Come scrivere una buona lettera di sollecito di pagamento
Con un sollecito di pagamento si informa un cliente che la fattura non è stata pagata nei tempi stabiliti e si ricorda al cliente di effettuare il pagamento. Ma come si scrive una richiesta di pagamento efficace, che faccia in modo che il vostro debitore paghi la fattura il prima possibile?
Consiglio 1: Informate i vostri clienti che la fattura è insoluta
Potrà sembrare scontato, ma deve essere subito chiaro al destinatario che si tratti di un sollecito di pagamento. Dovete informare il vostro cliente che non ha ancora pagato la fattura e che state aspettando che paghi quanto stabilito.
Consiglio 2: Fate riferimento alle fatture insolute
Rendete semplice la questione per il vostro cliente inadempiente facendogli capire a quale fattura vi stiate riferendo. Scrivete il numero di fattura, il suo totale e la data di scadenza. Includete anche le merci o i servizi per i quali è stata emessa la fattura. Così facendo, il cliente non dovrà perdere tempo cercando di capire a cosa si riferisca il sollecito di pagamento, ma potrà pagare subito.
Consiglio 3: Stabilite una scadenza di pagamento concreta
Informate il vostro cliente inadempiente di quando vi aspettate che paghi la fattura e siate specifici. Indicare la data esatta è meglio che chiedere di pagar entro un certo numero di giorni. I termini di pagamento sono diversi in ogni paese, noi però consigliamo di stabilire la scadenza di pagamento a 14 giorni.
Consiglio 4: Spiegate le eventuali conseguenze in caso di mancato pagamento
Cosa succederebbe se il vostro debitore continuasse a non pagare nonostante il sollecito di pagamento? Le possibili conseguenze vanno incluse nel sollecito. Potreste rendere noto, ad esempio, che in caso di mancato pagamento affidereste il caso a un’agenzia di recupero crediti e che i costi amministrativi verranno addebitatati al cliente inadempiente. Così facendo non solo il vostro cliente saprà cosa aspettarsi, ma sarà anche più incline a pagare rapidamente.
Consiglio 5: Mantenete un atteggiamento professionale
Una fattura insoluta può essere causa di frustrazione e sconforto, ma evitate di mostrarlo al vostro cliente. È infatti necessario mantenere sempre le comunicazioni, soprattutto i solleciti di pagamento, professionali e cortesi.
Consiglio 6: Non numerate i solleciti di pagamento
Non dichiarate nella lettera che si tratta del primo sollecito. L’aggettivo “primo” suggerisce infatti che ci sarà anche un secondo sollecito e forse addirittura un terzo. Questo rivelerebbe dettagli riguardanti il vostro processo di recupero dei crediti. Il vostro debitore avrebbe quindi un notevole vantaggio e potrebbe pensare di ritardare ancora di più il pagamento.
Consiglio 7: Limitate il numero di solleciti inviati
Consigliamo di non dichiarare mai il numero di solleciti di pagamento che si è soliti mandare. Ricordate che è sempre possibile mandare un secondo sollecito nel caso in cui non si siano ottenuti i risultati desiderati dopo il primo. È importante però non esagerare. Il rischio è infatti quello di prolungare inutilmente il processo di riscossione del credito. Nel caso in cui il vostro creditore insolvente non paghi dopo un paio di solleciti, consigliamo di affidare il caso a uno specialista in recupero crediti.
Consiglio 8: Seguite le norme legali
Quando si invia un sollecito di pagamento a un cliente privato è necessario rispettare le norme legali relative al suo contenuto. Ci sono paesi in cui la lettera di sollecito deve soddisfare alcuni requisiti senza i quali la richiesta non è valida. Accertatevi di rispettare le leggi al riguardo.
Consiglio 9: Comunicate nella stessa lingua del debitore
Per convincere il vostro cliente inadempiente a pagare è importante che quest’ultimo comprenda quanto scritto nel sollecito. Nel caso in cui abbiate un debitore straniero è meglio non mandare una comunicazione standard nella vostra lingua. Usate piuttosto la lingua con cui avete svolto tutte le comunicazioni con quel cliente, così da rendere il sollecito facilmente comprensibile.
Ulteriori informazioni sui solleciti di pagamento
Desiderate ricevere maggiori informazioni riguardo i solleciti di pagamento? I nostri avvocati internazionali e specialisti nel recupero crediti saranno felici di occuparsi della vostra fattura insoluta. Non solo parlano la lingua del vostro debitore, ma conoscono anche leggi e usanze commerciali del paese in cui risiede. Questo convincerà il vostro cliente a pagare il debito in tempi brevi.
