43 NAJPOPULARNIEJSZE WYMÓWKI DŁUŻNIKÓW
Powody unikania płatności – dlaczego klienci nie płacą na czas?
Poznaj najczęstsze wymówki klientów, którzy odwlekają płatności, i naucz się skutecznych metod radzenia sobie w takich sytuacjach. Poniżej znajdziesz listę 43 najpopularniejszych wymówek stosowanych przez dłużników oraz praktyczne wskazówki, jak na nie reagować. Bądź czujny wobec najbardziej przekonujących wymówek i naucz się jak najszybciej je zweryfikować.
Zawsze miej na uwadze następujące kwestie:
- Nie pozwól, aby problemy dłużnika stały się Twoimi problemami.
- Zawsze zachowuj czujność i w razie potrzeby poproś klienta o dowód.
- Zamień wymówki w konkretne obietnice i poproś dłużnika o ich pisemne potwierdzenie, nawet w formie umowy.
- Staraj się komunikować w profesjonalny sposób, bez względu na to, jak frustrująca może być sytuacja.
- Jeśli usłyszysz wymówkę, której nie ufasz, przekaż swoją sprawę naszym prawnikom do windykacji
43. Płacimy w wyznaczone dni
To może być prawda, ale nie oznacza, że Twój klient nie musi przestrzegać uzgodnionego terminu płatności. Jeśli Twój dłużnik płaci co tydzień w wyznaczony dzień, a uzgodniliście miesięczny termin płatności za fakturę, to powinien on zapłacić w trzecim tygodniu, przed upływem terminu płatności.
42. Nigdy niczego nie zamawialiśmy
Jeśli w Twojej firmie wdrożono proces weryfikacji i potwierdzeń zamówień lub zakupów, to takie wymówki nie mają racji bytu. Można wtedy jednoznacznie wskazać dowód na to, że klient faktycznie złożył zamówienie. Natomiast, jeśli zaszła pomyłka i klient otrzymał potwierdzenie zamówienia, którego nie złożył, miał możliwość bezpośredniego kontaktu i wyjaśnienia sprawy, zanim rozpoczęto realizację zamówienia.
41. Mój wspólnik okradł konto bankowe i zniknął
Być może jest to najbardziej godna uwagi wymówka na tej liście. Jeśli Twój dłużnik użyje tej wymówki, możesz wskazać, że chociaż jest to nieprzyjemna sytuacja, nie chcesz ponosić jej konsekwencji. Przypomnij dłużnikowi, że zapobieganie nadużyciom na koncie bankowym jego firmy było jego obowiązkiem, a nie Twoim.
40. Wkrótce ogłosimy upadłość
Bądź czujny, jeśli usłyszysz tę wymówkę i zawsze żądaj dokumentów potwierdzających oświadczenie dłużnika. Wiele osób niewywiązujących się z płatności mówi to tylko po to, aby zdjąć presję, gdy w rzeczywistości nie ma jeszcze żadnego zagrożenia upadłością.
39. Mój pies pogryzł fakturę
Możesz pamiętać tę wymówkę z czasów szkolnych… Jeśli jednak wysłałeś cyfrową kopię faktury, to bardzo prawdopodobne, że jest to po prostu kolejne błahe usprawiedliwienie. Ponadto, bez względu na obecność psa, Twój dłużnik powinien zapłacić na czas.
38. Jestem w trakcie zmiany banku
Choć ten proces może faktycznie mieć miejsce, nie powinieneś być jego ofiarą. Każde opóźnienie powinno być rozwiązane przez Twojego dłużnika, nie przez Ciebie. W dzisiejszych czasach większość banków oferuje usługę przejściową, w ramach której oba banki są odpowiedzialne za komunikację i terminowe zamknięcie starego konta po aktywacji nowego.
37. Myśleliśmy, że faktura jest nieprawdziwa
Wyjaśnij, że w takiej sytuacji Twój dłużnik powinien był skontaktować się z Tobą bezpośrednio, aby zweryfikować autentyczność faktury. W końcu, wątpliwości co do autentyczności faktury nie są wystarczającym powodem, aby zostać obojętnym wobec spłaty faktury. Ta wymówka nie zmienia terminy spełnienia świadczenia.
36. Jesteśmy nieczynni na czas wakacji, zapłacimy po otwarciu
Zamknięcie na czas wakacji nie jest problemem, o ile Twój dłużnik zapewnił, że płatności są przygotowane i dokonane na czas. Jeśli nie jest to przypadek i dłużnik próbuje użyć tej wymówki do przedłużenia terminu, możesz poprosić go o sprawdzenie umowy i dopilnowanie, aby płatność była ustawiona o czasie.
