Wezwanie do zapłaty
Czy posiadasz nieuregulowane faktury? Za pomocą wezwania do zapłaty informujesz klienta, że istnieje zaległa faktura, którą należy jak najszybciej opłacić. Być może dłużnik zwyczajnie zapomniał o terminie spłaty, lub jest niezadowolony z jakości usług, lub produktu. Wówczas, wezwanie do zapłaty powinno być pierwszym rozwiązaniem, po które sięgamy, aby otrzymać zwrot należności.
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to kluczowy krok w procesie odzyskiwania należności, który może zdecydować o sukcesie Twoich działań windykacyjnych. To oficjalne pismo ponaglające jest ostatnim sygnałem dla dłużnika, że zaległa płatność musi zostać uregulowana. W odpowiedzi na wezwanie do zapłaty dłużnik ma szansę uregulować należności, unikając przy tym dalszych kroków prawnych, które mogą znacząco wydłużyć proces odzyskiwania należności.
Wezwanie do zapłaty powinno zawrzeć kilka bardzo ważnych elementów, które pomagają nakłonić dłużnika do spłaty długu. Może być nim np. informacja o tym, że jeśli dłużnik nie dokona płatności, dług zostanie przekazany kancelarii windykacyjnej. Wówczas, dłużnik będzie musiał również pokryć koszty związane z windykacją. Poniżej dowiesz się, jakie inne elementy warto uwzględnić przy sporządzaniu wezwania do zapłaty.
Kiedy napisać wezwanie do zapłaty?
Przed wysłaniem wezwania do zapłaty upewnij się, że wysyłasz je do odpowiedniego dłużnika oraz, że termin płatności faktury już minął. Ponadto, precyzyjnie wskaż wszystkie dane, które pozwolą dłużnikowi na zweryfikowanie o którą fakturę chodzi oraz w jaki sposób może on uregulować należność. Zalecamy, aby przed wysłaniem pierwszego wezwania do zapłaty najpierw wysłać uprzejme przypomnienie o płatności i zadzwonić do dłużnika, jeśli faktura jest niezapłacona.
Ile wezwań do zapłaty należy wysłać do czasu windykacji?
Firmy wysyłają średnio od 1 do 3 wezwań przed przekazaniem faktury do windykacji. Nawiasem mówiąc, nie jest to obowiązek; w większości przypadków można natychmiast przekazać sprawę do windykacji, jeśli faktura nie została opłacona w uzgodnionym terminie. Zalecamy jednak, aby zawsze wysyłać przypomnienie o płatności przed podjęciem jakichkolwiek dalszych działań przeciwko klientowi.
Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna
Forma i treść wezwania do zapłaty nie są uregulowane prawnie. Skierowanie wezwania do zapłaty jest jednak jedną z możliwości wykazania, że wierzyciel podjął kroki do rozwiązania sporu polubownie przed skierowaniem sprawy do sądu (art. 187 § 1 pkt 3 kodeksu cywilnego).
Ponadto, zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania.
Jednocześnie warto zwrócić uwagę na art. 476 kodeksu cywilnego, który stanowi, że dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
W przypadku roszczeń międzynarodowych należy pamiętać, że mogą istnieć wymogi prawne dotyczące wysyłania wezwania do zapłaty.
Kiedy należy wysłać pierwsze i drugie wezwanie do zapłaty?
Prawo nie określa konkretnego momentu, w którym należy wysłać wezwanie do zapłaty za fakturę. Najczęściej stosowanym wyznacznikiem jest upłynięcie terminu płatności faktury. Ważne jest natomiast, aby nie zwlekać, ponieważ im dłużej będziesz czekać, tym bardziej dłużnik moze poczuć się bezpieczny, zwłaszcza jeśli posiada już inne zaległości.
Uwaga: nie należy numerować listów z wezwaniem do zapłaty
Radzimy, aby wysłać dłużnikowi tylko jedno wyraźne wezwanie do zapłaty. Jeśli mimo to chcesz wysłać kilka listów, najlepiej jest nie umieszczać w nich wyraźnej wzmianki „pierwsze wezwanie do zapłaty” lub „drugie wezwanie do zapłaty”. Wówczas dłużnik będzie miał jasność, że w przyszłości pojawi się więcej przypomnień. Dla niektórych dłużników jest to powód, aby nie płacić od razu, ponieważ uważają, że nie ma jeszcze takiej potrzeby.
W piśmie należy umieścić tylko hasło „wezwanie do zapłaty”. Dzięki temu dłużnicy będą traktowali Cię poważnie i nie będą czekać na kolejny list, który miałby skłonić ich do działania.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Wysyłając wezwanie do zapłaty, chcesz mieć pewność, że płatność zostanie dokonana tak szybko, jak to możliwe. Dlatego ważne jest, aby zawrzeć w nim wszystkie szczegóły, które zapewnią, że klient zapłaci natychmiastowo. Zadbaj o to, aby klient dokładnie wiedział, czego od niego oczekujesz.
