Incasso in Duitsland

Heeft u één of meer niet betalende handelspartners in Duitsland? In de regel is na een enkele aanmaning al duidelijk of een gerechtelijke procedure nodig zal zijn. Voor een succesvolle incasso van uw facturen is uitvoerige kennis van de cultuur, taal en regelgeving essentieel.

Inhoud

Ken uw Duitse handelspartner

Er bestaat een fundamenteel cultuurverschil tussen het Duitse en het Nederlandse rechtsstelsel. Waar het Nederlandse rechtsstelsel uitgaat van crediteurenbescherming, staat in het Duitse rechtsstelsel de debiteurenbescherming voorop. Dit maakt een andere (hardere) aanpak voor Duitse debiteuren noodzakelijk. In Duitsland betaalt meer dan 20% van de debiteuren niet binnen de betalingstermijn. Een “alert debiteurenbeleid” is voor een succesvolle incasso in Duitsland dan ook onmisbaar.

Als u zakendoet met Duitsers, wees u dan bewust van de formele zakencultuur. Duitse ondernemers waarderen etiquette. Hiernaast vindt u enkele adviezen om in gedachten te houden in uw communicatie met onze oosterburen.

Ken de Duitse handelstradities

  • De Duitser is vrij conservatief. Hij is kritisch en in eerste instantie sceptisch. Hierdoor neemt hij meer tijd om een beslissing te nemen;
  • Toon respect voor uw Duitse handelspartner. Spreek uw handelspartner aan met ‘Sie’ of ‘du’, maar niet bij de voornaam;
  • Het wordt gewaardeerd als u in het Duits communiceert. Als u deze taal niet volledig beheerst, is het raadzaam een Duitse moedertaalspreker mee te nemen naar uw afspraken;
  • Taalfouten worden als respectloos ervaren, dus wees nauwkeurig;
  • Kom niet onvoorbereid naar afspraken;
  • Duitsers hechten waarde aan kwaliteit en referenties. Vermeld daarom uw titel en functie op uw visitekaartje;
  • Leg alle overeenkomsten formeel vast. Inter-persoonlijke relaties zijn niet nodig voor de opname of de sluiting van een overeenkomst in Duitsland;
  • ‘Pünktlichkeit’, oftewel stiptheid, is cruciaal in Duitsland. Kom nooit te laat naar uw afspraak en toon dat u serieus bent;
  • Duitsers nemen meestal geen blad voor de mond. Zowel positieve ontwikkelingen als problemen worden direct en duidelijk gecommuniceerd. Ook meningen worden gemakkelijk geuit. Deze directheid wordt in Duitsland ook van u verwacht.

Wat kunt u doen?

Als uw Duitse handelspartner niet tijdig betaalt, raden wij u aan direct een aanmaning te versturen. Omdat Duitse debiteuren zelden betalen zonder betalingstermijn, is het essentieel dat u deze in de betalingsherinnering vermeldt. Een betalingstermijn van twee weken is in Duitsland gebruikelijk.

Ook dient u deze herinnering te voorzien van een specificatie van de vordering en een aankondiging dat als er niet tijdig wordt betaald, u de vordering uit handen zal geven op kosten van uw klant. Overeenkomsten gaat u bij voorkeur niet mondeling maar schriftelijk aan. Verstuur uw correspondentie altijd per aangetekende post of sla uw e-mails zorgvuldig op.

Bij een onbetaalde factuur, in het bijzonder bij een Duitse debiteur, is het van belang dat u over de volgende informatie beschikt:

Onderbouw uw Duitse vordering

  • Facturen, bij voorkeur ondertekend of schriftelijk erkend;
  • Kopie van overeenkomsten met handtekening;
  • Bij een mondelinge overeenkomst, een getuigschrift en correspondentie om deze te bewijzen;
  • Bewijs van levering of diensten.

Wat kunnen wij doen?

