Do’s & don’ts bij incasseren in Oost-Europa: niet te vaak bellen naar Rusland

|
Auteur:
9 min.
Sinds kort heb ik er een aantal nieuwe collega’s bij: Tadej Francelj uit Slovenië, Jekaterina Titova uit Rusland, Georgi Georgiev uit Bulgarije en David Meszaros uit Hongarije. Deze advocaten en juristen volgen binnen onze organisatie een traineeship, waarbij ze zich zowel op juridisch vlak als op commercieel vlak ontwikkelen. Ze leren niet alleen het traditionele advocatenvak, maar ook hoe ze hun eigen business moeten runnen. Met behulp van dit ambitieuze project willen we over een paar jaar in heel Europa onze dienst kunnen aanbieden.

Aan mij is gevraagd om deze vier jonge talenten wat meer te vertellen over het rechtssysteem in Nederland. Uiteraard ben ik andersom ook benieuwd naar hoe het er in hun land aan toe gaat. Ik weet namelijk van mijn andere internationale collega’s dat de handelscultuur in andere landen vaak verschilt van de handelscultuur die wij in Nederland kennen. Ook de beste manier om een debiteur te benaderen, kan per land verschillen. Reden om mijn nieuwe collega’s eens te ondervragen over deze onderwerpen.

Een goede businessmeeting vindt plaats in een restaurant

Alle vier weten ze mij te vertellen dat de handelscultuur in hun land inderdaad op diverse punten verschilt met de handelscultuur die wij in Nederland kennen. Zo geeft Georgi uit Bulgarije aan dat het echt niet gebruikelijk is om in Bulgarije op kantoor af te spreken met een klant. “Een goede business meeting vindt plaats in een restaurant, niet op kantoor. Wanneer je een deal wilt sluiten moet je dat dus doen tijdens de lunch of een diner”, aldus Georgi. Die vier merken ook allemaal op dat wij Nederlanders maar weinig aan de zogenoemde ‘small talk’ doen. Volgens hen gaan wij al vrij snel over tot het zakelijke gedeelte. “In Slovenië praten we eerst uitgebreid over koetjes en kalfjes voordat we ter zake komen. Nederlanders zijn in dat opzicht veel directer”, volgens de Sloveense Tadej.

Gewetenloze mentaliteit

Ook Jekaterina beaamt dat Nederlanders directer zijn dan haar Russische landgenoten en voegt er aan toe dat Nederlanders ook veeleisender zijn dan ze gewend is. Het verbaast haar dat we in Nederland alles willen weten, ook als de uitkomst misschien negatief uitpakt. Zo zitten Russen blijkbaar niet in elkaar: “Russische bedrijven proberen eventuele negatieve informatie zo lang mogelijk weg te stoppen. Nederlanders daarentegen willen wel alles weten.” Daarnaast vertelt ze dat veel Russische bedrijven een gewetenloze mentaliteit hebben, wat zakendoen soms lastig maakt. Dat geldt echter niet voor de handelscultuur in Slovenië. Hoewel men in Slovenië altijd zal proberen om flink te onderhandelen over de prijs, houdt men zich daar over het algemeen goed aan de gemaakte afspraken.

Traag bedrijfsleven buiten de stad

In Hongarije is de manier van zakendoen afhankelijk van waar het bedrijf is gevestigd. “In Hongarije is echt een tweedeling wat betreft de handelscultuur. Er zit een groot verschil tussen de bedrijven in de hoofdstad Boedapest en bedrijven in de rest van Hongarije”, vertelt David. “Buiten de hoofdstad heerst een typische traditionele Hongaarse handelscultuur. Bedrijven doen vooral zaken met een select clubje van naasten en hebben soms een wat vijandige houding naar buitenstaanders”, legt David uit. Het grotendeel van het bedrijfsleven is echter gevestigd in de hoofdstad. Het bedrijfsleven in Boedapest kenmerkt zich door de snelheid, daarbuiten is het leven wat rustiger. “Dat zie je ook terug in de manier van zakendoen. Bedrijven reageren slomer en betalen vaak ook later. Dat is niet omdat ze contractbreuk willen plegen, het leven is daar nou eenmaal wat trager”.

