Buitengerechtelijk incasseren

De minnelijke incassoprocedure ofwel de buitengerechtelijke procedure is de fase waarbij we incasseren zonder tussenkomst van een rechtbank of gerechtsdeurwaarder. Bij een nieuwe incassoprocedure starten we altijd in de minnelijke incassoprocedure. Het feit dat wij een advocatenkantoor zijn, betekent niet dat we meteen naar de rechter gaan. Sterker nog, het heeft altijd de voorkeur om zaken op te lossen zonder tussenkomst van de rechter. Het minnelijke incassotraject verloopt namelijk sneller en efficiënter. 

Hoe verloopt het buitengerechtelijk incasseren?

Het minnelijke incassotraject bestaat uit het versturen van schriftelijke herinneringen per post en per e-mail, en het bellen van de debiteur. We gebruiken verschillende middelen om de debiteur te bereiken: telefoon, brieven per post, e-mail, whatsapp en sociale media. Dit is afhankelijk van de beschikbare gegevens en kanalen van uw debiteur. Omdat wij al vele jaren incassozaken behandelen, beschikken wij nu over een uitgebreide database. Met datascience kunnen we het betalingsgedrag van uw debiteur voorspellen en onze incassomethodes daarop aanpassen.    

Hoge slagingskans

Bij ons is de aanpak van uw incassozaak altijd op maat. Een aanpak op maat levert dan ook de beste resultaten op. We incasseren de meeste facturen al in de buitengerechtelijke fase. En dat is prettig voor uw organisatie, want dat betekent dat een gerechtelijke procedure meestal niet nodig is. 

1. Aanmaningen versturen  eure

Wanneer we een nieuwe incassozaak ontvangen, sturen we onmiddellijk een eerste aanmaningsbrief naar de debiteur. Deze aanmaning geeft de debiteur de kans om de openstaande vordering alsnog te betalen. Voor veel debiteuren is deze eerste brief al voldoende om meteen te betalen. Omdat we een advocatenkantoor zijn, overtuigt dit de meeste debiteuren om meteen te betalen als ze een brief van ons ontvangen. Na deze eerste aanmaning sturen we ook nog een tweede, meer dwingende brief naar uw debiteur. Telkens krijgt uw debiteur slechts enkele dagen om te betalen of te reageren.  

2. Bellen van de debiteur

Is er geen betaling uitgevoerd na onze eerste en vervolgens onze tweede aanmaning en hebben we geen reactie ontvangen van de debiteur? Dan bellen we deze debiteur. We zullen dan vaak meer informatie krijgen over waarom debiteur de betaling niet uitvoert. Afhankelijk van deze informatie, bespreken we met u het vervolg van de incassoprocedure. 

3. Betaalafspraken maken met debiteur

In regelmatige gevallen kunnen we een betalingsregeling treffen met de debiteur. Ons kantoor is van mening dat bij een betalingsregeling de betaling van de volledige factuur soms onnodig lang duurt, reden waarom we onze een afbetalingsakkoord altijd zo kort mogelijk zetten. Als een debiteur daarentegen wel om een langlopende afspraak vraagt, bespreken we dit altijd met onze cliënt voordat we akkoord geven. Het voordeel van een betalingsregeling is dat als de debiteur zich niet aan de regeling houdt, er geen discussie meer kan ontstaan over de vraag of de vordering wel of niet terecht is. Door akkoord te gaan met de betalingsregeling hebben we namelijk een schulderkenning van de debiteur. 

4. Gerechtelijk incasseren

Heeft het sturen van een aanmaning of het bellen van een debiteur niet het gewenste effect gehad en is er nog steeds niet betaald? Dan kunnen we samen met u ervoor kiezen om juridische stappen te ondernemen tegen uw debiteur. Voordat we naar de rechter gaan, voeren we altijd een solvabiliteitsonderzoek uit. Hiermee komen we de financiële situatie van de debiteur te weten, het betaalgedrag, en de reeds bestaande schuldenlast, zodat we beter kunnen beoordelen of een eventuele gerechtelijke procedure het gewenste effect kan hebben. Uiteraard starten we pas met een gerechtelijke procedure als u akkoord.

