טיפים לכתיבת מכתב תזכורת לתשלום

איך יוצרים מכתב תזכורת לתשלום טוב ואפקטיבי?

 מכתב תזכורת תשלום נכתב על מנת ליידע את הלקוח שהוא לא שילם בזמן עבור שירות או מוצר שסופקו, כאשר במכתב כמובן מבקשים מהלקוח לשלם. עולה השאלה, איך לכתוב מכתב אפקטיבי שאכן יגרום ללקוח לשלם בהקדם?

טיפ מספר 1- הבהירו שישנה חשבונית שלא שולמה

זה אולי נראה כמובן מאליו, אבל חשוב לציין בבירור שאכן ישנה חשבונית שלא שולמה על ידי הלקוח ושיש לבצע תשלום.

טיפ מספר 2- תתייחס באופן מפורש לחשבונית שלא שולמה

עדי שהלקוח יבין בדיוק על איזו חשבונית מדובר, חשוב לציין את מספר החשבונית, הסכום המלא לתשלום והתאריך שבו אמורים היו לשלם את החשבונית. בנוסף, יש לציין בגין אילו מוצרים או שירותים נשלחה החשבונית. הצעדים הללו יכולים לסייע בקידום של תשלום מהיר על ידי הלקוח.

טיפ מספר 3-ציין תקופת תשלום קונקרטית

חשוב לציין מתי מצופה על ידכם שהתשלום יבוצע על ידי הלקוח תוך ציון תאריך מסוים באופן ברור. מומלץ להקצות 14 ימים לביצוע התשלום.

טיפ מספר 4- תסביר ללקוח מהן ההשלכות של אי תשלום בזמן

חשוב להסביר ללקוח מהן ההשלכות של אי תשלום בזמן. למשל, ניתן לציין שאם הלקוח לא ישלם במועד שנקבע תפנה לסוכנות משפטית לגביית חובות. כך הלקוח יודע למה לצפות וגם יכול להרגיש שיש לבצע את התשלום מהר יותר.

טיפ מספר 5- תשמור על שפה מקצועית וחיובית

באופן טבעי, חשבונית שלא שולמה יכולה לגרום לתסכול גדול. עם זאת, חשוב שזה לא יבוא לידי ביטוי במכתב. מומלץ לשמור על שפה עסקית, קוהרנטית וחיובית ככל שניתן.

טיפ מספר 6- אל תציין שמדובר בתזכורת ראשונה

מומלץ לא לציין במכתב שמדובר בתזכורת ראשונה. כאשר רושמים זאת, הלקוח יכול להסיק שיבואו תזכורות נוספות ולהשהות את התשלום.

טיפ מספר 7- אל תשלח יותר מידי תזכורות

בהמשך לטיפ הקודם, לא מומלץ לשלוח יותר מידי תזכורות ללקוח. ניתן לשלוח תזכורת שנייה במידת בצורך, אך אם עדיין הלקוח לא משלם מומלץ לספנות לסוכנות משפטית לגביית חובות.

טיפ מספר 8- היצמד לכללים המשפטיים

כאשר כותבים את מכתב התזכורת, חשוב להכיר את הכללים המשפטיים שחלים במדינה הרלוונטית מאחר ויש מדינות שבהן המכתב צריך לעמוד בקריטריונים משפטיים מסוימים וחשוב לוודא שאכן זה המצב.

טיפ מספר 9- נסח את המכתב בשפתו של הלקוח

חשוב לנסח את המכתב בשפתו של הלקוח על מנת שהוא יבין את פרטי המכתב בצורה מיטבית ולא לשלוח מכתב סטנדרטי שלא בשפת בלקוח.

מידע נוסף באשר לתזכורות תשלום

אם הינך מעוניין בסיוע בכתיבת מכתב התזכורת, המומחים המשפטיים שלנו לגביית חובות ישמחו לסייע לך בכל ההליך! המומחים מדברים באופן שוטף בשפה של הלקוח שלכם וגם בקיאים בכללים המשפטיים והעסקיים במדינה שבה הלקוח שלכם נמצא. בזכות היתרונות הללו, אנחנו יכולים לקדם תשלום מהיר יותר של הלקוח.