Debiteurenbeheer en Incasso: Hoera, de eerste order! – Deel twee

  • donderdag 8 april 2010 | Marketing afdeling

Dit is deel 2 van de serie over debiteurenbeheer en incasso. De vorige keer beschreven we een voorval waarbij een verkoper een overeenkomst met een prospect was aangegaan, zonder dat bedrijf na te trekken. De moraal van het verhaal: weet met wie u zakendoet en stem uw aanpak daarop af! Nu staan we stil bij het belang van goede afspraken rondom orders.

Afspraken maken is het gemakkelijkst als beide partijen nog frank en vrij tegenover elkaar staan. Nog niemand is bevooroordeeld, waardoor alle betrokkenen het proces goed kunnen overzien. Hét moment om heldere afspraken te maken, is dan ook aan het begin van een relatie. Vergeet daarbij niet dat algemene voorwaarden veel mogelijkheden bieden om de relatie te reguleren. Zeker bij zaken met een repeterend karakter. Wilt u meer weten over het hoe en wat van algemene voorwaarden, meld u dan kosteloos aan voor een van onze seminars.

Heldere afspraken maken

Alle afspraken die u maakt, legt u duidelijk vast. Hoe wordt de order verzonden? Welke gegevens moeten erop staan om deze in productie te nemen? Welke kwaliteit verwacht de opdrachtgever? Wat is de levertijd? Wat zijn de prijs- en betaalafspraken? Wie draagt op welk moment welk risico? Welk recht is van toepassing en waar gaat u procederen als het fout gaat? Het is niet de bedoeling om hier een uitputtende lijst van vragen te vermelden, maar wel om aan te geven dat er veel af te spreken valt. En hoe beter de afspraken, hoe duidelijker het voor beide partijen is wat zij van elkaar mogen verwachten.

Werken volgens afspraak

Wie tijdig betaald wil krijgen, moet in elk geval aan de verwachtingen voldoen. Het meest gehanteerde pressiemiddel van een afnemer om alsnog een levering conform verwachting af te dwingen, is namelijk het opschorten van de betaling. De eerste order is een uitgelezen mogelijkheid om de gemaakte afspraken te toetsen. Blijkt de praktijk weerbarstiger dan de afspraken op papier, schroom dan niet om de afspraken bij te stellen om problemen in de toekomst te voorkomen. Debiteurenbeheer moet de debiteur terecht kunnen aanspreken op zijn betalingsverplichting en niet tijdens de aanmaningsprocedure verrast worden door een dispuut. Hoe meer deze afdeling is overtuigd van de kwaliteit, hoe consequenter zij de debiteuren kan opvolgen. En dat ziet u terug. Aan de gemiddelde betalingstermijn en dus aan uw liquiditeiten.

Correct betaalgedrag van uw debiteuren heeft grotendeels te maken met de mate waarin u in staat bent hun redenen om níet te betalen weg te nemen. En zo’n eerste order biedt u een prachtige kans om te checken of u uw geld op tijd ontvangt.

Reageren