Chcesz obniżyć DSO?
Dla wielu menedżerów kredytowych obniżenie DSO (zaległe dzienne obroty) jest kluczowym KPI i nie bez powodu. Jak najszybsze pobieranie faktur i odzyskiwanie płatności znacznie poprawia przepływy pieniężne firmy.
Jeśli więc przydzielono Ci to ważne zadanie, co dokładnie możesz zrobić, aby poprawić i obniżyć DSO?
1. Udoskonal proces zatwierdzania nowych klientów
W ramach procesu akceptacji nowego klienta lub partnera biznesowego należy przeprowadzić badanie sytuacji finansowej danej firmy. Istnieją różne możliwości, które można w tym celu wykorzystać. Sprawdź wiarygodność kredytową potencjalnego klienta, żądając raportu kredytowego, zbadaj jego stronę internetową, sprawdź konta w mediach społecznościowych i poszukaj w Google. Czy klient jest tym, za kogo się podaje? Czy posiada odpowiedni adres firmy? Czy konto bankowe założone jest w renomowanym banku? Czy znalazłeś jakieś negatywne informacje w prasie? Czy zweryfikowałeś adresy rozliczeniowe oraz adresy kont e-mail?
Jeśli coś wzbudzi Twoje wątpliwości, możesz zastosować środki, aby ochronić Twoją firmę
2. Oferuj wiele możliwości metod płatności
Zapewniając klientowi szereg metod płatności, takich jak karty kredytowe, przelewy bankowe, polecenia zapłaty lub płatności online, ułatwisz mu dokonanie procesu płatności. Redukujesz tym samym problemy, które klient może mieć na temat sposobu płatności.
3. Ułatw klientom komunikację
Komunikacja jest kluczem do wszystkiego, ale jest również jedną z najtrudniejszych rzeczy do utrzymania. Zapewnij swoim klientom wiele kanałów, dzięki którym będą mogli się z Tobą skontaktować. Korzystaj z komunikatorów internetowych, takich jak czaty oraz bezpośrednie wiadomości, ale także zapewniaj również jeden główny kanał kontaktowy np. za pomocą e-maila.
4. Czytelne, terminowe faktury
Nie możesz oczekiwać, że klient zapłaci na czas, jeśli nie wyślesz faktur w odpowiednim terminie. Nie oczekuj również płatności, jeśli faktury są w jakikolwiek sposób nieprawidłowe. Upewnij się, że na fakturach znajdują się poprawne informacje, a warunki i terminy płatności są jasne.
5. Zarządzanie fakturami
Faktura po wysłaniu nadal pozostaje pod Twoją kontrolą. W ramach procedury zarządzania fakturami skonfiguruj powiadomienia o płatnościach zarówno dla siebie jak i Twojego klienta. Natychmiast ścigaj spóźnione płatności, aby klient miał pewność, że należy traktować Cię poważnie. Istnieje spór co do dostarczonego produktu lub świadczonej usługi? Upewnij się, że zdajesz sobie z tego sprawę, i podejmujesz odpowiednie kroki. Wszelkie spory najczęściej powodują opóźnienie lub brak płatności.
6. Poinformuj o procesie windykacji
Należy posiadać jasne zasady dotyczące windykacji, w przypadku braku terminowego płacenia faktur. Informacje takie powinny stanowić część umowy, aby klient wiedział co się stanie, jeśli faktura nie zostanie zapłacona w terminie.
Upewnij się, że Twój zespół do spraw windykacji należności lub zarządzania kredytami przeszedł odpowiednie szkolenie i posiada odpowiednie zasoby do ściągania należności. W przypadku windykacji roszczeń międzynarodowych, najważniejsza jest znajomość kultury biznesowej. Na przykład w niektórych krajach bardziej skuteczne będzie odzyskiwanie długów poprzez dzwonienie niż wysyłanie pisemnego przypomnienia lub odwrotnie.
Jeśli nie masz wewnętrznych zasobów, skorzystaj z usług firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. W kancelarii Bierens mamy ponad 65 lat doświadczenia w odzyskiwaniu należności, a jeśli nasze pozasądowe metody okażą się nieskuteczne lub jeśli wystawiona faktura jest sporna, możemy wnieść sprawę w Twoim imieniu do sądu.
7. Motywuj swoich klientów do płacenia
Większość warunków płatności jest określana na 30 dni. Istnieją sposoby motywowania klienta do szybszego płacenia niekoniecznie poprzez skracanie lub wydłużanie tego terminu. Można na przykład oferować zachęty, takie jak rabat, jeśli faktura zostanie zapłaca w ciągu pierwszych 10 dni od daty jej wystawienia.
8. Regularnie analizuj swoich klientów
Ważne jest, aby analizować swoich klientów. Klienci są zazwyczaj oceniani na podstawie sprzedaży, ale ich wyniki finansowe również powinny być analizowane i mierzone. Twój klient zaczął płacić później? Opóźnienie w płatnościach występuje regularnie? Jeśli zrozumiesz przyczyny nieterminowych płatności, możesz być w stanie wprowadzić bardziej rygorystyczne procesy. Z klientami, którzy notorycznie nie płacą na czas należy rozważyć zerwanie współpracy. Pożegnanie się z klientem może wydawać się błędne, ale jeśli ma to znaczący i negatywny wpływ na Twoje DSO, na dłuższą metę może to być lepsze rozwiązanie.
Więcej informacji o obniżaniu DSO
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat poprawy i obniżania DSO lub masz niezapłacone faktury, skontaktuj się z nami już dziś. Nasz zespół specjalistów i prawników zajmujących się windykacją należy do ekspertów w zakresie windykacji międzynarodowej.
