonieren. Schicken Sie die Zahlungserinnerung per Post? Rufen Sie in diesem Fall kurzfristig zurück, um zu fragen, ob die Rechnung eingegangen ist.
2. Die Rechnung wurde bereits bezahlt
Bevor Sie den Schuldner angerufen haben, haben Sie wahrscheinlich überprüft, ob die Rechnung bezahlt wurde. Es kann aber auch sein, dass die Zahlung noch nicht verarbeitet wurde. Fragen Sie daher, wann die Zahlung erfolgt ist, wie hoch der Betrag war und wie die Zahlungsreferenz oder Beschreibung lautete. Lassen Sie Ihren Kunden wissen, dass Sie es herausfinden und sich wieder bei ihm melden werden. Prüfen Sie Ihre Verwaltung. Keine Bezahlung? Nehmen Sie dann sofort wieder Kontakt mit Ihrem Kunden auf und treffen Sie konkrete Zahlungsvereinbarungen.
3. Wir warten auf eine große Zahlung von einem Kunden
Machen Sie deutlich, dass Sie nicht unter einer schlechten (Zahlungs-)Vereinbarung zwischen Ihrem Auftraggeber und seinem Kunden leiden müssen. Verweisen Sie auf die Vereinbarungen, die Sie mit Ihrem Kunden getroffen haben und lassen Sie durchblicken, dass Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter auch einfach pünktlich bezahlen müssen. Fragen Sie Ihren Kunden, wann Sie die Zahlung erwarten können. Ist es für Ihren Kunden wirklich unmöglich, die gesamte Rechnung schnell zu bezahlen? Dann können Sie auch einen Zahlungsplan vereinbaren, bei dem die Rechnung in Raten bezahlt wird.
4. Wir sind mit dem Service oder den Produkten nicht zufrieden
Normalerweise lässt ein Kunde Sie sofort wissen, wenn etwas mit dem Service oder den gelieferten Produkten nicht in Ordnung ist, weil er das Problem schnell gelöst haben möchte, nicht wahr? Deshalb ist es seltsam, wenn nach einem Telefonat plötzlich Probleme auftauchen.
Dennoch kann es vorkommen, dass tatsächlich etwas mit der Dienstleistung oder Ware nicht stimmt. Versuchen Sie daher, genau herauszufinden, was das Problem ist, und verlangen Sie gegebenenfalls einen Nachweis (z. B. wenn der Lieferant behauptet, die Ware sei defekt). Ist das gerechtfertigt? Dann lösen Sie das Problem schnell. Ist Ihr Kunde nicht in der Lage, einen Nachweis zu erbringen? Fahren Sie dann mit dem Inkassovorgang fort.
5. Die Bank hat wahrscheinlich einen Fehler gemacht
Im Allgemeinen machen Banken keine Fehler im Geldverkehr. Dennoch gibt es Schuldner, die es wagen zu behaupten, dass die Bank wohl einen Fehler gemacht hat. Lassen Sie sie wissen, dass Sie eine Vereinbarung mit ihnen haben und dass Sie erwarten, dass sie das Problem so schnell wie möglich lösen.
6. Das ist nicht in meiner Zuständigkeit / Es liegt nicht an mir
Kein Problem, aber wer ist dann zuständig? Fragen Sie also, welcher Kollege für die Bezahlung Ihrer Rechnung zuständig ist. Ist es nicht möglich, den Anruf durchzustellen, weil dieser Kollege in einer Besprechung / am Telefon / an einem freien Tag ist? Fragen Sie dann nach den Arbeitszeiten dieses Kollegen. Stimmen Sie nicht mit „Soll ich meinen Kollegen bitten, Sie zurückzurufen?“ überein, sondern rufen Sie selbst zu einem späteren Zeitpunkt zurück.
7. Der zuständige Kollege ist krank oder im Urlaub
Manchmal geht es noch einen Schritt weiter und der verantwortliche Kollege ist nicht „kurz“ abwesend, sondern über einen längeren Zeitraum. Fragen Sie in diesem Fall, wer das übernehmen wird, denn es gibt zweifellos jemanden, der für die finanzielle Verwaltung der Organisation verantwortlich ist. Gibt es niemanden, der das übernehmen kann? Dann legen Sie den Ball in das Feld der Person am Telefon: „Wie wollen Sie sicherstellen, dass die Rechnung noch bezahlt wird?“
Sie fragen sich, wie Sie Schuldner am besten anrufen können? Lesen Sie hier unsere Tipps zum Anrufen von Schuldnern. So sind Sie optimal vorbereitet!
8. Wir haben die Produkte nicht erhalten
Dies ist natürlich sehr merkwürdig. Warum hat der Kunde Ihnen nicht sofort mitgeteilt, dass er die bestellten Produkte nicht erhalten hat? Wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist, ist ohnehin schon einige Zeit vergangen. Arbeiten Sie mit Belegen? Prüfen Sie, ob die Lieferung tatsächlich nicht angekommen ist. Haben Sie einen Nachweis, dass die Produkte tatsächlich geliefert wurden? Teilen Sie Ihrem Kunden dann mit, dass die Produkte laut Ihren Aufzeichnungen geliefert worden sind. Und dass Sie auch erwarten, dass die Zahlung schnell folgt.
