Πώς να γράψω μια καλή υπενθύμιση πληρωμής;
Με μια υπενθύμιση πληρωμής, ενημερώνετε τον πελάτη σας ότι η πληρωμή δεν έγινε εγκαίρως. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από αυτόν τον οφειλέτη να πληρώσει ακόμα την πληρωμή. Αλλά πώς δημιουργείτε μια αποτελεσματική υπενθύμιση που εξασφαλίζει ότι ο πελάτης σας πληρώνει το τιμολόγιό σας το συντομότερο δυνατό;
Συμβουλή 1: Ενημερώστε ότι το τιμολόγιό σας είναι παραμένει απλήρωτο
Μπορεί να ακούγεται πολύ απλό αλλά πρέπει να γίνει άμεσα σαφές στον παραλήπτη ότι πρόκειται για υπενθύμιση πληρωμής. Ενημερώστε τον πελάτη σας ότι τα τιμολόγια δεν έχουν ακόμη πληρωθεί και απαιτήστε να πληρώσουν το οφειλόμενο ποσό.
Συμβουλή 2: Αναφερθείτε στο απλήρωτο τιμολόγιο
Διευκολύνετε τον οφειλέτη σας, ενημερώνοντάς τον σχετικά με το τι αφορά το τιμολόγιο. Προσδιορίστε τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό του τιμολογίου και την πότε κατέστη ληξιπρόθεσμο. Αναφέρετε επίσης τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες για τις οποίες έχει αποσταλεί το τιμολόγιο. Αυτό διευκολύνει τον οφειλέτη ώστε να προχωρήσει γρήγορα στην πληρωμή χωρίς να χρειαστεί να ανατρέξει σε όλα τα τιμολόγια που μπορεί να έχουν εκδοθεί.
Συμβουλή 3: Θέστε συγκεκριμένα όρια πληρωμής
Ενημερώστε τον οφειλέτη σας έως πότε πρέπει να καταβληθεί το τιμολόγιο. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι σε αυτό. Το να θέτετε συγκεκριμένη ημερομηνία είναι καλύτερο από το να αναφέρετε ότι η πληρωμή πρέπει να γίνει εντός συγκεκριμένης προθεσμίας. Είναι διαφορετικό για κάθε χώρα ποιες προθεσμίες πρέπει να χρησιμοποιηθούν. Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε μια προθεσμία 14 ημερών για την πληρωμή του τιμολογίου σας.
Συμβουλή 4: Ενημερώστε για τις συνέπειες μιας καθυστερημένης πληρωμής
Τι συμβαίνει εάν ο οφειλέτης σας εξακολουθεί να μην πληρώνει το τιμολόγιο μετά την υπενθύμιση; Αναφέρετε το αυτό σαφώς στην υπενθύμιση. Για παράδειγμα, θα αναθέσετε την υπόθεση σε μια εταιρία είσπραξης οφειλών εάν δεν καταβληθεί εγκαίρως το ποσό και τα έξοδα είσπραξης θα χρεωθούν στον οφειλέτη. Με αυτόν τον τρόπο ο πελάτης σας όχι μόνο ξέρει τι να περιμένει, αλλά είναι επίσης πιο πρόθυμος να πληρώσει γρήγορα το λογαριασμό σας.
Συμβουλή 5: Παραμείνετε επαγγελματίες και θετικοί
Ένα εκκρεμές τιμολόγιο προκαλεί συχνά μεγάλη απογοήτευση. Αποφύγετε να το δείξετε αυτό στον πελάτη σας. Η επικοινωνία θα πρέπει να διέπεται από ευγένεια και επαγγελματισμό.
Συμβουλή 6: Μη δηλώνετε ποια ειδοποίηση είναι αυτή
Μην δηλώνετε στην επιστολή ότι αυτή είναι η πρώτη υπενθύμιση. Η λέξη «πρώτη» υποδεικνύει ότι υπάρχει και μια δεύτερη. Και ίσως και τρίτη ή παραπάνω. Αυτό θα δώσει στον οφειλέτη μια εικόνα για τη διαδικασία είσπραξης οφειλών και επιτρέπει σε κάποιους οφειλέτες να επωφεληθούν και να αναβάλουν την πληρωμή περαιτέρω.
Συμβουλή 7: Περιορίστε τον αριθμό των υπενθυμίσεων που στέλνετε
Αν και δεν πρέπει να αναφέρετε στην υπενθύμιση σας πόσες υπενθυμίσεις στέλνετε, μπορείτε πάντα να στείλετε μια δεύτερη υπενθύμιση στον πελάτη σας. Απλά βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε πάρα πολλές. Εξάλλου, δεν είναι επιθυμητό να διαρκέσει η διαδικασία είσπραξης οφειλών ένα άσκοπα μεγάλο χρονικό διάστημα. Εάν ο πελάτης σας εξακολουθεί να μην πληρώνει μετά από μερικές υπενθυμίσεις, η συμβουλή είναι να αναθέσετε την υπόθεση είσπραξης οφειλών σε έναν ειδικό.
Συμβουλή 8: Ακολουθήστε τους νόμους
Όταν στέλνετε υπενθύμιση σε έναν πελάτη, πρέπει να εξετάσετε τον νόμο που ισχύει για το περιεχόμενο μιας επιστολής. Σε ορισμένες χώρες η επιστολή σας πρέπει να πληροί ορισμένες προϋποθέσεις διαφορετικά δεν είναι έγκυρη. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε το γράμμα του νόμου.
Συμβουλή 9: Επικοινωνήστε στη γλώσσα του οφειλέτη σας
Για να πείσετε τον οφειλέτη σας να πληρώσει γρήγορα , είναι σημαντικό ο οφειλέτης σας να καταλάβει το περιεχόμενο της επιστολής. Έχετε έναν ξένο οφειλέτη; Μη στέλνετε μια τυποποιημένη υπενθύμιση στη δική σας γλώσσα, αλλά χρησιμοποιείστε την ίδια γλώσσα στην οποία επικοινωνείτε συνήθως με τον πελάτη σας. Η αποστολή επιστολής στη γλώσσα του πελάτη σας διασφαλίζει ότι μπορούν να διαβάσουν και να κατανοήσουν την επιστολή σας.
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιστολές προς υπενθύμιση πληρωμής
Θα θέλατε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αποστολή των ανωτέρω επιστολών; Ή θα θέλατε να στείλετε μια επιστολή στη γλώσσα του οφειλέτη σας; Οι ειδικοί μας στην είσπραξη οφειλών ευχαρίστως θα σας βοηθήσουν στην είσπραξη του εκκρεμούς τιμολογίου σας. Δεν μιλούν μόνο την ίδια γλώσσα με τον οφειλέτη σας, αλλά γνωρίζουν επίσης τους νόμους και τις εμπορικές παραδόσεις της χώρας αυτής. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν γρήγορα να πείσουν τον οφειλέτη σας να πληρώσει τα εκκρεμή σας τιμολόγια.
