Cum redactati o notificare de plata

Cand ar trebui sa trimiteti o notificare de plata?

Este recomandat sa trimiteti o notificare de plata in cazul in care deja i-ati trimis, fara succes, un reminder de plata debitorului. In notificarea de plata trebuie sa mentionati ca veti solicita serviciile unei agentii de colectare daca nu primiti banii. Specificati de asemenea ca debitorul va suporta costurile colectarii in acest caz.

Cate remindere sau notificari de plata ar trebui sa trimit inainte sa apelati la o agentie de colectare?

Pentru creantele comerciale nu exista reglementari privind numarul de remindere de plata pe care le puteti trimite. Puteti chiar sa contactati imediat o agentie de colectare sau un avocat specializat in recuperare de creante, insa nu este recomandat. Cel mai bine este sa va contactati mai intai debitorul. Astfel puteti mentine o relatie buna cu acesta.

Notificare de plata fara un reminder de plata in prealabil

Vreti sa trimiteti direct o notificare de plata, in loc sa trimiteti mai intai un reminder de plata? Puteti face acest lucru fara probleme. Puteti inclusiv sa solicitati direct serviciile unei agentii de colectare imediat dupa expirarea termenului de plata. Totusi, o astfel de masura nu este indicata.

Va recomandam sa trimiteti mai intai un reminder de plata prietenesc. Daca acesta nu are succes, trimiteti o notificare de plata. In aceasta notificare trebuie sa mentionati ca veti solicita serviciile unei agentii de colectare daca nu primiti banii. Specificati de asemenea ca debitorul va suporta costurile colectarii in acest caz.

In majoritatea cazurilor, debitorul efectueaza plata fie dupa primirea primului reminder, fie dupa primirea notificarii de plata. Daca niciuna dintre aceste scrisori nu are succes, va sfatuim sa apelati la serviciile unor specialisti in recuperare de creante.

Ce ar trebui sa includeti in notificarea de plata?

Scopul notificarii de plata este acela de a va determina debitorul sa efectueze plata imediat. De aceea, este foarte important sa trimiteti o scrisoare cat mai clara. Asadar, asigurati-va ca includeti urmatoarele sectiuni in notificarea dumneavoastra:

1. Informati-va debitorul ca nu ati primit banii inca

Scopul reminderului de plata trebuie sa fie clar pentru clientul dumneavoastra: are o factura restanta pe care trebuie sa o achite cat mai curand posibil.

2. Specificati factura la care va referiti

O notificare de plata clara trebuie sa mentioneze factura restanta la care va referiti. Va recomandam sa indicati, de asemenea, produsele sau serviciile livrate, numarul facturii, suma restanta si termenul limita pentru efectuarea platii. Cu cat notificarea este mai clara, cu atat sansele ca debitorul sa achite rapid factura sunt mai mari. La urma urmei, informatiile clare il vor ajuta sa economiseasca timp, deoarece nu va mai trebui sa faca verificari.

3. Mentionati toate costurile pe care debitorul trebuie sa le acopere

Mentionati suma totala pe care debitorul trebuie sa o achite. Pe langa valoarea cererii dumneavoastra, includeti si costurile suplimentare, precum dobanzile si costurile colectarii.

4. In ce cont trebuie sa vireze banii?

Indicati numarul contului bancar in care debitorul trebuie sa va vireze banii.

5. Specificati un termen de plata concret

Informati-va debitorul privind termenul limita pentru efectuarea platii. Este recomandat sa trimiteti notificarea prin posta cu confirmare de primire, iar in continut sa mentionati ca acordati un numar de zile de la data primirii notificarii. In cazul creantelor comerciale, va sfatuim sa acordati un termen de plata de 5 zile. Desigur insa, puteti sa stabiliti un termen mai scurt sau mai lung, in functie de preferintele dumneavoastra. Verificati de asemenea termenul uzual de plata din tara debitorului dumneavoastra.

