Jak sporządzić dobre wezwanie do zapłaty?

Dzięki wezwaniu do płatności informujesz klienta, że płatność nie została dokonana na czas. Wzywasz również dłużnika, by nadal spłacał zadłużenie. Ale jak stworzyć skuteczne wezwanie, które zapewni, że klient jak najszybciej zapłaci fakturę?

Wskazówka 1: Poinformuj, że faktura jest zaległa

Może to brzmieć oczywiście, ale odbiorca musi natychmiast wiedzieć, że jest to przypomnienie o płatności. Poinformuj klienta, że faktury nie zostały jeszcze zapłacone i że żądasz od nich zapłaty zaległej kwoty.

Wskazówka 2: Powołaj się na niezapłaconą fakturę

Ułatw dłużnikowi powiadamiając go, której faktury dotyczy wezwanie. Podaj numer faktury, kwotę faktury i termin płatności. Podaj także produkty lub usługi, za które faktura została wystawiona. Dzięki temu dłużnik nie musi najpierw dowiedzieć się, której faktury dotyczy wezwanie i ułatwia dłużnikowi dokonanie szybszej płatności.

Wskazówka 3: Podaj konkretne warunki płatności

Poinformuj dłużnika, kiedy oczekujesz zapłaty faktury. Bądź w tym jak najbardziej konkretny. Określenie konkretnej daty jest zatem lepsze niż żądanie płatności w ciągu określonej liczby dni. Dla każdego kraju terminu płatności z którego najlepiej skorzystać jest inny. Zalecamy stosowanie terminu płatności 14 dni.

Wskazówka 4: Podaj konsekwencje opóźnionej płatności

Co się stanie, jeśli dłużnik nadal nie zapłaci faktury po wezwaniu? Umieść to wyraźnie w przypomnieniu. Na przykład przekażesz roszczenie agencji windykacyjnej, jeśli nie zostanie ono zapłacone na czas, a dłużnik zostanie obciążony kosztami windykacji. W ten sposób klient nie tylko wie, czego się spodziewać, ale jest również bardziej skłonny do szybkiego opłacenia rachunku.

Wskazówka 5: Bądź profesjonalny i pozytywny

Zaległa faktura często powoduje wiele frustracji. Nie pokazuj tego w komunikacji z klientem. Utrzymuj swoją komunikację, szczególnie w zakresie przypomnień, uprzejmie i biznesowo.

Wskazówka 6: Nie podawaj numeru ostrzeżenia w wezwaniu

W piśmie nie należy podawać, że jest to pierwsze przypomnienie. Słowo „pierwszy” sugeruje, że istnieje również drugi. A może trzeci lub więcej. Daje wgląd w proces windykacji i pozwala niektórym dłużnikom na dalsze odroczenie płatności.

Wskazówka 7: Ogranicz liczbę wysyłanych przypomnień

Chociaż w przypomnieniu nie podajesz liczby przypomnień, które zwykle wysyłasz, zawsze możesz wysłać drugie wezwanie do klienta. Upewnij się tylko, że nie wysyłasz ich zbyt wielu. W końcu nie jest pożądane, aby proces windykacji trwał niepotrzebnie długo. Jeśli Twój klient nadal nie zapłacił po kilku przypomnieniach, radzimy zlecić sprawę specjalistom.

 Wskazówka 8: Przestrzegaj przepisów prawnych

Kiedy wysyłasz wezwanie do klienta prywatnego, musisz wziąć pod uwagę przepisy prawne, które dotyczą treści przypomnienia. W niektórych krajach list musi spełniać określone wymagania, w przeciwnym razie list z żądaniem jest nieprawidłowy. Upewnij się, że będziesz przestrzegać przepisów prawnych.

Wskazówka 9: Komunikuj się w języku swojego dłużnika

Aby szybko skłonić dłużnika do zapłaty, ważne jest, aby dłużnik zrozumiał tekst wezwania. Posiadasz zagranicznego dłużnika? Nie wysyłaj standardowego przypomnienia w swoim własnym języku, ale używaj tego samego języka, w którym komunikujesz się również ze swoim klientem. Wysłanie przypomnienia w języku klienta gwarantuje, że może on przeczytać i zrozumieć Twoje pismo.

Więcej informacji na temat wezwań do płatności

Czy chcesz uzyskać więcej informacji na temat wysyłania wezwań? A może chcesz wysłać wezwanie w języku dłużnika? Nasi międzynarodowi specjaliści od windykacji chętnie pomogą Ci w odzyskaniu płatności za zaległą fakturę. Nie tylko mówią tym samym językiem co Twój dłużnik, ale także znają prawo i tradycje handlowe z tego kraju. Oznacza to, że mogą szybko przekonać dłużnika do zapłaty zaległych faktur.