Comment faire un bon rappel de paiement ?
Avec un rappel de paiement, vous informez votre client que son paiement est en retard. Vous demandez également à ce qu'il paie sa facture. Mais comment faire un rappel efficace garantissant que votre client paie votre facture le plus rapidement possible ?
Astuce 1 : Soyez clair et informez votre débiteur que votre facture est en attente
Le destinataire de votre courrier doit immédiatement comprendre qu'il s'agit d'un rappel de paiement. Informez votre client que les factures n'ont pas encore été payées et que vous lui demandez de payer le montant dû.
Astuce 2 : Fournissez des informations concernant la facture impayée en question
Facilitez la tâche de votre débiteur en lui fournissant toutes les informations concernant la facture impayée en question. Spécifiez le numéro, le montant et la date d'échéance de la facture. Indiquez également les produits ou services pour lesquels la facture a été envoyée. Votre débiteur n'aura pas à faire de recherche pour déterminer de quelle facture il s’agit et cela accélèrera le processus de paiement.
Astuce 3 : Imposez un délai de paiement précis
Dites à votre débiteur quand vous vous attendez à ce que la facture soit payée. Soyez aussi concret que possible à cet égard. Précisez donc une date spécifique plutôt qu'une période de paiement. Nous vous recommandons d'utiliser un délai de paiement de 14 jours.
Astuce 4 : Précisez les conséquences d'un paiement tardif
Que se passe-t-il si votre débiteur ne paie pas la facture malgré votre rappel ? Soyez clair dans votre courrier. Expliquez par exemple que vous transmettrez votre créance à une société de recouvrement si elle n’est pas payée à temps. Précisez également que les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur. Ainsi, votre client saura non seulement à quoi s'attendre, mais il sera également plus enclin à payer votre facture rapidement.
Astuce 5 : Restez professionnel et positif
Une facture impayée provoque souvent beaucoup de frustration. Abstenez-vous de le montrer dans vos échanges avec votre client. Restez courtois et professionnel.
Astuce 6 : N’indiquez pas le numéro du rappel
N'indiquez pas sur la lettre qu'il s'agit du premier rappel. Le mot "premier" suggère qu'il en existe aussi un deuxième, un troisième, etc. Certains débiteurs profitent de ce terme pour différer leur paiement.
Astuce 7 : Limitez le nombre de rappels que vous envoyez
Assurez-vous de ne pas envoyer trop de rappels de paiement. Cela rendrait le processus de recouvrement inutilement long et parfois sans fin si votre débiteur refuse de payer. Si ce dernier n'a toujours pas réglé sa facture après quelques rappels, il est conseillé d'externaliser votre cas de recouvrement auprès d'un spécialiste.
Astuce 8 : Respectez les règles juridiques
Lorsque vous envoyez un rappel de paiement à un client, vous devez tenir compte des règles juridiques applicables à son contenu. Dans certains pays, votre lettre de mise en demeure doit répondre à certaines exigences, sinon celle-ci n'est pas valable. Assurez-vous de suivre les lois en place.
Astuce 9 : Communiquez dans la langue de votre débiteur
Pour que votre débiteur puisse rapidement payer, il est important qu’il comprenne le texte du rappel. Avez-vous un débiteur étranger ? N'envoyez pas de rappel standard en français et utilisez la même langue que celle dans laquelle vous communiquez avec votre client. L'envoi d'un rappel dans la langue de votre client garantit qu'il peut lire et comprendre votre lettre.
Obtenir plus d'informations
Souhaitez-vous obtenir plus d'informations sur l'envoi d'un rappel de paiement ? Souhaitez-vous envoyer un rappel dans la langue de votre débiteur ? Nos spécialistes internationaux en recouvrement de créances sont heureux de vous aider à recouvrer votre facture impayée.
Ils parlent non seulement la même langue que votre débiteur, mais connaissent également les lois et les traditions commerciales de son pays. Cela signifie qu'ils peuvent rapidement convaincre votre débiteur de payer vos factures impayées.
