QUESTIONS GÉNÉRALES
Comment puis-je changer mes coordonnées ou adresse?
Signalez vos modifications au secrétariat concerné. L’équipe en question se chargera que vos coordonnées soient modifiés. Si vous n’avez pas l’adresse email du secrétariat sous la main, vous pouvez également signaler les changements à votre personne de contact. Nous changerons en conséquence vos coordonnées.
Que faire si j’ai une insatisfaction à signaler ?
Chez Bierens, nous prenons la satisfaction de nos clients et la qualité de nos services très au sérieux. Si malgré tout, vous étiez insatisfait de nos services, votre plainte sera prise en charge conformément à notre procédure de traitement des plaintes.
RECOUVREMENT DE CREANCES
Est-ce que nous traitons également de recouvrement de créances à l’encontre de particuliers ?
En principe, non, nous ne traitons que de recouvrements de créances à l’encontre d’entreprises. C’est notre activité dominante. Le recouvrement de créances à l’encontre de particuliers suppose une approche différente de celle à l’encontre d’entreprises.
Quelle est la différence entre une agence de recouvrement de créances et une société d’avocats dont l’activité dominante est le recouvrement de créances ?
De façon générale, il y a trois types d’acteurs dans le domaine du recouvrement de créances : les agents de recouvrement de créances, les huissiers de justice et les avocats dont l’activité dominante est le recouvrement. Les agents de recouvrement de créances sont souvent spécialisées dans le recouvrement contre des particuliers, nous en tant qu’avocats dont l’activité dominante est le recouvrement, notre force est plutôt le recouvrement de dettes commerciales. En outre, les avocats ont accès à d’autres moyens en vue d’obtenir le recouvrement d’une créance impayée.
J’aimerais préserver ma relation commerciale avec le débiteur. Est-ce une option possible ?
Bien sûr que c’est une option possible. En principe, notre approche est une approche ferme afin de permettre une efficacité maximum. Toutefois, si vous préférez une approche différente, par exemple parce que vous souhaitez préserver votre relation commerciale avec le débiteur, nous ferons appel à une approche plus souple. Merci de contacter la personne chargée de votre dossier pour discuter de la meilleure approche pour votre dossier spécifique.
Est-ce que nous traitons également les dossiers de recouvrement de créances qui ont déjà été d’abord traité par un autre partenaire du recouvrement (deuxième placement)?
Cela dépend. En général, nous n’acceptons pas les dossiers de recouvrement de créances qui ont déjà été traités par un autre partenaire du recouvrement. Souvent, cet autre partenaire du recouvrement a déjà adopté une approche qui n’est pas compatible avec la nôtre. Il en résulte que nous ne sommes pas en mesure de vous offrir la meilleure qualité dans notre processus de recouvrement. Pour plus d’information, prenez contact avec l’un de nos employés.
PROCESSUS DE RECOUVREMENT DE CREANCES
Que dois-je faire avant de vous transmettre mon dossier de recouvrement ?
Il n’y a pas de processus préétabli en matière de dettes commerciales. Si votre client ne vous règle pas vos factures, il est usuel d’envoyer des relances après l’échéance de la facture. Vous ne recevez aucune réponse ? Alors vous pouvez déjà nous transmettre votre dossier afin que nous fassions le nécessaire pour le paiement de vos factures.
Comment puis-je transmettre mon dossier de recouvrement de créances ?
Vous êtes nouveau chez nous ? Si vous voulez nous transmettre votre dossier de recouvrement d’impayés, faites-le sur notre site internet tout simplement. Vous pouvez utiliser notre page de téléchargement de dossier. Afin de nous permettre d’agir sans délai, il est important que vos coordonnées, ceux de votre débiteur, et les données concernant votre créance sont exactes. Une fois que vous êtes client chez Bierens, vous recevrez des identifiants de connexion (dans les 3 jours de la transmission de votre premier dossier) qui vous permettrons de transférer vos dossiers au travers de notre portail internet.
Que se passe-t-il une fois que vous avez transmis votre dossier de recouvrement d’impayés ?
Après que vous ayez mis votre dossier de recouvrement entre nos mains, vous recevrez immédiatement un email vous confirmant que vos données ont été correctement transférées. Votre dossier arrive ensuite chez notre service d’ouverture des dossiers (Intake). Nous ouvrons le dossier et le confions au meilleur professionnel pour le traiter. En 24 heures, vous recevrez un email de confirmation d’ouverture du dossier. Dans le même temps, votre débiteur recevra sa première mise en demeure d’avoir à régler immédiatement vos factures.
Combien de temps en moyenne est-ce que le processus de recouvrement dure ?