Upewnij się, że wysyłając klientowi wezwanie do zapłaty, uwzględniasz następujące elementy:
Wezwanie do zapłaty – wzór
Chcesz samodzielnie wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty? Poniżej, możesz pobrać bezpłatny wzór wezwania do zapłaty, który nasi specjaliści stworzyli z myślą o wierzycielach, takich jak Ty. Każdego dnia wysyłamy setki wezwań do dłużników na całym świecie. Dzięki temu wiemy, jak powinien wyglądać dobry list z wezwaniem. Pismo to stanowi jasno i wyraźnie o obowiązku opłacenia faktury, najszybciej jak to możliwe i zawiera wszystkie nieodłączne elementy.
Pobierz wzór wezwania do zapłaty
Chcesz wysłać swojemu dłużnikowi wezwanie do zapłaty? W takim razie pobierz nasz darmowy wzór wezwania do zapłaty. Możesz łatwo wykorzystać ten dokument i dostosować go do swoich potrzeb. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wysyłasz jasne i profesjonalne wezwanie do zapłaty, a Twoje zaległe faktury zostaną szybko zapłacone.
Skorzystaj z usług windykacji polubownej lub sądowej
Wezwanie do zapłaty to formalne przypomnienie o zaległej płatności, podczas gdy wezwanie do sądu jest oficjalnym żądaniem stawienia się dłużnika przed sądem w celu rozstrzygnięcia sprawy. Ściślej mówiąc, wezwanie sądowe będzie wymagało wsparcia prawnika zajmującego się windykacją długów, podczas gdy wezwanie do zapłaty można wysłać samodzielnie. Nasi prawnicy mogą wysłać zarówno przypomnienie o płatności, jak i formalne wezwanie w Twoim imieniu, zapewniając pełne wsparcie na każdym etapie procesu windykacyjnego.
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać mailem?
W Polsce forma dostarczenia wezwania do zapłaty jest dobrowolna i nie określa jej prawo. Oznacza to, że wezwania można wysyłać zarówno pisemnie, jak i ustnie. Niezależnie od tego, czy zostanie ono wysłane telefonicznie, mailowo, listownie czy nawet przez WhatsApp’a: wszystko jest prawnie wiążące.
Zaletą wysłania wezwania listem poleconym jest posiadanie dowodu, że wezwanie zostało odebrane przez Twojego dłużnika lub chociaż została podjęta próba doręczenia. Jest to najlepsze rozwiązanie, jeśli rozważasz w przyszłości wszczęcie postępowania sądowego przeciw dłużnikowi. Poprzez wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym, jesteś w stanie łatwo wykazać, że przed skierowaniem powództwa podjąłeś próbę polubownego rozwiązania sporu.
Co następuje po wezwaniu do zapłaty?
Wskaż w wezwaniu do zapłaty, że jeśli płatność nie zostanie dokonana, przekażesz sprawę firmie windykacyjnej w celu odzyskania należności. W sytuacji, gdy kwota nie zostanie uiszczona do czasu upływu terminu płatności podanego w wezwaniu do zapłaty, zalecamy przekazanie długu specjaliście ds. windykacji.
Klient widzi, że poważnie podchodzisz do zarządzania należnościami i faktycznie podejmiesz działania w przypadku braku płatności. Szybkie działanie zapewnia również dużą szansę na skuteczne odzyskanie długu. Z doświadczenia wiemy, że im dłużej zwlekasz, tym mniejsza szansa, że dłużnik zapłaci. Ponadto zbyt długie zwlekanie może doprowadzić do przedawnienia roszczenia i uniemożliwić jego windykację.
Nie pozwól więc, aby sprawy wymknęły się spod kontroli i przekaż swoje roszczenie naszym prawnikom zajmującym się windykacją już dziś. Natychmiast przejdziemy do działania i zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapewnić zwrot zaległości.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg terminu przedawnienia?
W Polsce roszczenia o zapłatę mają 3-letni okres przedawnienia, tak jak ma to miejsce w niektórych krajach europejskich. Co więcej, zgodnie z polskim prawem możliwe jest przerwanie biegu terminu przedawnienia na 3 sposoby: otrzymanie od dłużnika oficjalnego uznania nieuregulowanych należności oraz wszczęcia postępowania sądowego lub mediacyjnego.
Jeśli żadna z wymienionych sytuacji nie nastąpi, faktura przedawnia się po upływie terminu przedawnienia. W takim przypadku nie można już dochodzić zapłaty faktury sądownie.
To oznacza, że wysłanie wezwania do zapłaty, nawet po upływie terminu płatności faktury, nie może wydłużyć biegu terminu przedawnienia. Im wcześniej przekażesz roszczenie do windykacji, tym większa jest szansa na jego skuteczne odzyskanie.
Co zrobić, gdy klient nie zwróci należności pomimo wezwania do zapłaty?
Wysłałeś ostateczne wezwanie do zapłaty, lecz Twój dłużnik wciąż nie uregulował płatności? W tej sytuacji należy niezwłocznie podjąć kolejne działania. W szczególności, jeśli w piśmie z wezwaniem wspomniałeś, że przekażesz odzyskanie długu kancelarii windykacyjnej. Jest to wskazane, jeśli faktura nadal nie została opłacona. Twój klient zrozumie wtedy, że traktujesz sprawę poważnie i oczekujesz od niego zapłaty.
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszymi specjalistami.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat sporządzania wezwania do zapłaty lub potrzebujesz wsparcia w windykacji należności? Skontaktuj się z naszymi prawnikami ds. windykacji.