Jak skutecznie wykonać telefoniczne wezwanie do zapłaty?

Telefoniczne rozmowy windykacyjne mogą być frustrujące i niewygodne, ale stanowią niezbędny element prowadzenia działalności. Jeśli masz do czynienia z dłużnikiem, który nie płaci, musisz zanim sięgniesz po telefon pamiętać o kilku ważnych rzeczach.

1. Zachowaj spokój

Odbieranie połączeń windykacyjnych nie jest przyjemniejsze niż ich robienie. Dłużnik może stać się emocjonalny, defensywny lub zły. Pamiętaj, aby zachować spokój, profesjonalizm i proaktywność. Żądasz tego, co ci się należy, ale ważne jest również, aby nie palić mostów. Jeśli pokażesz dłużnikowi, że jesteś otwarty na negocjacje, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że dostaniesz to, czego chcesz, a może nawet utrzymasz stosunki biznesowe.

2. Przygotuj się przed wykonaniem telefonu windykacyjnego

Zbierz posiadane dokumenty. Dołącz faktury, obietnice płatności i wszelkie odpowiednie e-maile. Dłużnik prawdopodobnie spróbuje się wytłumaczyć, więc ważne jest, abyś znał fakty. Jeśli możesz, odwołaj się do:

  • Warunków pierwotnej umowy
  • Dokładnej należnej kwoty
  • Dokładnej należnej kwoty
  • Dat na fakturach
  • Towarów lub usług jakie zostały dostarczone

Ten krok może służyć dwóm celom. Po pierwsze, zobaczenie wszystkiego, co zostało ustalone, może pomóc Ci zachować spokój. Zawarłeś umowę i, logicznie rzecz biorąc, należy ją honorować. Po drugie, będziesz w stanie przedstawić argumenty, używając faktów, a nie uczuć. Przyczyn braku płatności może być wiele, ale pamiętaj, że zawarłeś umowę. Powracaj do przygotowanych informacji.

3. Zadawaj pytania otwarte

Zadawanie pytań tak lub nie może zakończyć rozmowę. Możesz nie zgodzić się ze swoim dłużnikiem, ale potrzebujesz więcej informacji. Poczekaj także chwilę, zanim ustosunkujesz się do wszelkich udzielonych odpowiedzi. Pomoże Ci to zachować spokój i profesjonalizm oraz dać więcej miejsca na rozmowę. Kiedy planują zapłacić? Czy w ogóle planują zapłacić? Im więcej mówią, tym więcej informacji będziesz posiadać, kiedy nadejdzie czas na negocjacje.

4. Zawieraj jasne ustalenia

Po rozmowie z dłużnikiem może okazać się jasne, że pierwotne warunki nie są już możliwe. Nie poddawaj się. Negocjacje są zawsze opcją i istnieje szansa, że nadal otrzymasz zapłatę. Rozmawiajcie. Sprawdź, czy możesz skłonić dłużnika do jasnych ustaleń dotyczących płatności i ich warunków. Najlepszy scenariusz: uzyskujesz płatność i utrzymujesz stosunki biznesowe.

5. Pisemne potwierdzenie

Podczas rozmowy rób notatki. Zanotuj wszelkie nowe informacje otrzymane od dłużnika, a także wszelkie umowy zawarte z dłużnikiem. Następnie zrób krótkie podsumowanie i prześlij je dłużnikowi. Dołącz prośbę o odpowiedź. Sprawdź, czy możesz poprosić dłużnika o potwierdzenie tych umów przez e-mail. Jeśli dłużnik nadal nie zapłaci, e-maili można użyć do wzmocnienia pozycji.

6.Nie poddawaj się

To jest najważniejsze! Jeśli połączenia nie działają, nadal masz opcje. Nasz zespół ekspertów-prawników może Ci pomóc i zapewnić Ci zaspokojenie roszczenia.

Aby uzyskać informacje na temat pisania profesjonalnego wezwania do zapłaty, kliknij TUTAJ

Aby uzyskać pomoc prawną lub dodatkowe porady dotyczące windykacji należności w Europie, skontaktuj się z nami TUTAJ