¿Cómo redactar un recordatorio de pago?
Enviando una carta recordatoria de pago, avisa a su cliente que la factura ha vencido y debe realizarse su pago. Pero; ¿Cómo redactor un recordatorio de pago correcto para que su cliente pague?
1: Infórmele de que la factura ha vencido
Puede que a Ud. le parezca obvio que su cliente sabe que su factura ha vencido, sin embargo, con un recordatorio redactado en forma cordial a su cliente le quedará claro que la fecha dada para el pago de la factura ha sido sobrepasada y , si se haya tratado de un descuido, que debe realizar el pago.
2: Incluya la información detallada de la factura impagada
Facilite a su deudor el trabajo. Infórmele concretamente de cuáles son las facturas que todavía no están pagadas. Especifique el número, fecha e importe e, incluso, el concepto por el que se ha facturado ( mercancías suministradas o servicios realizados). Puede también enviar una copia. De la factura vencida junto con el recordatorio. Así no cabrán dudas para el deudor de qué facturas deben pagarse.
3: Otorgue un plazo concreto para recibir el pago.
Fije la fecha en la que desea recibir el pago de la factura vencida, por ejemplo, otorgue al cliente un plazo de 14 días para regularizar la factura.
4: Incluya en el recordatorio las consecuencias si no paga
¿Qué consecuencias tendrá para el deudor que siga sin pagar la factura tras recibir el recordatorio? Indique de una manera amable pero firme las posibles consecuencias del impago, por ejemplo, indique que los costes de exteriorizar el recobro pasarán a ser por cuenta del deudor si no paga. Así, en el caso que siga incumpliendo, el deudor sabrá con lo que se enfrenta.
5: Mantenga un tono cordial y profesional
Los impagos de facturas frecuentemente conllevan una gran frustración para la empresa que los sufre, a pesar de ello, procure que su frustración no se vea reflejada en la redacción de una carta de recordatorio de pago.
6: No indique en su carta que se trata del primer recordatorio.
Si indica en su escrito que este es el primer recordatorio de pago, el deudor podrá entender que seguirán más recordatorios tras el primero. Un deudor puede elegir esperar a pagar hasta que reciba más recordatorios sin que esté preocupado por otras posibles medidas que puedan iniciarse. Además, le indicará que tipo de protocolo sigue su empresa cuando existen facturas vencidas y puede usar esta información cuando realice otros pedidos.
7: No envíe ilimitadamente recordatorios de pago
No prolongue la situación de impago innecesariamente, si después de haber enviado varios recordatorios su deudor no paga, ponga el caso en manos de un profesional.
8: Envíe recordatorios de pago siguiendo la legislación aplicable.
Cuando se envía un recordatorio de pago, deben tenerse en cuenta lo que las legislaciones de los diferentes países disponen para su redacción. La redacción de un recordatorio de pago para pedir el pago a un consumidor puede diferir de la redacción de un recordatorio de pago dirigido a una empresa. En ciertos países estos requerimientos están sujetos a estrictas normas para que sean válidos.
9: Redacte el recordatorio en el idioma de su deudor
Para que el recordatorio obtenga el efecto deseado más rápidamente es importante que el deudor comprenda exactamente lo que se le requiere. ¿Su deudor reside en otro país y habla otro idioma? Envíe el recordatorio en el idioma en el que se ha comunicado con el deudor y no en el que Ud. habla y lo que es mejor, envíelo en el idioma materno de su deudor.
Más información sobre recordatorios de pago
¿Quiere obtener más información sobre la redacción de recordatorios de pago? ¿Quiere enviar a su deudor un recordatorio de pago en su lengua materna? Nuestros especialistas estarán encantados de ayudarle a recuperar su impagado. Nuestro equipo de abogados y gestores de impagados, hablan el idioma de su deudor y conocen su cultura, y usos comerciales. Ello hace que puedan conseguir más fácilmente el pago de sus facturas.
