Het retentierecht buiten faillissement

  • donderdag 22 maart 2012 | Marketing afdeling

De branchegroep Accountants van Bierens richt zich met name op het incasseren van openstaande facturen van accountants, juridische dienstverleners en overige (administratieve) dienstverleners. Daarbij lopen wij zeer regelmatig aan tegen het retentievraagstuk. De klant wil graag zijn stukken terug en een patstelling dreigt. Hoe komt u daaruit?

Als u uw werkzaamheden heeft verricht en de factuur is verzonden, lijkt er geen vuiltje aan de lucht. Totdat blijkt dat uw klant niet van plan is te betalen, bijvoorbeeld omdat hij uw vordering betwist of omdat hij daartoe simpelweg niet in staat is. Als accountant heeft u echter de boekhouding van uw klant tot uw beschikking. U kunt daarbij aan uw klant aangeven dat u de boekhouding niet zult afgeven, totdat alle openstaande vorderingen volledig zijn voldaan. Dit is een machtig middel, omdat uw klant zijn boekhouding aan een opvolgend accountant wil afgeven omdat die de lopende werkzaamheden zal overnemen. Ook kan het voorkomen dat de Belastingdienst een boekenonderzoek wil uitvoeren of een vragenbrief aan uw klant heeft gezonden. Uw klant zal dan zo spoedig mogelijk over zijn boekhouding willen beschikken.

Het gaat hier om het zogenoemde retentierecht. Dit houdt in dat een accountant afgifte van stukken kan uitstellen, totdat de openstaande facturen volledig zijn voldaan. Om het retentierecht rechtsgeldig te kunnen uitoefenen moet voldaan zijn aan een aantal (wettelijke) eisen. Allereerst moet er voldoende verband bestaan tussen uw (geld)vordering en de gevraagde stukken. Als u dus de jaarrekening heeft opgesteld en u heeft daardoor de administratie van uw klant tot uw beschikking, dan is dit verband in beginsel gegeven. Als u bijvoorbeeld loonadministratie achter houdt terwijl juist die vordering is betaald, dan is dit verband er niet. Bovendien moet uw vordering als vanzelfsprekend opeisbaar zijn. De betalingstermijn moet dus zijn verstreken en uw klant moet in verzuim verkeren. Ook moeten de eisen van redelijkheid en billijkheid in acht worden genomen bij het uitoefenen van een retentierecht. Voor een lage openstaande rekening kunt u dus niet de gehele boekhouding achterhouden. Het laatste vereiste is dat u uw eigen verplichtingen deugdelijk dient na te komen.

Ook de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA hebben een richtlijn uitgevaardigd waarin staat wanneer de bij die organisaties aangesloten accountants een retentierecht mogen uitoefenen. Als redelijk wordt daarbij beschouwd om het retentierecht toe te laten voor stukken en bescheiden die u in opdracht heeft vervaardigd, zoals een jaarrekening. Datzelfde geldt voor delen van de boekhouding die door u zijn bijgewerkt of gemodereerd. Een mooi voorbeeld is bijvoorbeeld de salarisadministratie. Tot slot zou ik nog willen opmerken dat beide beroepsorganisaties verbieden een retentierecht uit te oefenen op originele bronbescheiden. Dit zijn de stukken die door uw klant aan u zijn afgegeven, zodat u uw werkzaamheden kunt uitoefenen. Denk hierbij aan diverse facturen, en ook bijvoorbeeld aan kas- en bankafschriften. Deze zijn tenslotte eigendom van uw klant. Een schending van dit verbod kan leiden tot civiele- en/of tuchtrechtelijke aansprakelijkheid.

Wilt u voorkomen dat uw klant een kort geding aanspant en daarbij afgifte van stukken vordert, dan kunt u het beste bovengenoemde tips in acht nemen. Komt u er zelfs dan niet uit, dan is het raadzaam om advies aan een specialist te vragen.

Reageren