Jak skutecznie dochodzić niezapłaconych faktur?
Ściąganie długu
Ściganie niezapłaconych faktur to zadanie, którego większość osób nie lubi, ale dla firm jest to fundamentalna część ich działalności. Zwłaszcza w przypadku MŚP, niezapłacone faktury mogą decydować o tym, czy firma osiągnie zysk, czy stanie przed widmem bankructwa.
Jednak większość dłużników nie zdaje sobie z tego sprawy. Zazwyczaj chronią swoje własne interesy i zapłacą fakturę dopiero po otrzymaniu przypomnienia. Nie chodzi o to, że nie chcą zapłacić, ale dopóki nie zaczniesz ich ścigać i przypominać o fakturze, mogą nie uznać tego za priorytet.
Jeśli więc nie podejmiesz działań w celu dochodzenia zaległych faktur, dłużnik prawdopodobnie nie zapłaci. Z doświadczenia wiemy jednak, że jeśli dłużnik nie ureguluje należności od razu, samo przypomnienie może nie wystarczyć do odzyskania pieniędzy. Zanim jednak zdecydujesz się na pomoc agencji windykacyjnej lub kancelarii prawnej, warto spróbować podjąć kilka kroków samodzielnie.
1. Wykonaj telefon w celu przypomnienia o płatności
Brzmi prosto, ale często ten pierwszy krok jest pomijany. Telefon przypomina dłużnikowi o konieczności zapłaty, a jednocześnie nawiązuje osobisty kontakt, co zwiększa szanse na uregulowanie niezapłaconej faktury. Osobiste podejście może również pomóc w utrzymaniu relacji. Na przykład, dłużnik mógł zwyczajnie zapomnieć lub boryka się z problemami finansowymi, o których raczej nie poinformuje w mailu czy oficjalnej korespondencji.
2. Wyślij wezwanie do zapłaty
Jeśli nie udało Ci się skontaktować z dłużnikiem telefonicznie lub mimo rozmowy nadal nie otrzymałeś płatności, wyślij oficjalne wezwanie do zapłaty. Taki dokument stanowi pisemny dowód, że faktura wciąż pozostaje niezapłacona, oraz formalnie wzywa do uregulowania należności. Taki pismo można wysłać drogą mailową, listownie, bądź przez inny kanał komunikacyjny, który służył do korespondencji z Twoim klientem. Wezwanie możesz wysłać także do innych pracowników firmy, np. do dyrektora finansowego lub zarządzającego, aby sprawa trafiła wyżej w hierarchii.
Należy jednak pamiętać, że w niektórych krajach nie można wysyłać takich listów bez ograniczeń. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się najpierw z prawnikiem.
3. Dodaj odsetki i koszty
Obliczenie należnych odsetek oraz kosztów związanych z opóźnieniem płatności i ich przedstawienie dłużnikowi może skłonić go do szybszej zapłaty. Większość dłużników nie chce płacić więcej, niż to konieczne, i zazwyczaj uregulują zaległą fakturę, aby uniknąć dodatkowych kosztów.
4. Ustal plan spłat
Jeśli Twój dłużnik chce zapłacić, ale ma problemy finansowe lub sam czeka na zapłatę od innego kontrahenta, ustalenie planu spłaty może być dobrym rozwiązaniem. Należy jednak zachować ostrożność – plan spłaty nie zawsze oznacza, że dłużnik zapłaci, może to być jedynie sposób na opóźnienie. Jeśli zdecydujesz się na taki plan, bądź szczególnie czujny w kwestii ustalonych kwot oraz terminów płatności.
5. Zgłoś zamiar podjęcia kroków prawnych
Aby dłużnik traktował sprawę poważnie i uregulował należności, warto rozważyć ogłoszenie zamiaru podjęcia działań prawnych. Taka zapowiedź często motywuje dłużnika do zapłaty, jednak jeśli nie zdecydujesz się na faktyczne kroki prawne, szanse na odzyskanie pieniędzy mogą jeszcze bardziej spaść. Dlatego przed ogłoszeniem kroków prawnych warto skonsultować się z prawnikiem. Nasi prawnicy mogą doradzić, jakie będą potencjalne koszty i jakie masz szanse na wygraną, zanim rozpoczniesz potencjalnie długotrwały proces.
6. Skorzystaj z pomocy specjalisty ds. windykacji
Dochodzenie zaległych faktur jest czasochłonne, obciąża zasoby firmy i często kończy się niepowodzeniem. Możemy jednak zdjąć z Ciebie ten ciężar. Przekaż nam swoją sprawę, a my zajmiemy się ściąganiem należności za Ciebie. Oczywiście, możesz samodzielnie podjąć kroki, które opisaliśmy, ale firma windykacyjna dysponuje większymi możliwościami, w tym znajomością prawa, aby skutecznie i szybko odzyskać Twoje pieniądze.
Skuteczne odzyskiwanie zaległych faktur
Skuteczne dochodzenie niezapłaconych faktur wymaga nie tylko odpowiedniego podejścia, ale także znajomości różnych narzędzi i metod działania. Od przypomnień, przez negocjacje, aż po procedury sądowe – każdy etap ma swoje znaczenie i może przesądzić o powodzeniu procesu windykacji. Samodzielne dochodzenie należności może być wyzwaniem, szczególnie gdy napotkasz opór ze strony dłużnika. Dlatego oferujemy kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu windykacyjnego. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, co możemy dla Ciebie zrobić.