À chaque fois que cela est possible, nous commençons le recouvrement hors de toute procédure judiciaire, c’est-à-dire sans l’intervention d’un tribunal. Ce processus est assez court car le délai figurant sur nos mises en demeure pour payer vos factures est le plus réduit possible. Si une procédure judiciaire doit être envisagée, alors le processus de recouvrement sera plus long. Le temps que cela prendra peut être très variable selon les circonstances. Certaines procédures sont plus longues que d’autres et selon les pays, la justice est plus ou moins lente ou au contraire rapide et efficace.
Qui va s’occuper de mon dossier ?
Après que vous ayez transmis votre dossier, votre dossier arrive au département d’ouverture des dossiers (Intake). C’est à ce moment-là que nous nous assurons que votre dossier soit transmis au professionnel adéquat. Souvent, il s’agit de quelqu’un qui a de l’expérience dans votre secteur d’activité ou est spécialisé dans le recouvrement d’impayés dans le pays de votre débiteur. De cette façon, vous pouvez être certain que nous avons confié votre dossier au professionnel qui saura le traiter.
Est-ce qu’un recouvrement amiable de créances peut être interrompu avant la fin du processus ?
Il est possible de nous instruire d’interrompre le processus de recouvrement soit de façon définitive ou temporaire. Dans ce cas, nous cesserons d’agir à l’encontre de votre débiteur. Avez-vous décidé de tenter de trouver vous-même un accord amiable avec votre débiteur ? Alors n’oubliez pas d’y prendre en compte les frais et intérêts. Conformément à notre politique de recouvrement, nous tentons d’obtenir paiement de ces frais et intérêts par votre débiteur. Si vous n’intégrez pas ces frais dans votre accord amiable avec le débiteur, vous prenez le risque de devoir nous les régler sans plus pouvoir les réclamer au débiteur.
Que faire si le débiteur me contacte directement ?
Si votre débiteur vous contacte directement, par exemple pour trouver un arrangement à l’amiable, alors renvoyez-le vers la personne en charge de votre dossier chez Bierens. Cela nous permettra de maintenir la pression maximum même dans le cadre d’un accord amiable. Cela vous évitera également d’avoir à régler plus tard les frais sans pouvoir les imputer sur le débiteur du fait de votre négociation directe.
Que faire si le débiteur me règle directement ?
Si votre débiteur vous règle directement les sommes impayées, informez-en dès que possible la personne en charge de votre dossier.
Comment serai-je tenu au courant des évolutions de mon dossier ?
Sur notre portail internet, vous pouvez consulter 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 les derniers développement de votre dossier de recouvrement d’impayés. Vous êtes nouveau chez Bierens ? Alors vous recevrez des identifiants par email en quelques jours ouvrables. Bien sûr, vous pouvez également contacté votre personne de contact.
RÉDACTION DE CONTRATS ET CONSEIL JURIDIQUE
Pouvez-vous me rédiger un contrat ?
Notre cabinet emploie de nombreux spécialistes dans le domaine du droit des contrats. Nous avons la connaissance et l’expérience pour vérifier et rédiger divers types de contrats. Si vous aimeriez faire appel à nos services pour la vérification ou la rédaction d’un contrat, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle.
LITIGES COMMERCIAUX
Êtes-vous capables de résoudre des litiges sans l’intervention d’un tribunal ?
Évidemment, nous essaierons toujours de régler les litiges sans faire intervenir un juge. Après tout, les procédures judiciaires coûtent souvent beaucoup de temps et d’argent. En outre, nos règles déontologiques nous obligent à tenter la recherche d’une solution amiable à tout conflit. C’est seulement si les procédures judiciaires sont inévitables que nous vous conseillerons en conséquence. Bien sûr, nous n’entamons de procédures judiciaires qu’avec votre accord exprès.
PROCÉDURES JUDICIAIRES
Quand est-ce que vous entamerez des procédures judiciaires ? Est-ce déterminé ?
Nous essaierons toujours de régler un conflit à l’amiable. C’est seulement si une procédure judiciaire est inévitable, que nous vous la conseillerons. Nous prendrons toujours en compte vos chances de succès dans la procédure judiciaire ainsi que les coûts à envisager. Bien sûr, nous n’engagerons rien sans votre permission expresse.
Puis-je decider de lancer une procédure judiciaire immédiatement ?
Oui, c’est possible. Toutefois, nous conseillons en général de tenter une phase amiable préalable.
Puis-je me défendre moi-même devant un tribunal ou ai-je besoin d’un avocat ?
Cela dépend. Devant certains tribunaux, comme le tribunal de commerce en France par exemple, vous pouvez vous défendre vous-même si vous le souhaitez. Nous vous conseillons toutefois de faire appel à un avocat pour vous assister. Devant d’autres tribunaux, la défense par soi-même n’est pas possible, comme le Tribunal de Grande Instance en France. A ce moment-là, vous serez obligés de faire appel à un avocat.
Combien de temps dure les procédures judiciaires ?
