9 советов о том, как составить хорошее письмо-напоминание об оплате

Как составить хорошее письмо-напоминание об оплате?

С напоминанием о платеже вы сообщаете своему клиенту, что оплата не была произведена вовремя. Вы также просите этого должника оплатить счёт. Но как создать эффективное письмо-напоминание, которое гарантирует, что ваш клиент оплатит ваш счёт как можно скорее?

Совет 1: Сообщите должнику, что ваш счёт не оплачен

Получателю должно быть сразу ясно, что это ваше письмо — это претензия на оплату. Сообщите вашему клиенту, что счета ещё не оплачены и что вы просите их оплатить оставшуюся сумму.

Совет 2: Ссылайтесь на неоплаченный счёт

Облегчите и ускорьте оплату должника, сообщив ему, касательно какого счёта идёт речь. Укажите номер счёта, сумму счёта и срок оплаты. Также укажите продукты или услуги, за которые был выставлен счёт. Таким образом, вашему должнику не нужно сначала выяснять, о каком именно счёте идёт речь, что позволит вашему должнику быстрее погасить долг

Совет 3: Укажите конкретный срок оплаты

Сообщите своему должнику, когда вы ожидаете оплату счёта. Будьте максимально конкретны в этом. Поэтому указывать конкретную дату лучше, чем запрашивать оплату в течение определенного количества дней. Мы рекомендуем вам использовать срок оплаты – 14 дней

Совет 4: Расскажите о последствиях позднего платежа

Что произойдёт, если ваш должник всё ещё не платит счёт после напоминания? Объясните это в напоминании. Скажите, например, что вы передадите претензию агентству по сбору платежей, если оно не будет оплачено вовремя и расходы на инкассо будут отнесены на счёт должника. Таким образом, ваш клиент не только узнает, чего ожидать, но и поторопится оплатить ваш счёт.

Совет 5: Оставайтесь профессиональными и позитивными

Неоплаченный счёт часто вызывает много разочарований. Воздержитесь от показа этого в общении с вашим клиентом. Сохраняйте ваше общение, особенно во время напоминания, вежливым и деловым.

Совет 6: Не объявляйте количество предупреждений в напоминании

Не указывайте в письме, что это первое напоминание. Слово «первое» предполагает, что есть и второе. А может быть третье или больше. Это даёт представление о вашем процессе взыскания задолженности и позволяет некоторым должникам воспользоваться этим и отложить платёж

Совет 7: ограничьте количество отправляемых напоминаний

Хоть вы и не указываете в своем напоминании, сколько напоминаний вы обычно отправляете, вы всегда можете отправить второе напоминание своему клиенту. Просто убедитесь, что вы не отправляете слишком много. В конце концов, нежелательно, чтобы процесс взыскания задолженности занимал слишком много времени. Если ваш клиент всё ещё не заплатил после нескольких напоминаний, советуем передать дело о взыскании задолженности специалисту.

Совет 8: Следуйте законам

Когда вы отправляете напоминание частному клиенту, вы должны учитывать юридические правила, которые применяются к содержанию напоминания. В некоторых странах ваше письмо должно соответствовать определенным требованиям, в противном случае ваше письмо-требование недействительно. Пожалуйста, убедитесь, что вы будете следовать законам.

Совет 9: Общайтесь на языке вашего должника

Чтобы ваш должник быстро оплатил счёт, важно, чтобы он понимал текст напоминания. У вас есть иностранный должник? Не отправляйте стандартное напоминание на своём родном языке, но используйте тот же язык, на котором вы также общаетесь со своим клиентом. Отправка напоминания на языке вашего клиента гарантирует, что он сможет прочитать и понять ваше письмо.

Подробнее о напоминаниях об оплате

Хотите получить больше информации об отправке напоминания? Или вы хотели бы отправить напоминание на языке вашего должника? Наши специалисты по международному взысканию долгов с радостью помогут вам получить ваш непогашенный счёт. Они не только говорят на том же языке, что и ваш должник, но также знают законы и торговые традиции этой страны. Это означает, что они могут быстро убедить вашего должника погасить неоплаченные счета.