Wezwanie do zapłaty: wskazówki + darmowy wzór

Za pomocą wezwania do zapłaty przypominasz swojemu dłużnikowi o zaległej fakturze, która musi zostać zapłacona i wzywasz do jej uregulowania. W tym artykule nasi specjaliści ds. windykacji wyjaśniają więcej na temat wysyłania wezwań do zapłaty i udzielają praktycznych wskazówek, jak postępować w przypadku niezapłaconych faktur.

Wezwanie do zapłaty

Treść wezwania do zapłaty faktury:

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Przypomnienie o płatności lub wezwanie do zapłaty to pismo, które wysyłane jest do dłużnika, by zmotywować go do płatności zaległej faktury.

Jeśli klient spóźnia się z zapłatą faktury, wysłanie wezwania do zapłaty może pomóc Ci w odzyskaniu należnych Ci pieniędzy. Chociaż istnieją środki prawne, które pozwalają zapewnić, że otrzymasz zapłatę, wezwanie do zapłaty może służyć jako szybszy, łatwiejszy i bardziej przyjazny sposób zwrócenia się o zapłatę.

Wezwanie do zapłaty (wzór)

Chcesz wysłać swojemu dłużnikowi wezwanie do zapłaty? W takim razie pobierz nasz darmowy wzór wezwania do zapłaty. Możesz łatwo wykorzystać ten dokument i dostosować go do swoich potrzeb. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wysyłasz jasne i profesjonalne wezwanie do zapłaty, a Twoje zaległe faktury zostaną szybko zapłacone.

Ten bezpłatny wzór wezwania do zapłaty został stworzony przez naszych specjalistów ds. windykacji. Bazując na naszej wiedzy i doświadczeniu w wysyłaniu wezwań do zapłaty, wiemy, jak powinno wyglądać dobre wezwanie i chętnie podzielimy się tą wiedzą z Tobą!

Pobierz darmowy wzór
Wzór wezwania do zapłaty
  • Przypomina Twojemu dłużnikowi o zaległych płatnościach
  • Zawiera wszystkie niezbędne elementy
  • Może być łatwo dostosowany do Twojej indywidualnej sytuacji

Jak napisać wezwanie do zapłaty

Oto kilka najlepszych wskazówek na to, jak napisać wezwanie do zapłaty oraz co powinieneś uwzględnić, wysyłając wezwanie do zapłaty e-mailem.

1) Zadbaj o precyzyjny temat wiadomości

Ułatw dłużnikowi zrozumienie Twojej prośby, podając mu wszystkie informacje, których potrzebuje bezpośrednio w temacie wiadomości.

Na przykład:

Temat: Wezwanie do zapłaty: Faktura #1 – Termin płatności 1 Października

2) Ponownie załącz fakturę

Ułatw swojemu dłużnikowi zorientowanie się, do której dokładnie faktury się odnosisz, dołączając ją ponownie do wiadomości e-mail.

3) Zacznij od uprzejmego wstępu

Nie chcesz sprawiać wrażenia nadmiernie oziębłego. Zacznij swój e-mail z uprzejmym i osobistym wstępem.

To może być tak proste, jak powitanie klienta po imieniu i wskazanie, że masz nadzieję, że wszystko u niego dobrze.

4) Wyraźnie określ warunki płatności

Najważniejszą częścią twojego maila jest przypomnienie klientowi, ile jest do zapłaty i kiedy płatność jest (lub była) wymagalna.

Nie bądź nieprecyzyjny: podaj dokładną datę wymagalności faktury i unikaj niejasnych stwierdzeń typu "płatne przy odbiorze".

Na przykład:

To przypomnienie, że faktura nr 1, opiewająca na kwotę $1000, jest wymagalna 1 października.

5) Podaj szczegóły dotyczące sposobu płatności

Szczegóły dotyczące płatności możesz umieścić na samej fakturze, ale powinieneś również zawrzeć w treści maila wyraźne instrukcje dotyczące sposobu zapłaty.

Na przykład:

Płatności można dokonać za pomocą karty kredytowej, gotówki lub przelewu.

6) Poproś o potwierdzenie odbioru (opcjonalnie)

Jeśli nie jest to Twoje pierwsze ponaglenie, możesz wykorzystać tę okazję, aby sprawdzić, czy klient rzeczywiście otrzymał Twoją fakturę.

Na przykład:

Czy może Pan/Pani potwierdzić otrzymanie tej faktury? Chciałbym potwierdzić, że mam właściwe dane kontaktowe.

7) Uwzględnij konsekwencje opóźnienia w płatności (opcjonalnie)

Jeśli płatność jest opóźniona, być może będziesz musiał ostrzec dłużnika o konsekwencjach zwłoki. O ile płatność nie jest poważnie spóźniona, postaraj się nie używać zbyt ostrych słów.

