Πώς να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή υπενθύμισης οφειλής
Σε περίπτωση που ένα τιμολόγιο είναι ανεξόφλητο από τον πελάτη σας, είναι προτιμότερο να στείλετε μια επιστολή υπενθύμισης οφειλής πριν κινηθείτε νομικά ή προσλάβετε κάποια εισπρακτική εταιρεία. Με την επιστολή υπενθύμισης οφειλής θα ενημερώσετε τον πελάτη σας ότι το τιμολόγιο είναι εκκρεμές και θα του υπενθυμίσετε να πληρώσει το χρέος του. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή υπενθύμισης οφειλής.
Βήμα 1: Ενημερώστε τον πελάτης σας ότι το τιμολόγιο δεν πληρώθηκε
Πρέπει να καταστήσετε άμεσα σαφές στον παραλήπτη ότι η επιστολή πρόκειται για υπενθύμιση πληρωμής όσο προφανές και αν ακούγεται αυτό το βήμα. Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας γνωρίζει ότι το τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί και ότι του ζητάτε να πληρώσει το οφειλόμενο ποσό.
Βήμα 2: Παραπέμψτε στο ανεξόφλητο τιμολόγιο
Διευκολύνετε τον οφειλέτη σας και ενημερώστε τον σε ποιο τιμολόγιο αναφέρεστε. Ορίστε λεπτομερώς τον αριθμό τιμολογίου, το ακριβές ποσό του τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης του. Αναφέρετε επίσης τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες για τις οποίες έχει αποσταλεί το τιμολόγιο. Αυτό καθιστά εύκολο για τον οφειλέτη σας να πληρώσει γρήγορα το εκκρεμές τιμολόγιο.
Βήμα 3: Αναφέρετε συγκεκριμένη ημερομηνία πληρωμής
Ενημερώστε τον οφειλέτη σας πότε αναμένετε να καταβληθεί το τιμολόγιο. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι με αυτό. Ο καθορισμός μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας είναι καλύτερος από μία αίτηση πληρωμής εντός ορισμένου αριθμού ημερών.
Βήμα 4: Ειδοποιήστε τον οφειλέτη για τις συνέπειες μιας καθυστερημένης πληρωμής
Αναφέρετε τις συνέπειες σε περίπτωση καθυστερημένης πληρωμής. Αναφέρετε ότι θα προσλάβετε μια εισπρακτική εταιρεία ή ένα δικηγορικό γραφείο εάν οι πληρωμές καθυστερήσουν. Ενημερώστε τον ότι σε αυτή την περίπτωση θα χρεωθεί επιπλέον το κόστος είσπραξης της οφειλής. Έτσι ο πελάτης σας θα ξέρει τις συνέπειες της μη πληρωμής του τιμολογίου και θα είναι πιο διατεθειμένος να πληρώσει γρήγορα το λογαριασμό σας.
Βήμα 5: Διατηρήστε ευγενικό και επαγγελματικό ύφος
Ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο είναι συχνά αιτία εκνευρισμού και απογοήτευσης. Αυτό είναι αναμενόμενο και κατανοητό αλλά τα συναισθήματα σας δεν πρέπει να φανούν στην επιστολή σας. Στην επικοινωνία σας με τον οφειλέτη πρέπει να κρατήσετε την ηρεμία σας και πάντα να διατηρείτε ευγενικό και επαγγελματικό ύφος.
Βήμα 6: Μην ενημερώσετε τον οφειλέτη σας για τον αριθμό της επιστολής υπενθύμισης
Μην αναφέρετε στην επιστολή σας ότι πρόκειται για την πρώτη επιστολή υπενθύμισης. Αυτό υποδηλώνει ότι θα υπάρξει και δεύτερη ή και τρίτη επιστολή. Έτσι δίνετε στον οφειλέτη μια εικόνα για τη διαδικασία είσπραξης χρεών σας και του δίνετε τη δυνατότητα να καθυστερήσει την πληρωμή μέχρι την τελευταία επιστολή.
Βήμα 7: Μη στείλετε πολλές υπενθυμίσεις
Σε περίπτωση που δεν απαντήσει ο οφειλέτης στην πρώτη υπενθύμιση μπορείτε να στείλετε και δεύτερη υπενθύμιση στον πελάτη σας. Βεβαιωθείτε όμως ότι δεν στέλνετε μεγάλο αριθμό υπενθυμίσεων. Δεν είναι επιθυμητό η διαδικασία είσπραξης χρεών να διαρκέσει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Εάν ο πελάτης σας εξακολουθεί να μην πληρώνει μετά από μερικές υπενθυμίσεις, η συμβουλή μας είναι να αναθέσετε το θέμα συλλογής χρεών σε κάποιον ειδικό. Επιπλέον, πρέπει να λάβετε υπόψη ότι η νομοθεσία διαφέρει ανάλογα με τη χώρα. Σε ορισμένες χώρες απαγορεύεται από την νομοθεσία να στείλετε πάρα πολλές επιστολές υπενθύμισης οφειλών.
Βήμα 8: Επικοινωνήστε στην γλώσσα του οφειλέτη σας
Για να πείσετε τον οφειλέτη σας να πληρώσει γρήγορα είναι σημαντικό να είναι γραμμένη η υπενθύμιση στην γλώσσα του. Μην στείλετε μια τυποποιημένη υπενθύμιση στη δική σας γλώσσα αλλά χρησιμοποιήστε την γλώσσα με την οποία επικοινωνείτε με τον πελάτη σας, η οποία μπορεί να είναι διαφορετική από τη μητρική του. Ωστόσο, είναι προτιμότερο να στείλετε την υπενθύμιση στη γλώσσα του οφειλέτη σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι ο πελάτης σας μπορεί να διαβάσει την επιστολή.
Περισσότερες πληροφορίες
Θα θέλατε περισσότερες πληροφορίες για το πώς να γράψετε μια επιστολή υπενθύμισης οφειλών; Ή θα θέλατε να στείλετε υπενθύμιση στη γλώσσα του οφειλέτη σας; Οι ειδικοί μας στη συλλογή χρεών σας θα χαρούν να σας βοηθήσουν στη συλλογή του ανεξόφλητου τιμολογίου σας. Οι διεθνείς δικηγόροι μας στη Bierens δεν μιλάνε μόνο την ίδια γλώσσα με τον οφειλέτη σας αλλά έχουν και γνώση και εμπειρία από τη νομοθεσία, τους κανονισμούς, τα εμπορικά έθιμα και τον πολιτισμό της χώρας. Αυτό διευκολύνει την επικοινωνία με τον οφειλέτη σας και τους παροτρύνει να πληρώσουν τα ανεξόφλητα τιμολόγια πιο γρήγορα.