6. Mentionati consecintele neefectuarii platii

Este important sa ii comunicati debitorului ce se va intampla in cazul in care nu efectueaza plata. Astfel aveti mai multe sanse de reusita. In general, comunicandu-i debitorului faptul ca veti solicita serviciile unei agentii de colectare in cazul sau ale unui avocat specializat in recuperare de creante, il convingeti sa achite factura. Daca, de exemplu, urmeaza sa ii livrati bunuri debitorului, il puteti anunta ca nu veti mai livra decat dupa ce va achita factura restanta.

7. Calculati dobanzile si costurile acumulate ca urmare a neefectuarii platii la timp

Atunci cand clientul dumneavoastra nu va achita la timp factura, aveti dreptul sa pretindeti dobanzi penalizatoare, precum si cheltuieli suplimentare pentru recuperarea de creante. Ii puteti cere debitorului sa acopere aceste costuri.

Va recomandam sa stabiliti aceste costuri in prealabil, in termenii si conditiile generale. In general, este recomandat sa stabiliti costuri reprezentand minimum 15% din valoarea cererii, dar nu mai mici de €250. De asemenea, includeti o dobanda de 1% pe luna.

Este important ca termenii si condiitiile generale sa fie corecte si comunicate anterior oricarei comenzi plasate catre dumneavoastra. In caz contrar, riscati sa nu mai fie valabile si prin urmare, nu veti mai putea solicita achitarea costurilor acumulate ca urmare a neefectuarii platii la timp de catre debitor. Astfel de situatii sunt frecvente. Asigurati-va ca acest lucru nu vi se intampla.

Avocatii Bierens sunt pregatiti sa va ofere consiliere pentru termenii si conditiile generale.

Modalitati de trimitere a notificarii de plata

Puteti trimite notificarea de plata fie prin e-mail, prin posta sau prin scrisoare cu confirmare de primire. Sfatul nostru este sa o trimiteti cu confirmare de primire. Este recomandat totusi ca mai intai sa va sunati debitorul si sa il intrebati de ce nu a efectuat plata. Daca in urma apelului telefonic primiti banii, nu va mai fi necesar sa trimiteti o notificare scrisa.

Apelul telefonic nu a avut succes? Va recomandam sa trimiteti o notificare de plata scrisa, prin care va informati debitorul ca trebuie sa achite factura restanta. Acest lucru va poate ajuta in cazul in care veti demara procedurile juridice mai tarziu. Astfel veti putea sa dovediti ca ati facut tot posibilul pentru a va colecta datoria pe cale amiabila.

In ce limba ar trebui sa redactati notificarea de plata?

Nu ii trimiteti o notificare de plata standard debitorului. Cu cat scrisoarea este mai clara si detaliata, cu atat sansele dumneavoastra de reusita cresc. Daca aveti debitori in strainatate, este important sa le trimiteti o notificarea de plata intr-o limba pe care o inteleg. Daca de obicei folositi limba engleza in comunicarea cu debitorul dumnevoastra, trimiteti notificarea in engleza.

Ideal ar fi, insa, sa trimiteti o notificare de plata in limba debitorului dumneavoastra. Stim din proprie experienta ca probabilitatea ca debitorul sa achite factura este mai mare atunci cand primeste o notificarea in limba sa materna. De exemplu, pentru un debitor german, o notificare de plata in limba germana este mult mai eficace.

Doriti mai multe informatii despre redactarea unei notificari de plata?

Doriti mai multe detalii despre redactarea si trimiterea unei notificari de plata? Aveti nevoie de asistenta pentru redactarea scrisorii in limba debitorului dumneavoastra? Avocatii si specialistii nostri in recuperare internationala de creante va stau la dispozitie. Ei vorbesc limba debitorului dumneavoastra si cunosc legislatia, cultura si traditiile din tara acestuia. Astfel, ei va pot ajuta sa va recuperati rapid banii.