Incasso in Polen

Heeft u één of meer niet betalende handelspartners in Polen? Incassoprocedures in Polen duren al snel langer dan in Nederland. Een alert debiteurenbeheer is in Polen dan ook onmisbaar. Voor een succesvolle incasso van uw facturen is uitvoerige kennis van de cultuur, taal en regelgeving essentieel.

Inhoud

Ken uw Poolse handelspartner

Polen is één van de snelst groeiende economieën in Europa. Hoewel Polen een flinke inhaalslag maakt, hebben veel Poolse ondernemingen nog heel andere handelstradities dan wij gewend zijn. Toch vind je steeds meer Poolse bedrijven met een meer westerse mentaliteit die er absoluut voor open staan zaken te doen met bedrijven uit het buitenland.

Als u zaken doet met Poolse ondernemers, wees u dan bewust van de meer formele zakencultuur. Poolse ondernemers waarderen het als u alles volledig volgens de regeltjes doet en hierin duidelijk en gedetailleerd communiceert. Ons Poolse team kent de handelscultuur, taal en regelgeving in zowel Nederland als in Polen. Hieronder vindt u enkele adviezen om in gedachten te houden in uw communicatie met Poolse klanten.

Ken de Poolse handelstradities

  • In Polen is gastvrijheid een vanzelfsprekendheid. Uitgebreide etentjes zijn de standaard in Poolse besprekingen. Als u uw Poolse handelspartner ontvangt met de Nederlandse gewoonte van koffie en één koekje, zal dit worden ervaren als een belediging;
  • De gemiddelde Pool spreekt matig Engels, waardoor u zich in deze taal veelal niet kan redden;
  • In Polen speelt de zakelijke hiërarchie een grote rol. Zorg dat de beslissingsbevoegdheid voor uw klant en uzelf duidelijk is en spreek hem aan bij zijn functietitel;
  • Het zakendoen kan door de sterke regeltjescultuur vertraagd worden;
  • Het Poolse gevoel voor humor is niet te vergelijken met de Nederlandse. Vat onverwachte opmerkingen niet onnodig op als belediging;
  • Nederlanders worden gezien als arrogant. Wees rustig in uw communicatie om het vertrouwen van uw handelspartner te winnen. Vertrouwen is hier de sleutel tot succes;
  • Uiterlijke verzorging speelt een grote rol in de mate waarin uw handelspartner u serieus zal nemen. Kleed u dan ook naar de gelegenheid.

Wat kunt u doen?

Als uw Poolse debiteur de facturen niet tijdig betaalt, raden wij u aan direct contact met hem op te nemen en te vragen waarom nog niet is betaald. Als hierop niet wordt gereageerd, raden we u aan te gaan sommeren. Om u ervan te verzekeren dat u sterk staat in een eventuele gerechtelijke procedure, is het essentieel dat u in de betalingsherinnering een laatste betalingstermijn vermeldt. In Polen is een betalingstermijn van zeven dagen gebruikelijk.

Ook dient u deze herinnering te voorzien van een specificatie van de vordering en een aankondiging dat als er niet tijdig wordt betaald, u de vordering uit handen zal geven op kosten van uw klant.

Overeenkomsten gaat u bij voorkeur niet mondeling maar schriftelijk aan. Verstuur uw correspondentie altijd per aangetekende post. Dit wordt door uw Poolse debiteur niet als wantrouwend ervaren. Het is van belang dat u bij een onbetaalde factuur over de volgende informatie beschikt om uw vordering te kunnen onderbouwen:

Onderbouw uw Poolse vordering

  • Facturen, bij voorkeur ondertekend of schriftelijk erkend;
  • Kopie van overeenkomsten met handtekening;
  • Bij een mondelinge overeenkomst: een getuigschrift en correspondentie om deze te bewijzen;
  • Kopie van een eventuele opdrachtbevestiging met handtekening;
  • Bewijs van levering of diensten.

Wat kunnen wij doen?

