9 rad, jak sepsat výzvu k úhradě dluhu

Výzvou k úhradě dluhu dlužníkovi připomenete, že evidujete faktury po splatnosti. Současně dlužníka vyzvete k úhradě a dáte mu dodatečný termín k platbě. Jak takový dokument sepsat, aby následně došlo k uhrazení Vašich faktur?

Tip 1: Informujte dlužníka o faktuře po splatnosti

Může se zdát evidentní, že dlužník tyto informace již má, ovšem je vhodné neuhrazenou fakturu specifikovat. Dlužník tak bude mít přesné informace a může provést kontrolu ve svém účetnictví. Rozhodně uveďte konkrétní fakturu a vyzvěte dlužníka k její úhradě.

Tip 2: Specifikujte fakturu po splatnosti

Pokud přesně uvedete, jaká faktura je neuhrazená, usnadníte dlužníkovi situaci. Specifikujte číslo faktury, částku a datum splatnosti. Je také vhodné připomenout, jaké obchodní transakce se tato faktura týkala. Tímto získá dlužník kompletní přehled o situaci a může tak dluh obratem uhradit.

Tip 3: Určete dodatečný termín splatnosti

V upomínce k platbě jasně specifikujte, k jakému dni očekáváte, že bude dluh uhrazen. Buďte konkrétní a specifikujte konkrétní datum nebo počet dnů po doručení výzvy. V různých zemích jsou různé standardy ohledně tohoto dodatečného termínu. My doporučujeme dát dlužníkovi dodatečných 14 dní.

Tip 4: Upozorněte dlužníka na důsledky neuhrazení faktury

Co se stane, pokud dlužník ani po zaslání výzvy a určení dodatečného termínu platbu neprovede? Jasně tyto důsledky specifikujte. Můžete poté například předat případ k vymáhání inkasní agentuře nebo právní kanceláři. Společně s tímto krokem se také zvýší celková výše pohledávky. Tak bude dlužník informován o možných následcích a často se rozhodne dluh obratem uhradit.

Tip 5: Zůstaňte pozitivní a profesionální

Neuhrazené faktury často vedou k frustraci. Tu na sobě ovšem nenechejte znát a s dlužníkem komunikujte přátelsky. Je důležité zaslat výzvu, která není zastrašující a ve které udržíte profesionální a milý tón. Mohlo také dojít k pouhému nedorozumění na straně dlužníka a je tedy třeba zachovat pozitivní tón.

Tip 6: Neuvádějte, o kolikátou výzvu se jedná

Ve výzvě k platbě neuvádějte, že se jedná o první výzvu. Toto označení by mohlo evokovat fakt, že další výzvy budou následovat a dlužník by tak mohl nabýt dojem, že není třeba situaci věnovat příliš pozornosti.

Tip 7: Zašlete pouze omezený počet upomínek

Ačkoli v jednotlivých upomínkách neindikujete o kolikátou výzvu se jedná, vždy zašlete alespoň dvě upomínky. Ujistěte se ale, že upomínek nezašlete příliš. Není vhodné vymáhání pohledávky příliš protahovat. Pokud Váš dlužník ani po několika upomínkách dluh neuhradí, předejte případ profesionálům.

Tip 8: Dodržujte zákony

Pokud zasíláte upomínku, dodržujte přitom zákony. V některých zemích je počet upomínek omezen, v některých zemí mají upomínky předepsané parametry. Je vhodné si tato pravidla vyhledat.

Tip 9: Komunikujte v jazyce dlužníka

Pro efektivní vymáhání pohledávek je vhodné, aby dlužník v rámci celého procesu rozuměl všem informacím a aby komunikace probíhala bez potíží. Pokud máte dlužníka v zahraničí, s nímž máte potíže s komunikací, nechejte se representovat někým, kdo bude s dlužníkem komunikovat v jeho jazyce.

Více informací o upomínkách k platbě

Přejete si získat více informací ohledně zasílání upomínek ohledně neuhrazených faktur? Přejete si zaslat upomínku v jazyce dlužníka? Náš tým mezinárodních právníků a inkasních specialistů Vám rád pomůže. Mluvíme jazykem dlužníka a pohledávky vymáháme v souladu s místní kulturou a zvyky. Díky těmto aspektům vymáháme pohledávky efektivně.