6 tipů pro telefonování s dlužníky
Jak postupovat, aby byl telefonát s dlužníkem úspěšný?
Telefonáty s Vašimi dlužníky mohou být nepříjemné, ovšem jedná se o nutnou součást podnikání. Pokud jednáte s protistranou, vůči které máte pohledávku, přečtěte si zde naše tipy na to, jak se na takový telefonát připravit.
1. Zůstaňte klidní
Hovory, jejichž obsahem jsou neuhrazené faktury, nejsou příjemné ani pro jednu ze stran. Dlužníci mohou někdy být emotivní až agresivní. Pamatujte si, že je důležité zachovat klidný tón, profesionalitu a pragmatičnost. Cílem hovoru je uhrazení faktury a je důležité udržet komunikaci na úrovni. Pokud dlužníkovi ukážete, že jste otevření diskuzi či hádce, můžete tak oslabit svou pozici.
2. Buďte připraveni
Vyhledejte dokumentaci, včetně objednávek, faktur a předchozí komunikace. Budete tak připraveni na dlužníkovu reakci a budete mít k dispozici veškerá fakta ohledně Vašeho obchodního vztahu. Pokud je máte k dispozici, mějte připraveny tyto informace:
- Smlouvu a smluvní podmínky
- Výši dlužné částky
- Neuhrazené faktury a jejich data
- Specifikaci zboží/služeb
- Předchozí e-mailovou komunikaci
Tento krok může sloužit k více účelům. Díky kompletnímu přehledu můžete zůstat klidní a budete před sebou mít veškeré informace ohledně tohoto obchodního vztahu. Máte s dlužníkem určitý obchodní vztah, jehož podmínky nebyly dodrženy. I když je možné, že má dlužník k neuhrazení pohledávky jisté důvody, nezapomínejte na to, jaké jste si původně stanovili podmínky.
3. Pokládejte otevřené otázky
Pokud se budete dlužníka ptát na otázky, na které lze odpovědět pouze ano nebo ne, dovolíte mu tak rychle ukončit konverzaci. Vždy před reakcí na dlužníkovu odpověď chvilku vyčkejte a promyslete si svou odpověď. Toto Vám může pomoci udržet klidný a profesionální tón hovoru. Kdy dlužník uhradí fakturu? Plánuje vůbec dlužník fakturu uhradit? Čím více informací dlužník prozradí, tím více budete připraveni na vyjednávání.
4. Ujednejte jasnou dohodu
Během hovoru s dlužníkem možná dojdete k závěru, že dodržení původní dohody není možné. Nevzdávejte se. Vždy máte prostor k vyjednávání náhradních variant a stále máte šanci, že bude Vaše faktura uhrazena, pouze za jiných podmínek. Během hovoru tyto podmínky vyjednejte. Ujistěte se, že je hovor ukončen s jasně danými novými podmínkami platby.
5. Dohodu písemně potvrďte
Během hovoru si pište poznámky a následně novou dohodu s dlužníkem písemně potvrďte. V e-mailu stručně shrňte průběh hovoru a požádejte dlužníka o písemné potvrzení nových podmínek. Pokud dlužník tuto novou dohodu nedodrží, může takový e-mail vylepšit Vaši pozici.
6. Nevzdávejte se
Tento bod je nejdůležitější. Pokud jsou Vaše snahy o vyřešení situace neúspěšné, stále jste nevyčerpali své možnosti. Náš tým právníků a inkasních specialistů Vám může pomoci.
Pro více informací, jak sepsat výzvu k úhradě dluhu, klikněte ZDE.
Pro právní zastoupení či radu ohledně Vašich zahraničních pohledávek, klikněte ZDE.
