Jak skrócić cykl rotacji należności (DSO)?
Dla wielu menedżerów ds. kredytów skrócenie cyklu rotacji należności (DSO) jest kluczowym wskaźnikiem wydajności (KPI) i nie bez powodu. Ściąganie zaległych faktur i pobieranie płatności tak szybko, jak to możliwe, znacznie poprawia przepływy pieniężne firmy.
Co możesz zrobić, gdy otrzymałeś ważne zadanie poprawy i skrócenia cyklu rotacji należności (DSO)?
1. Usprawnij proces zatwierdzania kredytów
W ramach procesu wdrażania nowego klienta lub partnera biznesowego należy przeprowadzić pełną analizę finansową. Jednak w dzisiejszych czasach istnieją również inne sposoby na zbadanie firmy. Sprawdź zdolność kredytową potencjalnego klienta, prosząc o raport kredytowy, zbadaj jego stronę internetową, sprawdź jego konta w mediach społecznościowych i wyszukaj go w Google. Czy są tym, za kogo się podają? Czy mają właściwy adres i lokalizację firmy? Czy ich bank jest renomowany? Czy pojawiły się jakiekolwiek negatywne doniesienia prasowe na ich temat? Czy zweryfikowałeś ich adresy rozliczeniowe i adresy e-mail ich kont?
Jeśli znajdziesz czerwone flagi lub znaki ostrzegawcze, możesz uruchomić środki w celu ochrony swojej firmy.
2. Oferuj wiele metod płatności
Zapewniając klientowi szereg metod płatności, takich jak karty kredytowe, czeki, przelewy bankowe, polecenia zapłaty lub płatności online, ułatwiasz klientowi proces płatności. Eliminuje to wszelkie wątpliwości klienta dotyczące sposobu płatności.
3. Ułatw klientom komunikację z Tobą
Komunikacja jest kluczem do wszystkiego, ale jest to jedna z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia. Zapewnij swoim klientom wiele kanałów, przez które będą mogli do Ciebie dotrzeć. Zastosuj komunikację online, taką jak chat boty, e-mail i bezpośrednie wiadomości, ale także przydziel klientowi jedną główną osobę kontaktową, z którą może się skontaktować.
4. Czytelne i treściwe faktury
Pierwszą ważną kwestią do dopilnowania jest terminowa wysyłka faktur do klienta. Kolejnym punktem do odhaczenia jest treść faktury, a dokładniej prawidłowość i czytelność owej treści. Unikaj problemów z płatnościami, upewniając się, że faktury zawierają prawidłowe informacje, a warunki i terminy płatności są jasno przedstawione dla klienta.
5. Zarządzaj fakturami
Pomimo tego, że po wysyłce faktury kolejny krok należy do kontrahenta, w międzyczasie można samodzielnie podjąć kolejne kroki. W ramach procedury zarządzania fakturami skonfiguruj powiadomienia przypominające o płatnościach dla siebie i klienta. Natychmiast ścigaj opóźnione płatności, aby klient wiedział, że traktujesz go poważnie. Czy klient zakwestionował dostarczone produkty lub usługi? Upewnij się, że wiesz wszystko o tej sprawie i podejmij odpowiednie działania. Każdy spór prawdopodobnie spowoduje opóźnienie lub brak płatności.
6. Przedstaw proces windykacji należności
Jeśli faktura stanie się wymagalna, należy wdrożyć jasne zasady windykacji. Powinno to również stanowić część umowy, aby klient był świadomy tego, co się stanie, jeśli faktura nie zostanie opłacona w terminie.
Upewnij się, że Twój zespół ds. należności lub zarządzania kredytami ma odpowiednie przeszkolenie i zasoby, aby odzyskać należności za fakturę. Co więcej, jeśli chodzi o zbieranie faktur międzynarodowych, najważniejsza jest znajomość kultury biznesowej. Na przykład, w niektórych krajach skuteczniejsze będzie odebranie długu poprzez rozmowę telefoniczną niż wysłanie pisemnego przypomnienia, lub odwrotnie.
Jeśli nie posiadasz odpowiednich zasobów wewnętrznych, skorzystaj z usług agencji windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Kancelaria Bierens ma ponad 70 lat doświadczenia w odzyskiwaniu długów, a w przypadku roszczenia spornego możemy wystąpić w Twoim imieniu na drogę sądową.
7. Sposoby motywowania klientów do płacenia
Większość terminów płatności jest ustalana i przyjęta jako 30 dni. Chociaż niekoniecznie należy je skracać lub wydłużać, istnieją inne sposoby motywowania klientów do szybszej zapłaty. Na przykład oferując zachęty, takie jak rabat, jeśli zapłacą w ciągu pierwszych 10 dni od daty wystawienia faktury.
8. Regularnie weryfikuj swoich klientów
Ważne jest, aby mierzyć wydajność klienta. Klienci są zazwyczaj mierzeni na podstawie sprzedaży, ale ich wyniki finansowe powinny być również śledzone i mierzone. Czy klient zaczął płacić z opóźnieniem? Czy w wyniku tego, płatności faktur są opóźniane? Czy taka sytuacja się powtarza i dlaczego? Gdy zrozumiesz powody, możesz być w stanie wdrożyć bardziej rygorystyczne procesy. W przypadku powtarzających się naruszeń możesz rozważyć całkowite zakończenie relacji. Pożegnanie się z klientem może wydawać się niewłaściwe, ale jeśli ma on znaczący i negatywny wpływ na DSO, na dłuższą metę może okazać się to dobrym rozwiązaniem.
Chcesz wiedzieć więcej na temat DSO? Skontaktuj się z naszymi prawnikami.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat poprawy wskaźnika DSO lub masz nieopłacone przez klientów faktury, skontaktuj się z nami już dziś. Nasz zespół jest ekspertem w odzyskiwaniu długów na arenie międzynarodowej.