Cum redactati un reminder de plata

Care este momentul potrivit pentru trimiterea unui reminder de plata?

Va recomandam sa trimiteti un reminder de plata imediat ce termenul de plata a expirat. Astfel demonstrati ca va gestionati creantele intr-un mod eficient si ca tratati facturile restante cu seriozitate. In plus, este posibil sa fi intervenit o neintelegere privind efectuarea platii. De aceea ar trebui sa actionati cu promptitudine.

Cate remindere de plata ar trebui sa trimiteti?

Depinde de situatie. Daca debitorul dumneavoastra este un partener de afaceri, nu exista nicio regula privind trimiterea reminderelor de plata. Puteti inclusiv sa solicitati direct serviciile unei agentii de colectare daca partenerul de afaceri nu a efectuat plata inainte de termen. Totusi, aceasta abordare nu este recomandata. Cel mai bine ar fi ca mai intai sa va sunati debitorul si sa ii trimiteti un reminder de plata prietenesc. Astfel puteti mentine o relatie buna.

Primul reminder de plata nu a avut niciun efect asupra debitorului? Trimiteti o notificare de plata in care mentionati ca veti solicita serviciile unei agentii de colectare daca nici de aceasta data nu efectueaza plata inainte de termen. Mentionati de asemenea ca in acest caz va trebui sa achite si costurile colectarii.

Sfat: Nu va numerotati reminderele de plata!

Chiar daca intentionati sa ii trimiteti mai multe remindere de plata debitorului dumneavoastra, nu ii comunicati acest lucru. Daca vede cuvintele „primul reminder de plata” sau „al doilea reminder de plata” in scrisoare, debitorul va sti ca vor mai urma si altele. Asadar, va intelege ca are la dispozitie mai mult timp pentru a plati si ca procesul de recuperare de creante nu a inceput inca.

De aceea va recomandam sa includeti doar cuvintele „reminder de plata” in scrisoare. Astfel debitorii il vor trata cu mai multa seriozitate si nu vor amana plata pana la urmatoarea scrisoare.

Ce ar trebui sa includa un reminder de plata?

Scopul unui reminder de plata este acela de a va asigura ca debitorul stie ca are o factura restanta. De aceea este foarte important sa redactati o scrisoare clara. Sansele de reusita cresc daca debitorul dumneavoastra stie exact ce se va intampla in cazul in care nu achita factura. Asadar, scrisoarea dumneavoastra ar trebui sa includa urmatoarele elemente:

1. Informati-va debitorul ca inca nu a efectuat plata

Scopul reminderului de plata trebuie sa fie clar pentru clientul dumneavoastra: are o factura restanta pe care trebuie sa o achite cat mai curand posibil.

2. Specificati factura la care va referiti

Pentru ca reminder-ul de plata sa fie clara, este important sa specificati factura la care va referiti. De asemenea, mentionati bunurile livrate sau serviciile prestate, numarul facturii si termenul limita pentru efectuarea platii. Procesul de recuperare de creante se va desfasura mai rapid daca debitorul stie la ce factura va referiti.

3. Mentionati toate costurile pe care debitorul trebuie sa le acopere

Este necesar sa ii comunicati de asemenea debitorului suma totala pe care trebuie sa o achite. Pe langa suma reprezentand plata facturii, trebuie sa mentionati orice alte costuri acumulate, cum ar fi dobanda sau costurile colectarii de creante.

4. In ce cont trebuie sa vireze banii?

Din nou: faceti efectuarea platii cat mai usoara pentru clientul dumneavoastra. Specificati numarul contului in care trebuie sa vireze banii.

5. Specificati un termen de plata concret

Informati-va debitorul privind termenul limita pentru efectuarea platii. In cazul creantelor comerciale, va sfatuim sa acordati un termen de plata de 5 zile. Desigur insa, puteti sa stabiliti un termen mai scurt sau mai lung, in functie de preferintele dumneavoastra. Verificati de asemenea termenul uzual de plata din tara debitorului dumneavoastra.

Cum trimiteti un reminder de plata: prin posta, ca scrisoare recomandata sau ca e-mail?

Deoarece un reminder de plata nu este un document juridic, il puteti trimite oricum doriti. Puteti chiar sa solicitati plata direct prin telefon, nu neaparat in scris. Din pacate, in acest caz nu ati avea dovada transmiterii informatiei.

Daca alegeti sa redactati reminderul de plata, il puteti trimite fie prin e-mail, fie ca scrisoare recomandata. Avantajul trimiterii ca scrisoare recomandata este confirmarea de primire. Cu toate acestea, in ziua de azi comunicarea se face in general prin e-mail. Asadar, ii puteti trimite reminderul de plata debitorului dumneavoastra prin e-mail sau chiar pe WhatsApp.

Atentie! Recomandam totusi ca ultimul reminder de plata sa fie trimis ca scrisoare recomandata.

Includerea costurilor in reminder-ul de plata

Ii puteti cere debitorului dumneavoastra sa suporte costurile de colectare pentru facturile restante. Sfatul nostru insa este sa mentionati acest aspect de-abia in ultimul reminder de plata.

In ce limba ar trebui sa redactati reminder-ul de plata?

Daca desfasurati afaceri internationale, nu are niciun sens sa ii trimiteti unui debitor strain un reminder de plata in limba romana. Daca nu intelege scrisoarea, sansele ca acesta sa achite factura sunt foarte mici. De aceea va recomandam sa redactati intotdeauna reminder-ul de plata in limba in care comunicati cu debitorul dumneavoastra. Daca redactati scrisoarea in limba debitorului dumneavoastra va sporiti sansele de reusita in recuperarea creantelor.