Juridische procedures voorkomen

Uiteraard ben ik ook benieuwd naar het betalingsgedrag in Slovenië, Bulgarije en Rusland. Zowel Tadej uit Slovenië als Georgi uit Bulgarije geven aan dat de meeste bedrijven in hun land gewoon op tijd hun facturen betalen. De reden hiervoor is simpel: “Veel Bulgaarse bedrijven proberen tussenkomst van de rechter te vermijden, juridische procedures kunnen namelijk veel tijd en geld kosten. Om dat te voorkomen, zorgen zij ervoor dat ze facturen op tijd betalen”, aldus Georgi. Ook in Slovenië zit men niet te wachten op een juridische procedure vanwege de bijkomende kosten en de tijd die ermee is gemoeid. “In Slovenië duren procedures erg lang. Het kan soms wel meer dan 2 maanden duren voordat de rechtbank een simpele reactie terug stuurt”, legt Tadej uit. “Het duurt in Slovenië sowieso erg lang voordat er iets geregeld is. Zeker in vergelijking met Nederland, want hier gaat alles een stuk sneller”.

Te veel aanmaningen niet toegestaan

In Rusland daarentegen heerst niet de mentaliteit om facturen op tijd te betalen. Veel Russische bedrijven zijn niet erg strikt met betalen. Jekaterina adviseert daarom om altijd streng op te treden wanneer een Russische debiteur niet betaalt. Ook geeft ze aan dat je een Russische debiteur beter kan bellen dan een schriftelijke herinnering te sturen. “Persoonlijk contact heeft de voorkeur in Rusland. Daarbij weet je hiermee zeker dat je de juiste persoon bereikt. Een debiteur kan daarna niet meer zeggen dat hij niet op de hoogte was”, iets wat blijkbaar nog wel eens wil gebeuren bij Russische debiteuren. Echter moet je bij een Russische debiteur wel opletten dat je weer niet te vaak contact opneemt met een debiteur. Sinds augustus is er namelijk in Rusland een wet die bepaalt hoeveel contactmomenten er mogen zijn tussen een debiteur en een crediteur.

Verplicht stempelen

Ook in Hongarije is het advies om een niet betalende klant eerst te bellen, hoewel bedrijven daar juist voornamelijk per e-mail communiceren. “De meeste communicatie bij Hongaarse bedrijven verloopt via e-mail. Bellen kan zelfs opdringerig overkomen”, aldus David. “Maar in het geval van een niet betalende klant is het om die reden juist aan te raden om wel te bellen”, geeft David aan. Mijn Sloveense collega Tadej geeft ook het advies om altijd eerst even te bellen wanneer een Sloveense klant niet betaalt, al is hier een strenge benadering juist niet aan te raden. “Zorg ervoor dat je vriendelijk vraagt wat er aan de hand is, waarbij je de indruk wekt dat het om een vergissing moet gaan”, aldus Tadej. In Bulgarije daarentegen bereik je juist meer met schriftelijke herinnering. “Een schriftelijke herinnering is officiëler en heeft daarom een dwingender effect”, legt Georgi uit. Ook is het verplicht dat documenten zijn voorzien van een handtekening. In Rusland gaan ze zelfs nog verder, daar is alleen een handtekening niet genoeg en moet elk document voorzien zijn van een stempel. “Voor veel Europese bedrijven is dat raar, die zijn dat namelijk niet gewend”, aldus Jekaterina. En dat kan ik uiteraard alleen maar beamen, want de meeste brieven verstuur ik tegenwoordig digitaal, laat staan dat er een stempel apparaat op mijn bureau staat.