Zowel harde aanpak als commerciële aanpak naar uw debiteur

In het minnelijke incassotraject stemmen we onze aanpak af op uw voorkeur. Onze aanpak is in principe hard, maar eerlijk. En altijd met respect voor de debiteur. De ervaring leert dat dit meestal het beste effect heeft. Bovendien leidt het niet alleen tot betaling van de facturen, veel debiteuren willen zelf klant worden. Is de klantrelatie erg belangrijk en wilt u daarom een andere, meer commerciële aanpak? Dat kan natuurlijk ook. Geef dit aan bij uw incasso-overdracht en we houden dan rekening met uw wensen.

Wat zijn de kosten van het buitengerechtelijk traject?

De kosten van de buitengerechtelijke fase zijn afhankelijk van de uitkomst. Bij onze buitengerechtelijk traject incasseren we altijd op basis van No Win No Fee. Als de debiteur niet betaalt en we sluiten de zaak (door bijvoorbeeld insolvabiliteit van uw debiteur of een negatieve kosten/baten analyse aangaande gerechtelijke vervolgstappen), hoeft u ons geen honorarium te betalen. U betaalt dan enkel een klein bedrag aan administratieve kantoorkosten (€ 95,- voor een nationale zaak, € 185,- voor een internationale zaak). Dit houdt het risico voor u zeer laag.   

Betaalt uw debiteur wel? We zullen altijd onze kosten proberen te verhalen op uw debiteur en meestal lukt dit ook gewoon. Wanneer we de hoofdsom, intresten en schadebeding volledig op uw debiteur kunnen verhalen, zullen we geen of weinig kosten bij u in rekening brengen. In de praktijk wordt dan ongeveer 95% en vaak 100% van de hoofdsom uitbetaald. Het exacte percentage is afhankelijk van de vraag of en zo ja welk bedrag aan intresten en kosten we op uw debiteur hebben kunnen verhalen en hoeveel van ons honorarium we kunnen dekken met de geïncasseerde intresten en kosten, zodat u het maximaal mogelijke van uw hoofdsom kan overhouden zonder bijkomende kosten aan ons te moeten betalen.  

Bijkomende kosten in de buitengerechtelijke fase

Bij de minnelijke schikking wordt uw debiteur niet alleen gevraagd de openstaande factuur te betalen, maar worden ook aanvullende kosten in rekening gebracht zoals intresten en schadebeding.  

We merken dat veel bedrijven hierover niets hebben vastgelegd als het gaat over percentages of afspraken hierover. We adviseren u daarom de kosten vooraf vast te leggen in uw algemene voorwaarden.  

Ons advies is om minimaal 10% schadebeding 8,5% intrest per maand in rekening te brengen. Zorg ervoor dat dit correct in de bepalingen van uw voorwaarden staat. Uiteraard kunnen we altijd voor u controleren of deze bepaling correct in uw algemene voorwaarden staat. Als dit niet het geval is, of als u de algemene voorwaarden niet correct gebruikt en ter kennis stelt aan uw klanten, kan het in sommige gevallen in de gerechtelijke fase alsnog een probleem geven om deze percentages volledig te kunnen verhalen, voornamelijk dan het schadebeding van 10%.  

Als de tegenpartij of diens advocaat dan hierover een dispuut opwerpt, kan het gebeuren dat de rechtbank oordeelt dat (als de voorwaarden niet correct ter hand zijn gesteld aan uw klant) het schadebeding herleid wordt naar een minimumbedrag in plaats van de aangewezen 10%. 

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team van gespecialiseerde medewerkers, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. we zorgen ervoor dat de juiste specialist uw zaak behandelt. Dit is vaak iemand die ervaring heeft in uw branche of gespecialiseerd is in incasso in het land van uw debiteur. Zo weet u zeker dat de juiste persoon altijd aan uw zaak werkt.