Mahnung schreiben: Tipps und kostenloser Musterbrief

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Was ist eine Mahnung?

Mit einer Mahnung machen Sie Ihren Kunden darauf aufmerksam, dass eine offene Rechnung vorliegt, die schnellstmöglich bezahlt werden muss. In der Mahnung wird dem Schuldner eine letzte Frist zur Zahlung der offenen Forderung gesetzt. Außerdem wird in der Mahnung darauf hingewiesen, dass bei Nichtzahlung des Schuldners die Forderung an ein Inkassounternehmen weitergegeben wird. Die anfallenden Kosten gehen dann zu Lasten des Schuldners.

Oft folgt auf eine Zahlungserinnerung, in der der Schuldner freundlich an die ausstehende Zahlung erinnert wird, eine Mahnung. Der Ton einer Mahnung ist in der Regel eher geschäftsmäßig und förmlich. In der Mahnung wird dem Schuldner eine letzte Frist zur Zahlung der offenen Forderung gesetzt.

Wenn Sie eine Mahnung senden, wird Ihre Forderung in vielen Fällen noch bezahlt. Es ist jedoch wichtig, dass Ihre Mahnung gewissen Anforderungen entspricht. In diesem Artikel geben unsere Inkassoanwälte Ratschläge zum Versenden einer Mahnung. Außerdem stellen wir Ihnen ein Beispiel für eine Mahnung zur Verfügung, die Sie an Ihre Kunden senden können.

Mahnungsvorlage: kostenloser Download Mahnschreiben

Möchten Sie ein Mahnschreiben an Ihren Schuldner senden? Dann laden Sie sich hier ein kostenloses Musterschreiben für eine Abmahnung herunter. Sie können den Inhalt dieses Briefes einfach kopieren und einfügen. So stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Mahnung senden, damit Ihre Rechnungen schnell bezahlt werden.

Dieses Muster eine Mahnung wurde von unseren Inkassoanwälten erstellt. Jeden Tag versenden wir Hunderte von Mahnungen an Schuldner in aller Welt. Als Ergebnis wissen wir nun, wie ein gutes Mahnschreiben aussehen sollte. Und wir freuen uns, dieses Wissen mit Ihnen zu teilen!

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Wann Mahnung schreiben?

Sie sollten eine Mahnung schreiben, wenn die offene Rechnung nicht bezahlt wurde. Wir empfehlen, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden und bei unbezahlten Rechnungen Ihren Schuldner anzurufen, bevor Sie die erste Mahnung schreiben. Erst wenn diese Schritte keine Wirkung zeigen, ist es sinnvoll, eine Mahnung an Ihren Schuldner zu schreiben.

Wie viele Mahnungen bis inkasso?

Im Durchschnitt versenden Unternehmen zwischen 1 und 3 Mahnungen, bevor sie die Rechnung zum Inkasso übergeben. Dies ist übrigens keine Verpflichtung; in den meisten Fällen können Sie eine offene Rechnung sofort zum Inkasso übertragen, wenn sie nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlt wird. Wir empfehlen jedoch, dass Sie immer eine Mahnung senden, bevor Sie weitere Maßnahmen gegen Ihren Kunden ergreifen.

Wie viele Mahnungen sind gesetzlich vorgeschrieben?

In Deutschland gibt es keine gesetzlichen Vorschriften für die Zusendung einer Mahnung. Sie können daher die Forderung an ein Inkassobüro abtreten, sobald die Zahlungsfrist verstrichen ist (sofern in der Rechnung eine Zahlungsfrist gesetzt wurde). Wenn Sie eine internationale Forderung haben, müssen Sie berücksichtigen, dass es gesetzliche Vorgaben für die Versendung von Mahnungen geben kann.

Wann soll die erste Mahnung und die zweite Mahnung gesendet werden?

Der Tipp unserer Inkassoanwälte: Niemals eine erste oder zweite Mahnung verschicken!