35. Ustaliliśmy inne warunki z Twoim współpracownikiem
Chociaż niewywiązujący się z płatności często mówią to, aby zyskać na czasie, warto najpierw sprawdzić wewnętrznie, czy to twierdzenie jest prawdziwe. Poproś dłużnika o nazwisko i/lub dział osoby, która poprzednio dokonywała z nim ustaleń dotyczących umowy i spłaty.
34. Nasz dom został okradziony
Chociaż może być to bardzo frustrujące, Twój klient powinien być na to ubezpieczony. Na wypadek wątpliwości, czy rzeczywiście miało to miejsce, możesz poprosić klienta o sprawozdanie. Jeśli Twój dłużnik odmawia współpracy, najprawdopodobniej jest to również wymówka, i w takich przypadkach pozostawaj stanowczy.
33. Powody osobiste
Jeśli Twój klient twierdzi, że cierpi na nieprzyjemne okoliczności osobiste, możesz zdecydować się na pewne ustępstwa. Nie jesteś jednak zobowiązany do udzielenia dłużnikowi odroczenia. Zalecamy zawsze być czujnym. Bez względu na to, jak nieprzyjemne mogą być okoliczności osobiste, Twój klient powinien zapewnić, że zostaniesz opłacony.
32. Miał miejsce pożar (lub inna katastrofa)
Ta sytuacja jest podobna do włamania, ale może mieć o wiele bardziej dotkliwe konsekwencje. Zawsze poproś klienta o dowody, takie jak zdjęcia lub kopię dochodzenia ubezpieczenia. Jasno zakomunikuj, że będziesz utrzymywać roszczenie bez zmian, jeśli dłużnik nie dostarczy dowodów. Działaj przy tym szybko.
31. Moja karta bankowa została połknięta przez bankomat
Nowa karta bankowa zwykle przychodzi w ciągu 3-5 dni roboczych. Przelew można również często wykonać w oddziale banku w nagłych przypadkach. Dlatego nie jest to powód, aby pozostawić fakturę nieopłaconą przez dłuższy czas.
30. Błąd administracyjny
Wielu dłużników próbuje obwiniać kogoś innego. Bez względu na to, kto rzekomo popełnił błąd, powinieneś otrzymać zapłatę. Możesz powiedzieć, że oczekujesz płatności tego samego dnia. W końcu, jeśli dłużnik popełnił błąd, powinien go jak najszybciej naprawić.
29. Osoba, z którą zawarliście Państwo umówę już tu nie pracuje
Możesz zawierać umowy z pracownikiem, ale ten pracownik działa w imieniu firmy. Zawsze upewnij się, że umowy są zapisane na piśmie i potwierdzone. Chociaż ustne umowy są równie ważne, trudniej je zweryfikować. Jeśli wszystko zostało zapisane, a mimo to słyszysz tę wymówkę, możesz wskazać, że to odpowiedzialność klienta, aby wszystkie zaległe sprawy były poprawnie rozpatrzone po odejściu pracownika.
28. Wysłałem już czek pocztą
Ta wymówka jest popularna głównie wśród dłużników z USA i Francji. Możesz poprosić o potwierdzenie odbioru lub cyfrową płatność, taką jak przelew bankowy.
27. Nie byłem w stanie skontaktować się z osobą odpowiedzialną za płatności
Jeśli masz do czynienia z dłużnikiem i słyszysz tę wymówkę, może być Ci trudno zapanować nad sytuacją. Zalecamy uzyskanie bezpośredniego numeru telefonu osoby odpowiedzialnej za płatności i dzwonienie kilkukrotnie w krótkim okresie czasu. Jeśli to możliwe, dzwoń z różnych numerów telefonów, ponieważ wielu dłużników nie odbiera telefonu, gdy widzą, że wierzyciel dzwoni wielokrotnie, ale odbierają, jeśli nie rozpoznają numeru telefonu.
26. Płatność jest w trakcie przetwarzania przez bank
Przy międzynarodowych przelewach czas przetwarzania może być dłuższy. To zależy od banków i krajów, w których się znajdują. Dla dodatkowego bezpieczeństwa możesz poprosić dłużnika o wiadomość SWIFT dotyczącą przelewu. Dłużnik może ją uzyskać od banku po wysłaniu zlecenia. Możesz użyć danych z wiadomości SWIFT, aby zapytać w swoim banku o szacunkowy czas przetwarzania.
