Jak napisać skuteczne przypomnienie o płatności – 9 wskazówek
Jak uprzejmie przypomnieć o płatności?
Niezapłacona faktura może stanowić problem dla każdej firmy, dlatego kluczowe jest, aby umiejętnie przypominać klientom o zaległościach. Niezależnie od tego, czy dłużnik nie płaci faktury z powodu zwykłego przeoczenia, czy opóźnienia, dobrze sformułowane grzeczne przypomnienie o płatności może pomóc w szybkim rozwiązaniu sytuacji. Jak napisać zawiadomienie, które jest skuteczne, ale jednocześnie nie urazi Twojego klienta? Oto 9 sprawdzonych wskazówek:
1. Poinformuj, że klient ma nieuregulowane płatności
Po pierwsze i najważniejsze wyraźnie, ale kulturalnie poinformuj klienta lub kontrahenta, że ma zaległości. Może wydawać się to oczywiste, lecz odbiorca musi natychmiast wiedzieć, że pismo jest przypomnieniem o płatności. Stosuj zwroty grzecznościowe i pełne szacunku, tak aby zachować dobre relacje z klientem.
2. Powołaj się na niezapłaconą fakturę
Warto, aby każde przypomnienie o płatności zawierało kluczowe szczegóły, takie jak numer faktury, termin płatności na fakturze oraz kwota do zapłaty. Dzięki temu Twój klient od razu będzie wiedział, o jaką fakturę chodzi. Unikaj ogólników – dokładność zwiększa szanse na szybkie uregulowanie płatności.
3. Podaj konkretne warunki płatności
Przypomnienie o płatności powinno jasno określać nowy termin płatności, jeśli ten z faktury już minął. Upewnij się, że klient wie, do kiedy ma uregulować należność, aby uniknąć kolejnych upomnień lub wezwania do zapłaty. Dla każdego kraju termin płatności, z którego najlepiej skorzystać jest inny. Co do zasady, zalecamy stosowanie 14-dniowego terminu płatności.
4. Podaj konsekwencje opóźnionej płatności
Co się stanie, jeśli dłużnik pomimo przypomnienia nie zapłaci faktury? Jeśli dłużnik nie reaguje mimo wcześniejszych przypomnień, kolejne wezwanie może być bardziej stanowcze. Ważne, aby w późniejszych upomnieniach wyraźnie zaznaczyć konsekwencje braku płatności, np. przekazanie sprawy firmie windykacyjnej, z dodatkowym obciążeniem kosztami windykacji.
5. Dostosuj formę listu do lokalnych zwyczajów
Jeżeli współpracujesz z klientami zagranicznymi, pamiętaj o różnicach kulturowych. W przypadku międzynarodowych transakcji, przypomnienia o płatności muszą być dopasowane do kontekstu prawnego i językowego danego kraju, co może zwiększyć skuteczność windykacji. W przeciwnym razie, w niektórych krajach niezastosowanie tej zasady sprawi, że wezwanie do zapłaty będzie nieważne.
6. Nie numeruj listów z przypomnieniem
W piśmie nie należy podawać, że jest to pierwsze przypomnienie. Słowo „pierwszy” sugeruje, że istnieje również drugie, a może nawet kolejne przypomnienie. To z kolei pozwala niektórym dłużnikom na dalsze odroczenie płatności. Prócz pierwszego, zazwyczaj wysyła się również drugie przypomnienie, lecz należy pamiętać, aby nie wysyłać ich za dużo. Jeżeli klient nie zapłaci po kilku przypomnieniach, należy zlecić windykację specjalistom.
7. Ustalaj ścieżki komunikacji
W zależności od tego, jak duże są zaległości, warto zacząć od wysłania uprzejmego przypomnienia e-mailem. W kolejnych etapach, jeśli dłużnik nie reaguje, możesz przejść do bardziej formalnych metod, takich jak wezwanie do zapłaty w formie listu poleconego.
8. Podkreśl korzyści z terminowych płatności
Zwróć uwagę na to, że terminowe płatności są kluczowe dla utrzymania płynności finansowej firmy. Klientom można delikatnie przypomnieć, że szybkie uregulowanie płatności pozwala na dalszą współpracę i uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z zaległościami.
9. Komunikuj się w języku swojego dłużnika
Aby szybko skłonić dłużnika do zapłaty, ważne jest, aby dłużnik zrozumiał tekst wezwania. Posiadasz zagranicznego dłużnika? Nie wysyłaj standardowego przypomnienia w swoim własnym języku, ale używaj tego samego języka, w którym komunikujesz się również ze swoim klientem. Wysłanie przypomnienia w języku klienta gwarantuje, że może on przeczytać i zrozumieć Twój list.
Więcej informacji na temat przypomnień o płatności
Jeśli Twój klient nie uregulował długu w terminie, możemy zająć się sporządzeniem i dostarczeniem przypomnienia o płatności w Twoim imieniu. Potrzebujesz, aby przypomnienie było sporządzone w języku dłużnika? Nasi międzynarodowi prawnicy chętnie pomogą Ci w odzyskaniu płatności za zaległą fakturę. Dzięki temu, że mówią w języku Twojego dłużnika oraz doskonale znają tamtejsze przepisy prawne i zwyczaje handlowe, potrafią skutecznie przekonać dłużnika do uregulowania zaległych płatności w możliwie najkrótszym czasie.