Dies bedeutet nicht, dass Sie keine Mahnungen versenden sollten. Was wir meinen, ist, dass Sie auf der Mahnung nicht die Worte "Erste" oder "Zweite" erwähnen sollten. Wenn Sie "erste Mahnung" oder "zweite Mahnung" auf den Brief schreiben, weiß Ihr Schuldner, dass zweifellos weitere Mahnungen folgen werden. Warum sonst sollten Sie die Mahnungen nummerieren? Für manche Schuldner ist das ein Grund, sich ein wenig zurückzulehnen, schließlich ist der Inkassoprozess noch nicht zu Ende!

Vermeiden Sie, dass die Schuldner Ihren Brief nicht ernst nehmen, und nummerieren Sie Ihre Briefe nicht. Es sei denn, es ist die letzte Mahnung. Es ist besser, dies auf den Brief zu schreiben. So weiß Ihr Schuldner, dass die Sache ernst ist: Bei Nichtzahlung wird ein Inkassobüro oder ein Anwalt eingeschaltet.

Wie schreiben Sie eine Mahnung an Kunden?

Mit einer Mahnung wollen Sie sicherstellen, dass die Zahlung so schnell wie möglich erfolgt. Es ist daher wichtig, ein klares Schreiben zu versenden, das sicherstellt, dass Ihr Kunde nun zahlt. Machen Sie es Ihrem Kunden leicht und stellen Sie sicher, dass es klar ist, was Sie von ihm erwarten. Daher ist es wichtig, dass in der Mahnung eine Reihe von Elementen genannt werden, z. B. der ausstehende Betrag, die Zahlungsfrist und das Konto, auf das der Betrag überwiesen werden muss.

Achten Sie darauf, dass Sie die folgenden Elemente einbeziehen, wenn Sie eine Mahnung an Ihren Kunden schreiben:

  • Geben Sie bekannt, dass eine offene Schuld besteht, die so schnell wie möglich beglichen werden muss.
  • Beziehen Sie sich auf die unbezahlte Rechnung, damit Ihr Schuldner weiß, um welche Rechnung es sich handelt: Welche Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert? Geben Sie die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und das Ablaufdatum der Rechnung an.
  • Geben Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag an, einschließlich Zinsen und Inkassokosten.
  • Geben Sie eindeutig die Kontonummer an, auf die der Betrag überwiesen werden muss.
  • Geben Sie eine bestimmte Zahlungsfrist an, bis zu der der ausstehende Betrag gezahlt werden muss. Es ist besser, ein bestimmtes Datum anzugeben, als "Zahlung innerhalb von 7 Tagen". Wir empfehlen Ihnen, für geschäftliche Schuldner eine Zahlungsfrist von 5 Werktagen zu verwenden, aber es steht Ihnen natürlich frei, eine längere oder kürzere Frist zu verwenden.
  • Nennen Sie die Konsequenzen, wenn die Zahlung immer noch nicht erfolgt: Sie werden entweder die Lieferungen einstellen oder die Rechnung an einen Inkasso-Anwalt weiterleiten. Dadurch ist es nicht nur klar für den Schuldner, sondern oft auch eine zusätzliche Motivation, eine Rechnung doch noch zu bezahlen.

 

Soll ich die Mahnung per E-Mail oder per Post versenden?

Im Prinzip bedarf eine Mahnung in Deutschland keiner bestimmten Form. Das bedeutet, dass Sie Mahnungen sowohl schriftlich als auch mündlich versenden können. Ob Sie also eine Mahnung per Telefon, Brief oder per WhatsApp verschicken: alles ist rechtsgültig.

Wir empfehlen, immer eine schriftliche Mahnung zu versenden. Natürlich ist es eine gute Idee, Ihren Kunden zuerst anzurufen und zu fragen, warum er noch nicht bezahlt hat. Wenn das den gewünschten Effekt hat, ist das Senden einer Mahnung nicht mehr nötig.