Darüber hinaus besteht in der Regel eine Pflicht zur sofortigen Beschwerde (Rügepflicht). Das bedeutet, dass Ihr Kunde rechtzeitig reklamieren muss, wenn er Produkte nicht erhalten hat oder wenn die erhaltenen Produkte Mängel aufweisen. Und das nicht erst nach Erhalt der Rechnung. Prüfen Sie die Vereinbarungen in Ihrem Vertrag bezüglich der Reklamationspflicht. Bei Handelsgeschäften ist dies sogar gesetzlich geregelt. Ist die Reklamationsfrist bereits abgelaufen? Dann kann Ihr Kunde dies nicht als Grund verwenden, nicht zu zahlen.
9. Die Rechnung ist nicht korrekt
Dies bedeutet, dass die Rechnung eingegangen ist! Aber warum hat Ihr Kunde nicht sofort gemeldet, dass etwas nicht in Ordnung ist? Fragen Sie, was genau das Problem ist und prüfen Sie, ob Ihr Kunde Recht hat. Weisen Sie ggf. darauf hin, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen werden, um zu prüfen, ob die Rechnung wirklich angepasst werden muss. Wenn die Rechnung tatsächlich falsch war, senden Sie Ihrem Kunden so schnell wie möglich eine geänderte Rechnung. Liegt Ihr Kunde falsch? Teilen Sie ihm in diesem Fall mit, dass Sie erwarten, dass die Rechnung innerhalb der angegebenen Frist bezahlt wird, und dass Sie andernfalls das Inkassoverfahren einleiten werden.
10. Wir haben andere Zahlungsbedingungen
Einige Unternehmen kümmern sich nicht um die vereinbarten Zahlungsbedingungen und verwenden ihre eigenen Zahlungsbedingungen. Stimmen Sie dem nicht einfach zu. Lassen Sie sie wissen, dass, wenn sie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren, auch Ihre Zahlungsbedingungen gelten. Oder dass bei Vertragsabschluss andere Zahlungsbedingungen vereinbart wurden als die, die der Kunde jetzt einfordert. Machen Sie deutlich, dass Sie von diesen Bedingungen nicht abweichen werden und dass Sie eine sehr kurzfristige Zahlung erwarten.
11. Das System ist ausgefallen
Das ist natürlich sehr ärgerlich. Aber ist das System schon seit Tagen ausgefallen? Und der Kunde hat es nicht für nötig gehalten, Ihnen mitzuteilen, dass es ein Problem mit der Bezahlung der Rechnungen gibt? Fragen Sie, wann das System wiederhergestellt wird und wann Sie die Zahlung erwarten können. Geben Sie sich nicht mit „wir wissen es noch nicht, es könnte eine Weile dauern“ zufrieden, sondern treffen Sie konkrete Absprachen über die Bezahlung.
12. Ich habe jetzt keine Zeit, ich rufe später zurück
Es kann natürlich passieren, dass Sie zu einer ungünstigen Zeit anrufen. Aber lassen Sie sich von Ihrem Schuldner nicht einfach mit dem Hinweis vertrösten, er werde später zurückrufen. Vereinbaren Sie einen Termin und rufen Sie Ihren Schuldner selbst an.
13. Wir können nicht bezahlen
Leider kommt es auch regelmäßig vor, dass ein Schuldner (derzeit) nicht über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um die Rechnung zu bezahlen. Natürlich ist es immer fraglich, ob dies eine Ausrede ist, um Zahlungen zu vermeiden, oder ob wirklich kein Geld vorhanden ist. Versuchen Sie herauszufinden, was das genaue Problem ist und wann Ihr Kunde mit der Zahlung rechnet.
Falls erforderlich, können Sie mit Ihrem Kunden auch eine Ratenzahlung vereinbaren. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, dem zuzustimmen, wenn Ihr Schuldner dies vorschlägt. Sie können sich einfach an die zuvor getroffenen Zahlungsvereinbarungen halten. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Dies verschafft Ihrem Schuldner eine gewisse Atempause, und Sie erhalten trotzdem die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
14. Wir haben mit Ihrem Kollegen vereinbart, dass….
Laut Ihrem Schuldner hat er mit einem Ihrer Kollegen andere Vereinbarungen getroffen. Fragen Sie in diesem Fall, welche Vereinbarungen genau getroffen wurden und mit welchem Kollegen diese Vereinbarungen getroffen wurden. Weiß Ihr Kunde nicht mehr, um welchen Kollegen es sich handelt? Lassen Sie Ihren Kunden wissen, dass Sie das herausfinden werden und fragen Sie intern, ob jemand von diesen Vereinbarungen weiß. Ist dies nicht der Fall? Rufen Sie dann Ihren Schuldner zurück und teilen Sie ihm mit, dass Ihnen keine anderen Vereinbarungen bekannt sind und Sie deshalb erwarten, dass die Rechnung innerhalb kurzer Zeit beglichen wird.
15. Ich werde mich so schnell wie möglich darum kümmern!
Wir hoffen natürlich, dass dies keine Ausrede ist, sondern dass Ihr Kunde dieses Versprechen einfach einhält. Aber dieses Versprechen gibt Ihnen nicht viel Sicherheit. Achten Sie deshalb auf konkrete Zahlungsvereinbarungen in Bezug auf die Begleichung der Rechnung. Schließlich sind auch die bisherigen Zahlungsvereinbarungen nicht eingehalten worden, sonst hätten Sie nicht anrufen müssen.