Top 15 des excuses de débiteurs + nos conseils pratiques pour y faire face

Comment faire face aux excuses des débiteurs ?

Les débiteurs peuvent trouver toutes sortes d'excuses pour ne pas payer. Si vous comptez contacter votre débiteur pour exiger le paiement de vos factures, préparez-vous à des excuses.

Vous vous demandez à quoi vous attendre et comment y répondre au mieux ? Nos avocats et spécialistes du recouvrement de créances ont compilé les excuses les plus courantes des débiteurs dans cet article et vous expliquent comment les gérer.

1. Nous n’avons pas reçu votre facture

Prévenez votre client après l’envoi d’une facture ou de tout rappel de paiement. Vérifiez si vous disposez des bonnes coordonnées.

Et si votre débiteur affirme qu’il n’a toujours pas reçu votre facture ? « Comme c'est étrange, je vais immédiatement vous envoyer une copie de la facture par e-mail. Quand peut-on s'attendre à un paiement ? ».

Assurez-vous d’envoyer l'e-mail pendant que vous êtes au téléphone avec votre client pour que celui-ci vous confirme sa réception en direct. Avez-vous envoyé votre rappel de paiement par courrier ? Alors rappelez après une brève période pour demander si la facture a bien été reçue.

2. La facture a déjà été réglée

Avant d'appeler le débiteur, vous avez probablement déjà vérifié si la facture a été payée. Mais il est possible que le paiement ait été effectué mais n'ait pas encore été traité. Demandez donc à quelle date le paiement a été effectué, quel montant a été transféré et quelle référence ou description de paiement a été utilisée.

Faites savoir à votre client que vous allez vérifier et revenir vers lui.

Toujours pas de paiement ? Contactez immédiatement votre client et concluez des accords de paiements concrets si nécessaire.

3. Nous attendons un paiement important de la part d’un de nos clients

Indiquez clairement que vous n'êtes pas responsable d'un mauvais accord de paiement entre votre débiteur et son client. Vous ne devriez donc pas en subir les conséquences.

Reportez-vous aux accords que vous avez conclus avec votre client. Faites-lui savoir que vous devez également payer vos clients et votre personnel à temps. Demandez à votre client quand vous pouvez vous attendre à recevoir son paiement.

Si votre client n'est pas en mesure de payer votre facture en totalité dans les plus brefs délais, mais qu'il est enclin à le faire le plus tôt possible, vous pouvez lui proposer d’établir un calendrier de paiement.

Avec un calendrier de paiement, la facture est payée petit à petit sur une période de temps définie. Sachez cependant que vous n'êtes en aucun cas obligé d’en mettre un en place.

4. Nous ne sommes pas satisfaits pas votre produit ou vos services

Généralement, un client informe immédiatement son fournisseur en cas de problème avec le service ou les produits fournis car il souhaite que cela soit résolu au plus vite. N’est-ce pas logique ? C'est pourquoi il faut se méfier lorsque ce type de problème est soulevé lors d’un appel téléphonique de rappel de paiement.

Néanmoins, il reste possible que les biens et services fournies présentent des défauts. Par conséquent, essayez de trouver exactement quel est le problème. Si nécessaire, demandez des preuves (par exemple, si le fournisseur prétend que les marchandises sont défectueuses).

La plainte est-elle justifiée ? Alors résolvez le problème rapidement.

Votre client n'a-t-il aucune preuve ? Alors poursuivez le processus de recouvrement de créances.

5. La banque a probablement fait une erreur

En général, les banques ne font pas d’erreurs dans les transactions monétaires. Néanmoins, certains débiteurs osent prétendre que la banque s’est probablement trompée. Rappelez à votre débiteur qu’il a signé un contrat et que vous vous attendez à ce qu’il règle le problème le plus rapidement possible.

6. Je ne suis pas responsable des comptes créditeurs

Demandez alors à parler au responsable du paiement de votre facture. « Aucun problème. Y a-t-il quelqu'un à qui je peux m’adresser pour parler du paiement de la facture ? » Si cette personne n’est actuellement pas disponible, demandez ses horaires de travail et disponibilités. N'acceptez pas d'attendre que la personne vous rappelle, mais rappelez-la vous-même plus tard.

7. La personne responsable du paiement est malade ou en vacances

Parfois, votre débiteur peut essayer de gagner du temps en disant que son collègue responsable des paiements est en vacances ou absent, et le sera pendant une longue période.

Dans ce cas, demandez le responsable en charge de l'administration financière de l'entreprise. Personne ne supervise l'administration financière ? Faites retomber la responsabilité sur la personne au téléphone : « Comment allez-vous vous assurer que la facture est toujours payée ? »

Voulez-vous appeler votre débiteur ? Lisez nos conseils pour passer un appel de recouvrement efficace. De cette façon, vous serez parfaitement préparé.