Wenn jedoch eine telefonische Mahnung nicht zur Zahlung geführt hat, raten wir Ihnen, eine schriftliche Mahnung zu senden. Senden Sie ein deutliches Mahnschreiben, in dem Sie darauf hinweisen, dass noch offene Rechnungen bestehen, die bezahlt werden müssen. Sollte es jemals zu einem Gerichtsverfahren kommen, haben Sie zumindest einen Nachweis über Ihre bereits unternommenen Bemühungen, die Zahlung zu erhalten.

Was kommt nach der Mahnung?

In der Mahnung weisen Sie darauf hin, dass Sie bei ausbleibender Zahlung die Forderung an ein Inkassobüro zum Einzug weitergeben werden. Sobald die Zahlungsfrist in der Mahnung abgelaufen ist und immer noch keine Zahlung erfolgt, empfehlen wir, die Forderung an einen Inkassospezialisten zu übergeben.

Damit zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie Ihr Kreditmanagement ernst nehmen und im Falle eines Zahlungsausfalls tatsächlich Maßnahmen ergreifen werden. Schnelles Handeln sichert zudem gute Chancen, dass Ihre Forderung erfolgreich eingezogen werden kann. Wir wissen aus Erfahrung: Je länger man wartet, desto geringer ist die Chance, dass ein Schuldner noch zahlt. Außerdem kann ein langes Zuwarten dazu führen, dass Ihre Forderung verjährt und gar nicht mehr eingetrieben werden kann.

Lassen Sie daher die Dinge nicht aus dem Ruder laufen und übergeben Sie Ihre Forderung noch heute an unsere Inkassoanwälte. Wir machen uns dann sofort an die Arbeit und setzen alles daran, dass Ihre offene Rechnung schnell bezahlt wird.

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Wann verjährt eine Rechnung ohne Mahnung?

Ein unternehmerischer Anspruch verjährt in der Regel in 3 Jahren. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also am 31. Dezember. Sie können die Verjährungsfrist im Grunde nur durch das Einleiten eines Gerichtsverfahrens unterbrechen. Wenn Sie kein Gerichtsverfahren einleiten, verjährt die Rechnung nach Ablauf der Verjährungsfrist. Sie können dann die Zahlung der Rechnung nicht mehr gerichtlich durchsetzen, sofern ihr Schuldner sich auf die Verjährung beruft. Es ist daher wichtig, die Verjährungsfrist genau im Auge zu behalten.

Wann verjährt eine Rechnung ohne Mahnung

Wann verfällt eine Rechnung ohne Mahnung?

Für die gerichtliche Eintreibung einer offenen Forderung gilt eine Verjährungsfrist. Wenn eine Rechnung verjährt ist, bedeutet das jedoch nicht, dass die Rechnung ungültig ist. Die moralische Verpflichtung, eine Rechnung zu bezahlen, bleibt immer bestehen. Es ist dann noch möglich, eine offene Rechnung über die außergerichtliche Phase einzuziehen. Übrigens wissen wir aus Erfahrung, dass es umso schwieriger ist, eine Rechnung einzuziehen, je länger man wartet. Je früher Sie die Forderung zum Inkasso übergeben, desto größer ist die Chance, dass Ihre Forderung erfolgreich beigetrieben werden kann.

Was tun, wenn Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Sie haben eine letzte Mahnung verschickt und Ihr Schuldner zahlt immer noch nicht? Dann ist es wichtig, dass Sie schnell die nächsten Schritte einleiten. Insbesondere wenn Sie in der Mahnung darauf hingewiesen haben, dass Sie die Forderung übertragen werden an ein Inkassounternehmen, wenn die Rechnung immer noch nicht bezahlt ist, ist es ratsam, dies zu tun. Ihr Kunde wird dann verstehen, dass Sie es ernst meinen und dass Sie einfach erwarten, dass Ihr Kunde zahlt.

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Weitere Informationen zum Versenden von Aufforderungsschreiben

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