Ce elemente ar trebui sa contina o factura?

Includeti informatiile obligatorii pe factura

In redactarea unei facturi trebuie sa respectati anumite cerinte. Exista cateva informatii pe care o factura ar trebui sa le includa pentru a fi valabila. De exemplu, destinatarul trebuie sa poata beneficia de deducerea TVA, motiv pentru care va avea nevoie de numarul dumneavoastra de TVA. Prin urmare, asigurati-va ca urmatoarele detalii sunt incluse pe factura:

• Numarul dumneavoastra de TVA
• Codul dumneavoastra de inregistrare in Registrul Comertului
• Un numar al facturii/ numar de ordine
• Data emiterii facturii
• Numele si adresa companiei dumneavoastra
• Numele si adresa companiei clientului
• Data livrarii produselor sau a serviciilor
• Descrierea produselor sau a serviciilor
• Numarul produselor livrate/volumul serviciilor prestate
• Suma pe care o percepeti (fara TVA)
• Procentajul si valoarea TVA-ului

Asigurati-va ca factura corespunde cotatiei prezentate clientului

Atunci cand ati incheiat contractul ati stabilit deja pretul produselor sau al serviciilor. Asigurati-va ca suma de pe factura este in conformitate cu pretul stabilit in prealabil. Daca includeti costuri suplimentare neasteptate, va puteti astepta la refuzul clientului de a plati. In cazul in care apar costuri suplimentare neprevazute dupa ce ati incheiat contractul, informati-va clientul imediat. Astfel, nu va mai fi surprins in momentul in care primeste factura, iar refuzul platii va fi mai putin probabil.

Mentionati detaliile bancare pe factura

Poate parea evident, dar ca sa va primiti banii cat mai rapid, este important ca detaliile dumneavoastra bancare sa fie clare. Mentionati pe factura numarul contului bancar in care clientul dumneavoastra trebuie sa vireze banii si numele titularului contului. Asigurati-va ca aceste informatii ies in evidenta pe factura, astfel incat clientul dumneavoastra sa nu fie nevoit sa le caute.

Comunicati un termen limita pentru efectuarea platii

Comunicati-i clientului dumneavoastra termenul pana la care trebuie sa efectueze plata facturii? Daca ati stabilit deja un termen de plata in documentul de termeni si conditii generale, pastrati-l. In cazul partenerilor de afaceri, termenul de plata obisnuit este intre 14 si 30 de zile. Daca nu ati stabilit nimic, termenul de plata de 30 de zile de la primirea facturii, prevazut prin lege, se aplica automat.

Dati instructiuni de plata clare

Este la fel de important sa dati instructiuni de plata clare. Cand trebuie sa primiti banii? Va sfatuim sa mentionati o data concreta si sa evitati exprimari ambigue de genul “Efectuati plata in decursul a 14 zile.” De asemenea, comunicati-i clientului un eventual numar de ordine pe care ar trebui sa il includa in descrierea transferului bancar. Asigurati-va ca toate aceste instructiuni sunt clare si usor de gasit. Astfel sansele ca factura dumneavoastra sa fie achitata rapid cresc.

Trimiteti factura cat mai rapid posibil

Nu amanati trimiterea facturii prea mult. Cel mai bine ar fi sa trimiteti factura imediat dupa prestarea serviciilor. Astfel achitarea facturii va fi o prioritate pentru clientul dumneavoastra.

Facturare electronica sau prin posta?

Nu conteaza daca trimiteti factura prin posta sau prin e-mail. In ambele cazuri documentul va fi valabil din punct de vedere juridic. Noi va recomandam sa utilizati acelasi mijloc de comunicare ca si pana acum. Daca ati comunicat doar prin e-mail cu partenerul dumneavoastra de afaceri, trimiteti-i si factura prin e-mail. La urma urmei, in ziua de azi companiile trimit majoritatea facturilor prin e-mail.

Daca alegeti sa trimiteti factura in format electronic, asigurati-va ca trimiteti un document PDF, nu Word. Astfel protejati continutul facturii, deoarece textul dintr-un document PDF nu poate fi modificat.