Als uw klant niet reageert op uw aanmaning, dan is het zaak dat u snel handelt en uw vordering ter incasso overdraagt. Met name door de verschillen tussen incasso in Polen en incasso in Nederland, heeft u hiervoor een incasso advocaat nodig die thuis is in de regelgeving, taal en cultuur van uw handelspartner. Bovendien is de Poolse debiteur eerder geneigd om een Poolse advocaat te vertrouwen. De meeste vorderingen in Polen weten wij buitengerechtelijk, al dan niet in de vorm van een betalingsregeling, te incasseren.

Buitengerechtelijke incasso in Polen

Als u uw vordering ter incasso aan ons overdraagt, zullen wij de debiteur schriftelijk en telefonisch sommeren. Indien nodig zullen we ook face to face met de debiteur in gesprek gaan.

Ook zijn er de nodige buitengerechtelijke middelen die onze advocaten kunnen inzetten voor een spoedige en succesvolle incasso in Polen. Zo hebben onze advocaten de mogelijkheid om Poolse wanbetalers in te schrijven op de Krajowy Rejestr Długów, een zogenaamde zwarte lijst. Bedrijven die op deze lijst staan bijgeschreven, zullen in de regel meer moeite hebben om nieuwe handelsrelaties te vinden of bestaande relaties te behouden. Uw afnemer zal dit dan ook willen voorkomen, waardoor dit een goed pressiemiddel vormt.

Het treffen van een betalingsregeling is in veel gevallen ook aan te raden. Een ondertekende regeling kan in een later stadium bovendien worden ingezet als erkenning van schuld aan de kant van de debiteur. Laat u hierin wel bijstaan door een advocaat die de taal van de debiteur vloeiend spreekt en bekend is met de onderhandeltechnieken.

Als de debiteur ondanks deze inspanningen niet binnen de gestelde termijn betaalt, wordt in overleg met u een gerechtelijke procedure gestart. Veelal zal de aankondiging van een gerechtelijke procedure uw Poolse debiteur alsnog over de streep trekken.

Gerechtelijke incasso in Polen

Onze Poolse advocaten kunnen zowel voor de Nederlandse als de Poolse rechtbank procederen. Hierin moet de afweging worden gemaakt wat de meest gunstige situatie biedt voor uw zaak. Als de algemene voorwaarden van uw overeenkomst dit niet toelaten of in het geval dat procederen voor de Nederlandse rechtbank in uw geval niet het meest gunstig is, kunnen onze Poolse advocaten de gerechtelijke procedure ook succesvol voeren voor de Poolse rechtbank.

Doordat de Poolse rechtbank geen vaste termijnen kent in de rechtsprocedures, kan een gerechtelijke procedure daar een stuk langer duren dan in Nederland. Bedenk ook dat u bij een Poolse rechtsprocedure maar één moment heeft om bewijzen in te dienen, namelijk bij de dagvaarding. Uiteraard vormen nieuwe omstandigheden hierop een uitzondering.

Betalingsbevel
Wanneer er sprake is van onbetwiste vorderingen bestaat de mogelijkheid te procederen via een betalingsbevel (nakaz zapłaty). Deze populaire procedure kenmerkt zich door de snelheid, de eenvoud en de kostendekkende proceskostenveroordeling. Gemiddeld duurt het tot 12 weken voordat het betalingsbevel wordt uitgevaardigd. Vervolgens heeft de debiteur 14 dagen om te betalen (volgens bevel) of mede te delen dat hij verweer wil voeren. Indien de debiteur verweer gaat voeren, zal de zaak worden doorgeleid naar een bodemprocedure.

Bodemprocedure
Bij betwiste vorderingen of wanneer de tegenpartij in verweer gaat nadat het betalingsbevel werd uitgevorderd, dient de postępowanie zwykłe oftewel de bodemprocedure gestart te worden. Daarbij moet de vordering gemotiveerd en onderbouwd worden met bewijzen. Er zullen één of meerdere zittingen volgen die door de rechtbank worden bepaald. Ter onderbouwing van de vordering zou het ook kunnen dat wij getuigen dienen aan te dragen ook dat er door de rechtbank een deskundige wordt benoemd. De bodemprocedure duurt in Polen gemiddeld vier tot zes maanden.