25. Osoba odpowiedzialna za autoryzację płatności jest w szpitalu
To może być bardzo nieprzyjemne, ale ostatecznie to firma jest odpowiedzialna za płacenie rachunków. Wiele firm wyznacza więcej niż jedną osobę do autoryzacji płatności. Jeśli Twój dłużnik nie jest do tego upoważniony, powinien także ponosić ryzyko tego, że płatności mogą być opóźnione.
24. Nasza skrzynka mailowa została zhakowana
Jeśli wysyłasz faktury zarówno pocztą, jak i mailem, ta wymówka jest łatwa do obalenia. Nawet jeśli wysyłasz faktury tylko i wyłącznie pocztą elektroniczną, Twój dłużnik powinien zadbać o zabezpieczenie systemów cyfrowych, np. poprzez szkolenia w zakresie phishingu.
23. Nasz system nie jest przystosowany do przetworzenia takiej płatności
Niektóre firmy mogą mieć systemy, które ograniczają terminy płatności, co jest frustrujące. Może się okazać, że taka firma przyjmuje na przykład tylko cotygodniowe płatności w określone dni tygodnia. Przed współpracą z takimi firmami zawsze warto uzyskać dokładne informacje na temat ich procesów płatności i ustalić zasady przed podpisaniem umowy.
22. To nie należy do moich zadań
Bez względu na to, kto ostatecznie jest odpowiedzialny za płatności w firmie dłużnika, to firma jako całość ponosi odpowiedzialność za terminowe dokonywanie płatności. Możesz przypomnieć dłużnikowi, że jest to jego obowiązek, aby upewnić się, że faktury są rozliczane na czas, bez względu na to, kto ostatecznie to zatwierdza.
21. Odezwiemy się do Państwa z powrotem
„Odezwiemy się do Państwa z powrotem.” Zazwyczaj ta wymówka poprzedza długi okres ciszy. Ponadto, nie mówi ona nic o przyczynie opóźnienia. Dlatego nie pozwól, aby ta wymówka Cię zniechęciła i w dalszym ciągu próbuj nawiązać kontakt z Twoim dłużnikiem wszelkimi możliwymi sposobami.
20. Nadal czekamy na notę kredytową
Taką wymówkę można usłyszeć na przykład wtedy, gdy dłużnik uważa, że coś w poprzedniej fakturze było nie tak. Dłużnicy próbują wtedy wykorzystać płatność nowej faktury jako środek nacisku, aby otrzymać notę kredytową, którą preferują. Zdarza się również, że dłużnik decyduje się „uregulować” kwotę bez konsultacji z Tobą. Jeśli jednak taka opcja nie została wcześniej omówiona i odnotowana, dłużnik nie powinien mieć prawa do takiego działania.
19. Chcemy złożyć reklamację
W większości przypadków słyszysz tę wymówkę dużo później niż w momencie dostarczenia swoich towarów lub usług. Początkowo wszystko jest w porządku, ale gdy nadchodzi czas płatności, Twój dłużnik nagle twierdzi, że wystąpiły pewne problemy. Oczywiście ważne jest, aby poważnie traktować reklamacje, ale zawsze zwracaj uwagę na datę jej zgłoszenia. Zawsze sprawdzaj także zakres reklamacji. Na przykład, jeśli reklamacja dotyczy jednej części usługi, możesz wskazać, że jest to część faktury i nie podlega dyskusji.
18. No hablo inglés
Jeśli prowadzisz dużo międzynarodowych interesów, możesz rozpoznać tę sytuację: komunikacja jest początkowo w porządku, ale gdy nadchodzi czas płatności, Twój dłużnik nagle przestaje rozumieć, co do niego mówisz. Zalecamy więc komunikowanie się z klientami na piśmie już na wczesnym etapie współpracy. Jeśli Twój dłużnik wcześniej odpowiadał płynnie po angielsku, a po czasie utracił płynność w posługiwaniu się językiem, możesz łatwo obalić to twierdzenie.
17. System płatności jest od jakiegoś czasu niesprawny
Oczywiście, jest to możliwe, ale wtedy ważne jest, aby jak najszybciej rozwiązać ten problem. Odpowiedzialność za to spoczywa w całości na Twoim dłużniku. Ponadto Twój dłużnik zawsze ma możliwość dokonania ręcznego przelewu. Dlatego problem z systemem płatności nie jest wymówką dla opóźnionych płatności.
16. W fakturze jest błąd
Najpierw ustal, co Twój dłużnik ma na myśli, używając tego stwierdzenia. Czy Twój dłużnik nie zgadza się z tym, co zostało zafakturowane, czy jest to błąd administracyjny? W pierwszym przypadku możesz omówić pozycje na fakturze. W drugim przypadku zależy to od powagi błędu. Na przykład, czy dostarczyłeś kafelki, a na fakturze są one opisane jako 'kaflki’? Wtedy Twój dłużnik powinien po prostu zapłacić.