Als uw klant niet reageert op uw aanmaning, dan is het zaak dat u snel handelt en uw vordering ter incasso overdraagt. Met name door de verschillen tussen incasso in Duitsland en Nederland, heeft u hiervoor een incasso advocaat nodig die thuis is in de regelgeving, taal en cultuur van uw handelspartner.

Buitengerechtelijke incasso in Duitsland

Als u uw vordering ter incasso aan ons overdraagt, zullen wij de debiteur schriftelijk en telefonisch sommeren. Als de debiteur niet binnen de gestelde termijn betaalt, wordt in overleg met u een gerechtelijke procedure gestart. Veelal zal de aankondiging hiervan uw Duitse debiteur alsnog over de streep trekken. Zo niet, dan weten onze Duitse advocaten exact hoe ze de procedure voor u moeten winnen.

Waar het Nederlandse rechtssysteem uitgaat van crediteurenbescherming, staat in Duitsland debiteurenbescherming voorop. Hierdoor worden niet alleen strengere eisen gesteld aan gerechtelijke procedures, maar zijn er ook minder buitengerechtelijke incassoprocedures mogelijk. De Duitse rechtbank vereist dat wordt aangetoond of er daadwerkelijk een gegronde vordering bestaat op de betreffende debiteur. De mogelijkheden van een regulier incassobureau zijn, vanwege de debiteurenbescherming, in Duitsland zeer beperkt.

Waar het in Nederland mogelijk is om bijvoorbeeld de faillissementsaanvraag in te zetten als pressiemiddel, is de faillissementsaanvraag in Duitsland niet mogelijk zonder vonnis van de rechtbank. In Duitsland is het sterkste drukmiddel de aankondiging van een gerechtelijke procedure. Daarom is het handig om in Duitsland direct een advocaat in te schakelen. Zo voorkomt u dat het incassotraject langer duurt dan nodig is.

Om uw vordering volledig te kunnen onderbouwen en gerechtelijke procedures te kunnen voeren voor succesvolle incasso van uw openstaande facturen, dient u te worden bijgestaan door een incasso advocaat.

Gerechtelijke incasso in Duitsland

Onze Duitse advocaten kunnen zowel voor de Nederlandse als de Duitse rechtbank procederen. Hierin moet de afweging worden gemaakt wat de meest gunstige situatie biedt voor uw zaak. Als de algemene voorwaarden van uw overeenkomst dit niet toelaten of in het geval dat procederen voor de Nederlandse rechtbank in uw geval niet het meest gunstig is, kunnen onze Duitse advocaten de gerechtelijke procedure ook succesvol voeren voor de Duitse rechtbank.

In Duitsland bestaan er twee mogelijkheden om tegen debiteuren te procederen. Dit kan via een uitvoerige bodemprocedure of via een snelle Mahnverfahrenprocedure.

Mahnverfahren
Het ‘Mahnverfahren’ is een versnelde procedure voor onbetwiste vorderingen, welke wordt gekenmerkt door de snelheid, de eenvoud, de lage kosten en de proceskostenveroordeling. Binnen een relatief korte termijn van circa twee maanden kunt u een Vollstreckungsbescheid krijgen. Met dit gerechtelijke betalingsbevel kunt u de vordering en de proceskosten op de debiteur verhalen. Als dit betalingsbevel niet binnen twee weken door de debiteur wordt aangevochten, wordt deze wettelijk bindend en kunt u uw vordering op de debiteur verhalen.

Klageverfahren
Als betwisting van de factuur door de debiteur niet verwacht wordt, is het bovengenoemde Mahnverfahren een goede optie. Verwacht u echter wel dat uw afnemer de vordering als ongegrond zal bestempelen, dan kunt u beter direct voor de Klageverfahren (bodemprocedure) gaan. Beide partijen zullen in deze rechtsprocedure hun stellingen moeten ondersteunen met bewijsstukken. Na één of meer rechtszittingen zal de rechter een uitspraak doen, welke als executiemaatregel geldt. Schikken is voorafgaand aan deze uitspraak nog altijd mogelijk.