Come funziona il recupero crediti telefonico?

Le telefonate di riscossione crediti possono essere sgradevoli e frustranti, ma sono una parte importante del mestiere. Se confrontati con un cliente che non paga le fatture, è bene essere a conoscenza di alcune accortezze utili prima di effettuare una telefonata di recupero crediti.

1. Mantenete la calma

Ricevere una telefonata di recupero crediti è tanto piacevole quanto effettuarne una. È infatti possibile che il debitore risponda in modo emotivo, difensivo, o anche arrabbiato. Ricordatevi di mantenere un atteggiamento calmo, professionale e positivo. Chiaramente volete ciò che vi spetta, ma è importante non oltrepassare i limiti. Infatti, se dimostrerete al vostro debitore di essere disposti a trovare un accordo, farete aumentare le possibilità di ottenere ciò che desiderate e di salvare i rapporti.

2. Preparatevi sul caso prima di effettuare la telefonata di recupero crediti

Radunate tutti i documenti che avete, incluse fatture, promesse di pagamento ed email rilevanti. Questo passaggio è importante perché il cliente inadempiente cercherà di trovare delle scuse per il mancato pagamento. È quindi necessario che abbiate una chiara visione dei fatti. Se possibile, fate riferimento a:

  • Termini di pagamento originari
  • Esatto importo della fattura
  • Ogni altra fattura insoluta
  • Data delle fatture
  • Merci consegnate e/o servizi erogati

Questo passaggio ha due scopi: in primo luogo vedere tutta la documentazione vi aiuterà a mantenere la calma, in quanto avete stipulato un accordo che, logicamente, deve essere rispettato. In secondo luogo, questo passaggio vi renderà in grado a rispondere alle scuse del debitore presentandogli fatti concreti e comprovabili. Possono esserci molte buone ragioni perché ci sia un ritardo nel pagamento, ma ricordatevi di aver stretto un accordo che deve essere rispettato.

3. Fate domande aperte

Porre domande a cui si può rispondere con un semplice sì o no tende a limitare la conversazione. Potrete infatti essere in disaccordo con il vostro debitore, ma vi servono le informazioni che solo lui vi può dare. Appettate sempre un attimo prima di ribattere ad ogni risposta che vi dà. Questo vi permetterà di rimanere calmi e professionali e darà al vostro cliente la possibilità di spiegarsi. Ha intenzione di pagare? Se sì, quando? Più il vostro debitore parla più potrete raccogliere informazioni che saranno utili nel momento della negoziazione.

4. Prendete accordi chiari

Dopo aver parlato con il vostro debitore, potrebbe diventare chiaro che non sia più possibili rispettare i termini originali. Non arrendetevi. È sempre possibile negoziare e c’è sempre la possibilità che il cliente paghi la fattura. La cosa migliore da fare è parlarne col cliente e provare a prendere nuovi accordi circa i termini di pagamento. Nel migliore dei casi riceverete il pagamento e salverete i rapporti commerciali.

5. Mettete tutto per iscritto

Mentre parlate col vostro cliente appuntatevi le cose più importanti, come ogni nuova informazione ricevuta o nuovi accordi stabiliti. Dopo la telefonata, scrivete un breve riassunto di quanto detto e inviatelo al vostro cliente inadempiente, includendo una richiesta di risposta. L’ideale sarebbe che il debitore aderisse ai nuovi accordi via mail. Nel caso però in cui il debitore continuasse a non pagare, queste email potranno essere usate a supporto della vostra causa.

6. Non arrendetevi

Questo è il punto più importante. Se la telefonata di recupero crediti non funziona, ricordatevi che avete altre opzioni. Il nostro team di esperti in riscossione crediti potrà assistervi e assicurarsi che la vostra fattura venga pagata.

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