Jeśli to poważny błąd, może być konieczne poprawienie błędu i wysłanie nowej faktury. Dlatego zalecamy, aby być jak najbardziej ostrożnym przy sporządzaniu faktur. Faktury zawierające błędy mogą prowadzić do opóźnionych płatności.
15. Przetwarzamy płatność, ale osoba upoważniona do autoryzacji jest niedostępna
Ta wymówka jest często używana w wymianie międzynarodowej. Pamiętaj, że to obowiązek Twojego dłużnika, aby zapewnić, że zawsze jest ktoś, kto może zatwierdzać płatności w rozsądnym czasie. Dlatego ta wymówka nie jest uzasadnionym powodem do opóźnienia płatności.
14. Ponieśliśmy straty z powodu używania Waszych towarów/usług
Tą wymówką Twój dłużnik próbuje Cię odstraszyć. To stwierdzenie jest często poparte nieuzasadnionym roszczeniem wzajemnym użytym jako dźwigni do rozwiązania problemów „obu stron”, czyli w praktyce rozstrzygnięcia sprawy bez płacenia. Z naszego doświadczenia wynika, że takie słowa są zazwyczaj pustymi groźbami. Nie daj się łatwo zniechęcić; w końcu wiesz, że dostarczyłeś jakościowy produkt.
13. E-mail znajdował się w folderze spam
Dłużnicy, którzy używają tej wymówki, najprawdopodobniej otrzymali wszystkie wcześniejsze korespondencje, poza dokładnie tym e-mailem zawierającym fakturę. Jeśli otrzymasz tę wiadomość od wielu klientów, może warto to sprawdzić, jednak jeśli pochodzi ona od jednego dłużnika, to najprawdopodobniej jest to wymówka. Tak czy inaczej, Twój dłużnik musi zapłacić.
12. Jestem w podróży
W dzisiejszych czasach ta wymówka nie jest już ważna. Dzięki bankowości internetowej lub mobilnej Twój dłużnik zawsze może dokonać płatności. Jeśli Twój dłużnik twierdzi, że nie ma dostępu do internetu, powinien poprosić kogoś innego o dokonanie płatności.
11. Zapłaciłem wczoraj
Jeśli usłyszysz tę wymówkę, zapytaj swojego dłużnika, w jaki sposób dokonano przelewu. Jeśli Twój dłużnik znajduje się w tym samym kraju, co Ty, najprawdopodobniej płatność powinna nadejść tego samego dnia. Jeśli wiesz, z jakiego banku pochodziła płatność, możesz zawsze sprawdzić w swoim banku szacowany czas przetwarzania.
10. Nigdy nie otrzymaliśmy faktury
Jeśli możesz udowodnić, że dostarczyłeś swoje faktury we właściwy sposób (i najlepiej także w różnych formach), możesz być pewny, że Twój dłużnik również otrzymał fakturę. Czy Twój dłużnik nadal przystaje przy tym, że nic nie otrzymał? Najpierw zweryfikuj dane kontaktowe i adresowe. Następnie wyślij fakturę ponownie i krótko po tym sprawdź, czy została ona otrzymana. Możesz podkreślić, że oczekujesz jak najszybszej płatności faktury.
9. Nie mamy pieniędzy
Ta wymówka jest jednym z ulubionych przez dłużników. W końcu, jeśli nie ma pieniędzy, nie można dokonać płatności. Jednak, gdy dłużnik dowiaduje się o naszym procesie windykacyjnym, często udaje mu się znaleźć pieniądze na dokonanie płatności. Dlatego nigdy nie pozwól, aby dłużnik uciekł od odpowiedzialności za pomocą tej wymówki.
8. Nigdy nie otrzymaliśmy towarów/usług
Ten przypadek opisuje sytuację, w której dłużnik, który zakupił towary od naszego klienta, stwierdził, że nigdy nie otrzymał towarów (maszyn). Co sprawiło, że przypadek ten został wręcz przykładem podręcznikowym to fakt, że rzekomo nieotrzymane maszyny były użyte na filmie promocyjnym dłużnika… Oczywiście, to rzadki scenariusz, jednak nasza rada to zawsze mieć umowy dotyczące dostawy zapisane w ogólnych warunkach i zasadach.
