9 Tipps für eine gute Zahlungserinnerung
Wie macht man eine gute Zahlungserinnerung?
Mit einer Zahlungserinnerung informieren Sie Ihren Kunden darüber, dass die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt ist. Außerdem fordern Sie den Schuldner auf, die Zahlung dennoch zu leisten. Aber wie erstellen Sie eine wirksame Mahnung, die dafür sorgt, dass Ihr Kunde Ihre Rechnung so schnell wie möglich bezahlt? Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich auch an unsere Inkasso-Spezialisten wenden, die Ihnen weiterhelfen.
Tipp 1: Informieren Sie den Kunden, dass Ihre Rechnung offen ist
Es mag wie eine offene Tür klingen, aber es muss dem Empfänger sofort klar sein, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt. Lassen Sie Ihren Kunden oder Auftraggeber wissen, dass die Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und dass Sie ihn auffordern, den ausstehenden Betrag zu zahlen.
Tipp 2: Verweisen Sie auf die unbezahlte Rechnung
Machen Sie es Ihrem Schuldner leicht, indem Sie ihn wissen lassen, um welche Rechnung es sich handelt. Geben Sie die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum an. Geben Sie auch an, für welche Produkte oder Dienstleistungen die Rechnung ausgestellt wurde. So muss Ihr Schuldner nicht erst herausfinden, um welche Rechnung es sich handelt, sondern kann schnell bezahlen.
Tipp 3: Nennen Sie ein konkretes Zahlungsziel
Teilen Sie Ihrem Schuldner mit, wann Sie die Zahlung der Rechnung erwarten. Seien Sie dabei so konkret wie möglich. Die Angabe eines bestimmten Datums ist daher besser als die Bitte um Zahlung innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen. Welches Zahlungsziel am besten geeignet ist, ist von Land zu Land verschieden. Wir empfehlen, ein Zahlungsziel von 14 Tagen zu verwenden.
Tipp 4: Erklären Sie die Folgen eines Zahlungsverzugs
Was passiert, wenn Ihr Schuldner die Rechnung nach der Mahnung immer noch nicht bezahlt hat? Machen Sie dies in der Mahnung deutlich. Zum Beispiel, dass Sie die Forderung an ein Inkassobüro übergeben werden, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wird, und dass die Inkassokosten dem Schuldner in Rechnung gestellt werden. Auf diese Weise weiß Ihr Kunde nicht nur, was ihn erwartet, sondern ist auch eher geneigt, Ihre Rechnung schnell zu bezahlen.
Tipp 5: Bleiben Sie professionell und positiv
Eine ausstehende Rechnung verursacht oft eine Menge Frustration. Vermeiden Sie es, dies in der Kommunikation mit Ihrem Kunden zu zeigen. Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation, insbesondere bei der Mahnung, höflich und sachlich.
Tipp 6: Geben Sie in der Mahnung nicht den Mahnbetrag an
Geben Sie auf dem Schreiben nicht an, dass es sich um die erste Mahnung handelt. Das Wort „erste“ deutet darauf hin, dass es auch eine zweite Mahnung geben wird. Und vielleicht noch eine dritte oder mehr. Das gibt Einblick in Ihr Inkassoverfahren und ermöglicht es einigen Schuldnern, die Situation auszunutzen und die Zahlung weiter hinauszuschieben.
Tipp 7: Begrenzen Sie die Anzahl der Mahnungen, die Sie versenden
Auch wenn Sie auf Ihrer Mahnung nicht angeben, wie viele Mahnungen Sie normalerweise versenden, können Sie Ihrem Kunden immer eine zweite Mahnung schicken. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viele senden. Schließlich ist es nicht wünschenswert, dass das Inkasso unnötig lange dauert. Wenn Ihr Kunde nach einigen Mahnungen immer noch nicht gezahlt hat, sollten Sie das Inkasso an einen Fachmann auslagern.
Tipp 8: Beachten Sie die gesetzlichen Bestimmungen
Wenn Sie ein Mahnschreiben an einen Privatkunden senden, müssen Sie die rechtlichen Vorschriften beachten, die für den Inhalt eines Mahnschreibens gelten. In einigen Ländern muss Ihr Schreiben bestimmte Anforderungen erfüllen, andernfalls ist Ihr Mahnschreiben nicht gültig. Achten Sie darauf, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
Tipp 9: Kommunizieren Sie in der Sprache Ihres Schuldners
Um Ihren Schuldner schnell zur Zahlung zu bewegen, ist es wichtig, dass Ihr Schuldner den Text in der Mahnung versteht. Haben Sie einen ausländischen Schuldner? Senden Sie keine Standardmahnung in Ihrer eigenen Sprache, sondern verwenden Sie die Sprache, in der Sie auch mit Ihrem Kunden kommunizieren. Wenn Sie eine Mahnung in der Sprache Ihres Kunden verschicken, ist sichergestellt, dass er Ihr Schreiben lesen und verstehen kann.
Weitere Informationen über Zahlungserinnerungen
Möchten Sie weitere Informationen über das Versenden einer Mahnung? Oder möchten Sie eine Mahnung in der Sprache Ihres Schuldners verschicken? Unsere internationalen Inkassospezialisten helfen Ihnen gerne bei der Eintreibung Ihrer offenen Rechnung. Sie sprechen nicht nur die gleiche Sprache wie Ihr Schuldner, sondern kennen auch die Gesetze und Handelsbräuche des jeweiligen Landes. So können sie Ihren Schuldner schnell davon überzeugen, Ihre ausstehenden Rechnungen zu bezahlen.