Internationaal incasseren van schuldvorderingen

Heeft u voor het eerst een incassozaak in het buitenland? Een incassoprocedure in een ander land loopt vaak net zo als een Belgische incassozaak, maar er zijn ook enkele verschillen. Er zijn bijvoorbeeld andere invorderingsmiddelen en tactieken bij internationale debiteuren.

Benieuwd wat u precies kunt verwachten van een internationale incassozaak? We leggen u graag de internationale incassoprocedure uit.

Een internationale incassozaak starten

Een incassoprocedure starten tegen bijvoorbeeld een Duitse klant? Dan hoeft u echt geen Duits incassobureau in te schakelen. Het is raadzaam om een specialist in te huren die kennis en ervaring heeft met Duitse incasso's. Gelukkig werken deze incassospecialisten bij ons op kantoor, zodat u eenvoudigweg contact kunt opnemen met uw vertrouwde incassopartner voor uw internationale incassokwesties. U hoeft hiervoor niet naar het buitenland te gaan.

Online overdracht

Het starten van een incassozaak bij ons op kantoor is snel en eenvoudig. U kunt uw zaak online uploaden via ons overdrachtsformulier. In dit overdrachtsformulier vragen we informatie van uw bedrijf, maar ook van uw debiteur. Bovendien kunt u hier de openstaande factuur uploaden, evenals alle andere relevante documenten van uw zaak.

Als we alle informatie over uw incassozaak hebben ontvangen, gaan we direct aan de slag. Als we nog steeds nodige gegevens missen, laten we u dat natuurlijk zo snel mogelijk weten. Heeft u uw incassozaak voor 16:00 uur overgedragen aan ons? Dan wordt uw zaak dezelfde dag nog verwerkt en opgestart. Dit betekent dat uw debiteur dezelfde dag nog een ingebrekestelling per e-mail van ons kantoor kan verwachten.

De stappen in de incassoprocedure

Er zijn verschillende stappen die we ondernemen om uw klant te laten betalen. Het hangt af van uw zaak zelf hoe we de procedure inzetten. Elke incassozaak is voor ons maatwerk. We kijken naar de inhoud van uw zaak voordat we bepalen welke tactiek we inzetten. Op deze manier garanderen we dat de gekozen incassoprocedure voor uw zaak het meest efficiënt is. Tijdens een incassoprocedure nemen we meestal de volgende stappen:

1. Buitengerechtelijke incassoprocedure

Onze incassoprocedure begint zo goed als altijd in de buitengerechtelijke fase. Dit betekent dat we uw vordering proberen te innen zonder tussenkomst van een rechtbank of andere gerechtelijke middelen. Het feit dat we een advocatenkantoor zijn, betekent niet dat we meteen naar de rechtbank gaan. In feite is het altijd beter om zaken op te lossen zonder tussenkomst van de rechtbank. Dit is sneller, en goedkoper.

Het minnelijke incassotraject (ook wel buitengerechtelijke incassotraject genoemd) bestaat uit het verzenden van aanmaningen en het bellen van de debiteur. We incasseren de meeste dossiers in het buitengerechtelijke incassotraject. We werken ook op basis van No Win No Fee. Zo loopt u geen tot weinig risico als het aankomt op hoge kosten.

2. Ingebrekestelling verzenden

Bij de overdracht van een nieuwe zaak sturen we onmiddellijk een ingebrekestelling aan de schuldenaar. In deze aanmaning krijgt de schuldenaar een laatste kans om de openstaande factuur alsnog te betalen. Voor veel debiteuren is dat voldoende om meteen te betalen. We schrikken er niet voor terug om gerechtelijke middelen in te zetten als er geen betaling plaatsvindt. En dat weten veel debiteuren ook. Reden voor de meeste debiteuren om direct te betalen als ze een brief van ons ontvangen.

Het is belangrijk om te vermelden dat we deze ingebrekestelling altijd in de taal van de schuldenaar versturen. Onze praktijkervaring geeft aan dat debiteuren sneller betalen als ze een brief in hun eigen taal ontvangen. Bovendien kunnen ze niet meer aankomen met het excuus dat ze de brief niet begrepen hebben. Want ze moeten gewoon betalen; dat blijkt uit de brieven van onze internationale incassospecialisten.

