Comment passer un appel téléphonique de recouvrement efficace ?

Les appels téléphoniques de recouvrement de créances peuvent être délicats et frustrants. Cependant, ils sont indispensables à la conduite des affaires. Si vous avez affaire à un débiteur ne réglant pas ses factures, rappelez-vous de ces quelques points importants avant de le contacter par téléphone.

1. Restez calme

Effectuer et recevoir des appels de recouvrement n'est agréable pour personne. Votre débiteur est susceptible de devenir émotif, défensif ou même colérique. Restez toujours calme, professionnel et proactif. Vous voulez obtenir l'argent qui vous est dû, mais il est important de ne pas brûler les ponts. Si vous montrez au débiteur que vous êtes ouvert aux négociations, vous aurez beaucoup plus de chances d’obtenir ce que vous voulez. Vous pourrez même sauver votre relation commerciale.

2. Soyez préparé

Préparez votre dossier : rassemblez les factures, les promesses de paiement et tous les courriels pertinents. Votre débiteur essaiera probablement de trouver des excuses. Il est donc important d'avoir toutes les preuves à portée de main. Si vous le pouvez, référencez :

  • Les termes de l'accord initial
  • Le montant dû exact
  • Toute autre facture en souffrance
  • Les dates des factures
  • La liste des biens ou services ayant été livrés

Cette étape de préparation peut servir deux objectifs. Premièrement, une organisation préalable vous aidera à rester calme. Vous avez conclu un accord et, logiquement, il devrait être respecté. Deuxièmement, vous pourrez contrer toutes les excuses de votre débiteur avec des faits concrets.

Votre débiteur peut avoir de bonnes raisons de ne pas payer, mais souvenez-vous que vous avez conclu un accord. Revenez à votre dossier bien préparé.

3. Posez des questions ouvertes

Poser des questions fermées peut mettre un frein à la conversation. Même si vous n'êtes pas d'accord avec votre débiteur, il est important pour vous de recueillir le plus d'informations possibles. En outre, attendez un moment avant de répondre aux arguments de votre débiteur. Cela peut vous aider à rester calme et professionnel et à lui donner plus d'espace pour parler.

Quand prévoit-il de payer ? Prévoit-il de payer tout court ? Plus il parlera, plus vous aurez d’informations au moment de négocier.

4. Renégociez et passez de nouveaux accords clairs en cas de besoin

Après avoir parlé à votre débiteur, il peut devenir évident que vos conditions initiales ne soient plus applicables. N’abandonnez pas. Il est toujours possible de renégocier votre contrat. Parlez-en avec votre partenaire. Voyez si vous pouvez l'amener à conclure de nouveaux accords clairs sur les conditions paiement. Cela vous permettrait d'être payé et de conserver votre relation commerciale.

5. Prenez des notes écrites

Prenez des notes durant votre discussion téléphonique. Notez toutes les nouvelles informations que vous recevez de votre débiteur, ainsi que tous les nouveaux accords conclus. Ensuite, rédigez un bref résumé de votre entretien et envoyez-le à votre débiteur. Incluez une demande de réponse. Voyez si vous pouvez faire en sorte que votre débiteur confirme ces accords par courrier électronique. S'il ne paye toujours pas, ces courriels peuvent être utilisés pour renforcer votre position.

6. N'abandonnez pas

C'est le plus important ! Si les appels ne fonctionnent pas, vous avez toujours d'autres options. Notre équipe d'avocats peut vous aider et faire payer votre débiteur.

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