Możesz również pobrać nasz darmowy wzór, aby zobaczyć, jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty.

Pobierz darmowy wzór
Wzór wezwania do zapłaty
  • Przypomina Twojemu dłużnikowi o zaległych płatnościach
  • Zawiera wszystkie niezbędne elementy
  • Może być łatwo dostosowany do Twojej indywidualnej sytuacji

Wskazówka: nie należy zaznaczać, że czy jest to pierwsze czy drugie wezwanie do zapłaty

Radzimy, aby wysłać dłużnikowi tylko jedno wyraźne wezwanie do zapłaty. Jeśli mimo to chcesz wysłać kilka przypomnień o płatności, najlepiej jest nie umieszczać w liście lub e-mailu wyraźnej wzmianki "pierwsze wezwanie do zapłaty" lub "drugie wezwanie do zapłaty". Wówczas dłużnik będzie miał jasność, że w przyszłości pojawi się kilka przypomnień. Dla niektórych dłużników jest to powód, aby nie płacić od razu, ponieważ uważają, że nie ma jeszcze takiej potrzeby.

Dlatego w piśmie należy umieścić tylko hasło "przypomnienie o płatności". Dzięki temu dłużnicy będą traktować Cię poważnie i nie będą czekać na kolejny list, zanim podejmą działania.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty faktury

Forma wezwania do zapłaty nie jest regulowana prawnie, dlatego możesz wybrać, w jaki sposób chcesz je wysłać. Na przykład, w zależności od preferencji, możesz wysłać wezwanie do zapłaty pocztą elektroniczną lub tradycyjną pocztą poleconą. Alternatywnie nie musisz nawet wysyłać wezwania do zapłaty w formie pisemnej, możesz to zrobić również telefonicznie. Wadą takiego rozwiązania jest jednak to, że nie masz żadnego dowodu wysłania wezwania do zapłaty.

Pisemne wezwanie do zapłaty można wysłać zarówno pocztą elektroniczną, jak i listem poleconym. W przypadku listu poleconego masz pewność, że zostało ono doręczone. Jednak wiele osób komunikuje się obecnie za pomocą poczty elektronicznej. Dlatego możesz wysłać przypomnienie o płatności do swojego klienta również e-mailem, a nawet przez WhatsApp.

Czy można wysłać wezwanie do zapłaty mailem?

Tak, możesz wysłać wezwanie do zapłaty za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wezwanie do zapłaty nie jest regulowane prawnie, więc możesz wybrać, w jaki sposób chcesz je wysłać. Ponieważ w dzisiejszych czasach wiele komunikacji odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, jest to popularne medium do wysyłania przypomnień o płatnościach.

Czy wezwanie do zapłaty musi być wysłane listem poleconym?

Wezwanie do zapłaty może zostać wysłane listem poleconym, ale nie musi.

Zaletą wysłania wezwania listem poleconym jest posiadanie dowodu, że wezwanie zostało odebrane przez Twojego dłużnika lub chociaż została podjęta próba doręczenia. Jest to najlepsze rozwiązanie, jeśli rozważasz w przyszłości wszczęcie postępowania sądowego przeciw dłużnikowi. Poprzez wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym, jesteś w stanie łatwo wykazać, że przed skierowaniem powództwa podjąłeś próbę polubownego rozwiązania sporu.

Czy wezwanie do zapłaty musi być podpisane?

Tak, podpisz swoje wezwanie do zapłaty. Pozwoli to dłużnikowi zweryfikowanie przez kogo zostało ono sporządzone i wysłane.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Przed wysłaniem wezwania do zapłaty upewnij się, że wysyłasz je do odpowiedniego kontrahenta oraz że termin płatności faktury już minął. Ponadto, precyzyjnie wskaż wszystkie dane, które pozwolą dłużnikowi na zweryfikowanie o którą fakturę chodzi oraz w jaki sposób może on uregulować należność.

Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Forma i treść wezwania do zapłaty nie są uregulowane prawnie. Skierowanie wezwania do zapłaty jest jednak jedną z możliwości wykazania, że wierzyciel podjął kroki do rozwiązania sporu polubownie przed skierowaniem sprawy do sądu (art. 187 § 1 pkt 3 kodeksu cywilnego).

Ponadto, zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na art. 476 kodeksu cywilnego, który stanowi, że dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Pomoc z napisaniem wezwania do zapłaty

Chciałbyś wysłać swojemu dłużnikowi przypomnienie o płatności i potrzebujesz pomocy naszych specjalistów? Zapraszamy do kontaktu z nami. Przekaż nam swoją sprawę za pomocą formularza kontaktowego lub zadzwoń do naszych specjalistów. Zawsze służymy uczciwą i jasną radą. Wspólnie zadbamy o to, aby Twoje faktury zostały szybko zapłacone!