Het is ook een heel effectief middel dat onze incassospecialisten en advocaten een brief sturen naar de debiteur. In het buitenland zijn veel debiteuren zeer gevoelig voor het ontvangen van een brief van een advocatenkantoor. Ze associëren advocaten met lange en dure gerechtelijke procedures. En dat willen ze absoluut voorkomen. Het resultaat? De betaling gebeurt vaak onmiddellijk.

3. Debiteur telefonisch aanmanen

Is de betaling uitgebleven na onze aanmaning en hebben we ook geen reactie ontvangen? Dan bellen we uw debiteur verschillende keren op. Zo verkrijgen we vaak aanvullende informatie over de reden van non-betaling. Afhankelijk van deze informatie zullen we de verdere stappen in de procedure (buitengerechtelijk of gerechtelijk) bepalen en/of adviseren. Hierbij onderstrepen we opnieuw het belang van dezelfde taal te spreken als uw debiteur; hiervoor hebben we de juiste specialisten in huis. Misverstanden kunnen we zo vermijden, net als een debiteur die op dergelijke manier een manier ziet om misbruik te maken van de situatie. Ook ligt de druk tot betaling zo hoger.

4. Solvabiliteitsonderzoek / haalbaarheidsonderzoek

Heeft het buitengerechtelijke traject niet geresulteerd in betaling? Dan zijn er gerechtelijke stappen om te zetten. Dit kan echter niet zomaar; eerst dienen we te achterhalen of een gerechtelijke incassoprocedure wel haalbaar is. Ondanks dat we in geen enkel geval met 100% zekerheid de uitkomst van een zaak of procedure kunnen voorspellen, vinden we het erg belangrijk om de haalbaarheid en de slaagkansen zo goed mogelijk te bestuderen en in te schatten, om u zo van een goed advies te voorzien.

In het buitenland is het belangrijk om vast te stellen in welk land we moeten procederen. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat u zomaar naar de Belgische rechtbank kan gaan. Er zijn namelijk regels over welke rechtbank bevoegdheid heeft en welk recht van toepassing is om de zaak te beoordelen. In de meeste gevallen spreekt men dit af in een contract of algemene voorwaarden. Is dit toch niet het geval? Dan is in veel gevallen de rechtbank in het land van uw debiteur bevoegd. Dit betekent dat u de procedure daar zal moeten starten. In sommige landen duurt een gerechtelijke procedure langer dan in andere landen en ook de kosten kunnen verschillen. Deze elementen nemen we steeds in acht wanneer we een haalbaarheidsonderzoek uitvoeren.

Zijn de kosten hoger dan de baten of verwachten we geen goede uitkomst in uw zaak? Dan zullen we u ook eerlijk adviseren om geen gerechtelijke procedure op te starten. Toch is het ook vaak het geval dat voor onze klanten het principe meer doorweegt dan de kosten, en starten ze alsnog een procedure, bijvoorbeeld om hun goede naam te beschermen. Is dat bij u ook het geval? Dan gaan we in samenspraak met u alsnog de procedure starten en doen we er alles aan om het best mogelijke resultaat eruit te slepen voor u.

5. Gerechtelijk incasseren

Als de buitengerechtelijke fase niet het gewenste effect heeft, kunnen een gerechtelijke procedure starten. Dergelijke procedures zullen we uiteraard enkel na uw akkoord beginnen. We zullen nooit aanvullende kosten maken zonder uw toestemming.

Er zijn verschillende gerechtelijke procedures die we kunnen inzetten om uw debiteur tot betaling te doen overgaan. Bij het u adviseren kijken we steeds naar de beste optie voor uw zaak. Per land kan dit verschillend zijn. Ons doel is: uw geld zo snel mogelijk incasseren tegen een zo laag mogelijke kost.

Onze internationale incassospecialisten en -advocaten

Bierens heeft een groot team van gespecialiseerde medewerkers, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. We zorgen ervoor dat de juiste specialist uw zaak behandelt. Dit is altijd iemand die ervaring heeft in het land van uw debiteur en in veel gevallen ook ervaring heeft in uw sector in het bijzonder. Op deze manier zorgen we ervoor dat de juiste persoon aan uw zaak werkt.