8. Nous n’avons pas reçu les marchandises

C'est très étrange, en effet. Pourquoi le client ne vous a-t-il pas immédiatement informé que les produits qu'il avait commandés n'avaient pas été reçus ?

Tout d’abord, vous devriez vérifier si vous avez des reçus ou un accusé de réception de la livraison. Avez-vous la preuve que les produits ont bien été livrés ? Faites alors savoir à votre client que, selon votre administration, la livraison a bel et bien été effectuée. Vous vous attendez donc à ce que le paiement soit effectué rapidement.

De plus, le plaignant dispose de délais pour porter plainte. Cela signifie que votre client doit se plaindre avant une certaine date si la marchandise n’a pas été reçue, ou si elle est défectueuse.

La plainte doit être déposée dans un délai défini, comme indiqué dans votre contrat, et avant la réception de la facture. Si ce délai est dépassé, votre client ne peut pas utiliser cela comme une raison de ne pas payer.

9. La facture est incorrecte

Cela signifie que la facture a bien été reçue ! Mais pourquoi votre client n'a-t-il pas immédiatement signalé que quelque chose n'allait pas ? Demandez quel est le problème et vérifiez si votre client a raison.

Si nécessaire, informez le client que vous rappellerez ultérieurement afin de pouvoir vérifier s'il y a bel et bien une erreur. Il se pourrait même que des modifications de la facture soient nécessaires. Si la facture était incorrecte, envoyez une facture ajustée à votre client dès que possible.

Votre client a-t-il tort ? Fournissez des preuves et dites-lui que vous vous attendez à ce que la facture soit payée avant une date définie. Si cela n’est pas fait, vous lancerez le processus de recouvrement de la dette.

10. Notre entreprise applique d’autres conditions de paiement

Certaines entreprises ne se soucient pas des conditions de paiement convenues avec leurs partenaires commerciaux. Elles préfèrent appliquer leurs propres conditions de paiement.

Ne vous contentez pas d'accepter votre sort. Faites savoir à votre débiteur que les conditions générales qu’il a acceptées incluent vos conditions de paiement. Vous vous attendez donc à ce que le paiement soit effectué dans un délai très court.

11. Le système est en panne

Cela est très ennuyeux. Cependant, est-il en panne depuis plusieurs jours ? Le client n'a-t-il pas pensé qu'il était nécessaire de vous informer qu'il y avait un problème avec le paiement des factures ?

Demandez quand le système sera réparé et quand vous pouvez toujours vous attendre à recevoir le paiement. Ne vous contentez pas d’une excuse vague. Mettez en place des accords de paiement concrets.

12. Je n’ai pas le temps, je vous rappellerai plus tard

Bien sûr, il peut arriver que vous appeliez au mauvais moment. Si c’est le cas, prenez rendez-vous pour un entretien téléphonique et rappelez vous-même votre débiteur. Ne laissez pas votre client faire le premier pas, car il ne le fera jamais.

13. Nous ne pouvons pas payer

Il arrive aussi qu'un débiteur ne dispose momentanément pas de moyens financiers suffisants pour payer la facture. Bien sûr, on peut toujours se demander s'il s'agit d'une excuse du client pour se soustraire au paiement ou s’il n’a vraiment pas d'argent. Essayez de savoir quel est le problème et quand votre client s'attend à pouvoir vous payer.

Si nécessaire, vous pouvez également conclure un accord de paiement avec votre client. Cependant, vous n'y êtes pas obligé. Vous pouvez simplement vous en tenir aux accords de paiement précédemment conclus.

Dans certains cas, il peut être avantageux de mettre en place une entente de paiement. Cela donnera à votre débiteur un peu plus de temps pour payer la totalité de votre facture.

14. Nous avons convenu avec votre collègue que…

Selon votre débiteur, d'autres accords ont été conclus avec l'un de vos collègues. Dans ce cas, demandez quels étaient exactement ces accords conclus et avec quel collègue ils ont été passés.

Votre client ne sait plus lequel de vos collègues est impliqué ? Faites-lui savoir que vous allez investiguer. Demandez en interne si quelqu'un est au courant de ces accords.

Si vous ne trouvez pas le collègue en question, rappelez votre débiteur et indiquez qu’il se trompe. Dites-lui que vous vous attendez donc à ce que la facture soit payée au plus vite.

15. Je vais m’occuper de ça dès que possible !

Espérons que ce ne soit pas une excuse et que votre client tiendra sa promesse. Mais cette promesse ne vous offre pas beaucoup de certitude. Par conséquent, assurez-vous d’établir des accords de paiement concrets pour obtenir le règlement de vos factures. Après tout, les accords de paiement précédents n'ont pas été respectés, sinon vous n'auriez pas eu à appeler.

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