C’est très variable. La durée des procédures judiciaires dépendent de nombreux facteurs :
- Quel type de procédure est entamé ? Un procédure de référé en France peut être réglée en moins d’un mois tandis qu’une procédure classique dite « au fond » durera au minimum 6 mois et peut prendre plus d’un an ;
- Dans quel pays la procédure est-elle mise en œuvre ? Aux Pays-Bas, par exemple, les procédures sont relativement courtes alors que dans d’autres pays, elles peuvent être plus longues qu’en France ;
- L’agenda du tribunal. Prévoir une audience prend du temps. Certains tribunaux sont trop débordés avec un effectif insuffisant pour permettre de prévoir une audience rapide.
- La complexité du dossier. Si le dossier est complexe, la procédure peut être rallongée de 6 mois à un an de plus qu’une procédure normale pour un cas simple ;
- L’option de l’appel est mise en œuvre ? Après la première instance des procédures judiciaires, les parties en cause ont parfois la possibilité de faire appel, ce qui rallonge encore plus la procédure.
Combien ça coûte une procès ?
Les coûts d’une procédure qui sont parfois aussi appelés dépens incluent les coûts suivants :
- Les frais de greffe qui sont en général dus au tribunal dès le début du procès ;
- Les honoraires de l’avocat ; nous travaillons soit sur tarif horaire convenu à l’avance avec vous, soit par tarif fixe pour l’intégralité de la procédure.
Si le tribunal décide de faire droit à votre demande, une partie de vos frais seront imputés sur le débiteur.
Si vous gagnez la procédure judiciaire, vos frais seront-il remboursés par la partie adverse ?
Si le tribunal prend une décision qui vous est favorable (pour sa plus grande part), alors vous pourrez récupérer les frais de la procédure à l’encontre de la partie adverse. Nous ferons le nécessaire pour cela. Le remboursement des coûts alloués par le tribunal est en général plus bas que les coûts réellement subis.
PORTAIL INTERNET BIERENS
Quelles sont les informations que je peux trouver sur le portail internet ?
Sur le portail internet, vous trouverez les informations concernant tous vos dossiers tant actifs qu’archivés. Vous pouvez consulter les détails de chaque dossier. Vous pouvez également voir les documents de votre dossier et télécharger vous-même des documents. Quand votre chargé de dossier ou avocat télécharge un nouveau document, vous en serez automatiquement notifié.
Où est-ce que je peux me connecter au portail ?
Vous pouvez vous connecter ici.
Quand est-ce que je recevrai des identifiants pour me connecter au portail ?
Êtes-vous un nouveau client ? Alors vous recevrez vos identifiants pour vous connecter au portail internet dans les 3 jours ouvrables.
J’ai perdu mes identifiants de connexion. Que faire ?
Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez demander un nouveau mot de passe ici. Avez-vous également oublié votre nom d’utilisateur ? Ecrivez alors un email à customercare@bierensgroup.com. Nous ferons le nécessaire pour que vous puissiez vous connecter au portail internet dès que possible.
VOTRE FACTURE
Qu’est-ce qu’un compte de tiers ?
Un compte de tiers est un compte bancaire pour l’argent appartenant à un tiers. Dans notre cas, il s’agit d’un compte en banque sur lequel les débiteurs règlent le montant impayé. Ce montant est réglé à nos clients depuis ce compte. D’autres avocats et notaires ont un tel compte de tiers.
QUESTIONS DE DÉBITEURS
Puis-je faire une proposition de paiements échelonnés ?
En principe, nous refusons les propositions de paiements échelonnés. Le fait de l’accepter dans certains cas n’est pas une obligation mais une faveur qui vous est faite exceptionnellement et à condition que notre client en soit d’accord. Faites en conséquence votre proposition au chargé de votre dossier qui consultera notre client pour voir si cela est envisageable dans votre cas.
Je ne suis pas d’accord avec la réclamation d’argent, que dois-je faire ?
Si vous n’êtes pas d’accord avec la réclamation d’argent, il ne suffit pas de nous le déclarer par un appel téléphonique mais il faut que vous l’écriviez au chargé du dossier avec les détails de votre contestation. Le chargé du dossier en discutera par la suite avec le client et vous répliquera après prise d’instructions.
J’ai reçu une mise en demeure provenant de chez Bierens mais j’ai déjà réglé ce que je devais. Que dois-je faire ?
Dans ce cas, envoyez la preuve de votre paiement au chargé du dossier dont les coordonnées figurent sur la mise en demeure. SI vous avez réglé la totalité de la dette, frais et intérêts compris, le dossier sera clos. S’il s’agit d’un paiement seulement partiel, alors vous recevrez une réponse écrite du chargé du dossier.
Sur quel compte bancaire dois-je faire le paiement des sommes dues ?
Vous devriez avoir le détail du compte de tiers sur lequel faire le paiement. A défaut, vous pouvez en tout état de cause régler les sommes dues sur le compte de tiers néerlandais dont l’IBAN est NL18ABNA0483703346, et le nom du bénéficiaire est « Stichting Derdengelden Bierens Advocaten ».