Établir un calendrier de paiement en 7 étapes

Étape 1 : Laissez votre client prendre l'initiative

Si votre client ne peut pas payer l’intégralité de votre facture à temps, notre conseil est de lui demander de soumettre lui-même une proposition de paiement. Ne prenez pas l’initiative d’en proposer une dès que vous constatez que votre client ne peut pas payer la facture.

Si vous montrez que vous pouvez très facilement vous éloigner des accords de paiement actuels, cela peut donner à votre client l'impression que vous ne prenez pas très au sérieux le paiement de la facture.

Étape 2 : Votre entreprise peut-elle se permettre de mettre en place un accord de paiement ?

Si vous acceptez de passer un accord de paiement, le paiement de votre facture sera retardé. Cela signifie que vous devrez supporter ces frais. Cela entrainera plus de travail administratif, et donc, plus de coûts. De plus, il se pourrait que vous deviez supporter des frais d'intérêt engendrés. Vous devrez également supporter tous les coûts initiaux liés à la livraison et à la fourniture des biens ou des services.

Vérifiez toujours si tout cela est possible pour votre entreprise avant d'accepter. Après tout, vous n'êtes pas obligé de conclure ou d'accepter un accord de paiement avec votre client.

Étape 3 : Vérifiez la solvabilité de votre client

Avant de vous mettre d'accord sur un arrangement de paiement, il est conseillé de vérifier la solvabilité de votre client. Il est possible que la situation financière de ce dernier soit si mauvaise que cela ne sert à rien. Si un accord de paiement a du sens, évaluez alors ce qui est faisable pour votre débiteur.

Étape 4 : Mettez en place un calendrier de paiement clair

Mettez-vous d’accord concernant le calendrier de paiement et concluez des ententes claires et réalistes pour les deux parties :

• Quel montant doit être payé ?
• Combien de versements voulez-vous mettre en place ? Quelles sont les dates de paiement qui vous conviennent ? Notre conseil est de garder le calendrier de paiement aussi court que possible et d'utiliser le moins de versements possible. Plus la durée de l’accord est longue, plus le risque que votre débiteur ne se conforme pas à l'arrangement est grand.
• Quels intérêts sont facturés sur le délai de remboursement ? Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des intérêts à votre calendrier de paiement. Cela devrait déjà être indiqué dans votre contrat ou dans les conditions générales. Cependant, il est important de garder à l'esprit que si votre client a déjà du mal à vous payer, l'ajout de coûts supplémentaires peut le mettre dans une situation encore plus délicate.
• Quelles sont les conséquences en cas de non-paiement ? Que devez-vous faire si votre accord de paiement n'est pas respecté ? Vous devez indiquer clairement que tout manquement ou non-respect de l'accord de paiement entraînera le paiement intégral de la facture. Cela signifie que vous pouvez engager une action en justice immédiatement. De plus, nous vous recommandons de spécifier également les frais de recouvrement que votre débiteur devra payer s'il ne respecte pas l'accord.

Étape 5 : Mettez l'accord de paiement par écrit

Assurez-vous que tous les accords passés concernant le calendrier de paiement soient notés par écrit. Demandez également au débiteur de signer cette entente. Cela vous permettra d’éviter les contestations concernant le calendrier de paiement à un stade ultérieur.

Le montant de la créance due est-il import ? Dans ce cas, il est préférable d'enregistrer l’accord de paiement dans un acte notarié.

Étape 6 : Suivi de l’accord

Lorsque vous acceptez un accord de paiement avec votre client, vous aidez ce dernier à gérer sa dette et ses responsabilités.

Cependant, vous n'êtes pas obligé d'accepter son accord de paiement, surtout si d'autres ententes ont été conclues précédemment et n'ont pas été respectées. Il est important de s’assurer que ces nouveaux accords soient respectés.

Gardez un œil attentif sur les nouvelles conditions de paiement et prenez des mesures immédiates si le paiement n'est pas effectué à temps. Ainsi, le processus de paiement de votre facture ne sera pas sans fin.

Étape 7 : Faites appel à un spécialiste du recouvrement de créances

Que faire si votre partenaire commercial ne respecte pas votre accord de paiement ? Vous avez déjà été arrangeant en acceptant l’entente de paiement. Votre débiteur ne paie-t-il toujours pas ? Il est donc temps de demander l'aide d'une partie externe pour obtenir votre paiement.

Faites appel à un avocat ou à un spécialiste expert en recouvrement de créances. Nous vous recommandons d’avoir recours aux services d’un avocat chargé du recouvrement de créances. En effet, les avocats spécialisés ont plus de moyens pour faire pression sur les débiteurs. Avoir un avocat en recouvrement de créances à ses côtés a généralement un effet positif, entraînant le paiement rapide des factures impayées et souvent en une seule fois.

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