7. Czekamy na płatność od dużej firmy
Niektóre firmy zależą od niewielkiej liczby dużych firm. Jeśli jedna z tych dużych firm nagle nie zapłaci, może to wywołać poważne konsekwencje finansowe, np. uniemożliwiając Twojemu klientowi zapłatę faktury. Oczywiście, jeśli działasz w branży, gdzie takie sytuacje są bardziej powszechne, możesz już wcześniej omówić, czy Twój klient jest zależny od tego typu firm i/lub dostawców podczas weryfikacji swojego klienta. Może to pomóc w ustaleniu profilu ryzyka Twojego klienta. Ostatecznie jednak, nie do Ciebie należy zapobieganie problemom z płynnością finansową Twoich klientów. Dłużnik ma obowiązek terminowego regulowania faktur.
6. Byłem tak zajęty, że zapomniałem
Jeśli wszystko jest odpowiednio zarejestrowane, dłużnik nie powinien zapomnieć o dokonaniu płatności. Jeśli Twój dłużnik naprawdę zapomniał dokonać płatności, powinien także zrobić wszystko, co w jego mocy, aby naprawić sytuację. Dlatego, jeśli usłyszysz tę wymówkę, możesz oznajmić, że oczekujesz, iż pieniądze wkrótce zostaną przelane.
5. Mamy problem z przepływem gotówki
Ta wymówka jest podobna do podpunktu „nie mamy pieniędzy”, co oznacza, że nie wskazuje ona na przyczynę problemu, dlatego zawsze powinieneś to zbadać. Niezależnie jednak od przyczyny – w końcu to nie do Ciebie należy rozwiązanie lub zniwelowanie problemów z przepływem gotówki dłużnika. Masz prawo do terminowego zwrotu środków za swoje faktury.
4. Nie mogę w tym momencie przelać pieniędzy
Zapytaj, dlaczego Twój dłużnik nie może teraz dokonać płatności. Jeśli Twój dłużnik wskazuje na problem techniczny (na przykład awarię banku), zawsze poproś o dowód. Czy Twój dłużnik nie jest w stanie tego dostarczyć lub po prostu wskazuje, że nie ma pieniędzy? Bądź czujny, ponieważ często jest to zwykła wymówka. Bądź gotowy do podjęcia szybkich działań następczych.
3. Nasz termin płatności wynosi 180 dni
Prawo stanowi, że terminy płatności dłuższe niż 60 dni muszą być wyraźnie uzgodnione między stronami. Dlatego Twój dłużnik nie może narzucić terminu płatności wynoszącego 180 dni. Nawet zapis w ogólnych warunkach i zasadach nie wystarczy; termin płatności dłuższy niż 60 dni musi być wyraźnie zawarty w umowie/kontrakcie.
2. Przeleję pieniądze w ciągu kolejnych 2 tygodni, obiecuję
Ta wymówka jest często używana przez dłużników, którym wcześniej już udzielono zgody na przedłużenie płatności. Poza tym, pytanie brzmi, dlaczego dłużnikowi miałoby udać się zapłacić w ciągu dwóch tygodni, skoro nie może zrobić tego teraz.
Co więcej, obie strony podpisały umowę. Twój dłużnik jest tym, który nie dotrzymał swoję części umowy, podczas gdy Ty zrobiłeś wszystko, co należało żeby dopełnić swojej części, w tym poniesienie kosztów produkcji i/lub dostarczenia usługi lub produktu.
1. Mamy zaległości w administracji
Najlepiej zapytać, co spowodowało wspomniane zaległości. Wielu dłużników, którzy używają tego argumentu jako zwykłej wymówki, nie wpadło jeszcze na wiarygodne usprawiedliwienie sytuacji. Jeśli Twój dłużnik wskazuje na przykład, że trzeba przeprowadzić przetwarzanie danych, możesz odpowiedzieć, że dłużnik powinien był uprzednio zapewnić wystarczającą ilość zasobów. W końcu to Twój dłużnik jest odpowiedzialny za wewnętrzną administrację, nie Ty.
Szybko podejmujemy działania
Wielu dłużników stale wymyśla jedną wymówkę za drugą.
Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, ważne jest, aby działać szybko. W przeciwnym razie istnieje duża szansa, że inni wierzyciele Cię wyprzedzą. Nie pozwól, aby dłużnikowi dłużej uchodziło na sucho niepłacenie i skontaktuj się z nami. Możesz na nas polegać w kwestii:
Skontaktuj się z nami w celu otrzymania bezpłatnej oceny sprawy
Pomożemy Ci w następujących sytuacjach:
… i wiele więcej.
Jeżeli chcesz bezpośrednio skonsultować się z naszym specjalistą do spraw windykacji międzynarodowej, zadzwoń pod numer +48 22 307 72 58.