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Comment rédiger et envoyer des rappels de paiement ?
Rédiger et envoyer des rappels de paiement
Une lettre de paiement vous permet d’informer votre client que le règlement de sa facture impayée reste à être effectué. Ce courrier lui rappelle également ses obligations contractuelles.
Le ton d'un rappel de paiement est généralement bienveillant. Votre client pourrait avoir une bonne raison de ne pas avoir payé. Par exemple, ce dernier pourrait peut-être avoir déjà effectué le versement, mais celui-ci n’apparait pas encore sur votre relevé bancaire.
Il se pourrait également que votre facture ne soit pas arrivée à bon port. Votre client n'aurait donc pas encore connaissance de l’existence d'une facture en souffrance.
L'envoi immédiat d'une lettre officielle, pleine de termes juridiques, n'est pas nécessaire. Nous vous conseillons de toujours envoyer un rappel de paiement amical en premier. De cette façon, vous pouvez conserver une bonne relation avec votre client en cas d’erreur.
Quel est le meilleur moment pour envoyer un rappel de paiement ?
Vous devez envoyer un rappel de paiement dès que la date d'échéance de la facture est passée. Cela montrera que vous disposez d'un processus efficace de gestion des comptes clients et que vous prenez votre administration financière au sérieux. Il vaut ainsi mieux agir rapidement et ne pas attendre trop longtemps avant d'agir.
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Combien de rappels de paiement devez-vous envoyer ?
Le nombre de rappels de paiement à envoyer diffère selon les situations. Si votre débiteur est un client commercial, il n'y a généralement pas de règles pour envoyer des rappels de paiement.
En principe, dès que le délai de paiement convenu est dépassé, vous pouvez lancer le processus de recouvrement. Cependant, nous ne le recommandons pas. Il est préférable de toujours appeler votre débiteur en premier et d'envoyer un rappel de paiement amical. De cette façon, il sera plus facile pour vous de conserver votre relation commerciale.
Votre rappel de paiement est-il resté sans réponse ? Alors, vous devez envoyer un dernier rappel à votre débiteur indiquant que vous remettrez la créance à une agence de recouvrement si elle n'est pas payée à temps. Il est aussi bon de préciser que les frais de recouvrement engendrés seront à la charge du débiteur.
Notre conseil : ne numérotez pas vos rappels de paiement !
Vous pouvez envoyer à votre client plusieurs rappels de paiement. Cependant, ne les numérotez pas. Dès que vous mettez « premier rappel de paiement », « deuxième rappel de paiement », etc. sur la lettre, il est clair pour le débiteur que d'autres suivront. Sinon, pourquoi mentionner un numéro de rappel sur la lettre ?
Pour de nombreux débiteurs, il s’agit d’une raison pour ne pas payer immédiatement. En effet, cela signifie qu'ils disposent de plus de temps pour payer et que le processus de recouvrement n'a pas commencé.
Par conséquent, assurez-vous de n'inclure que le mot « rappel de paiement » sur la lettre. Cela empêchera les débiteurs de ne pas vous prendre au sérieux et d'attendre la prochaine lettre avant d'agir.
Que faut-il inclure dans une lettre de rappel de paiement ?
L'objectif du rappel de paiement est de s’assurer que votre débiteur soit au courant de la dette en cours et qu'il doit encore payer. Il est donc très important que la lettre soit claire. De cette façon, votre débiteur saura très exactement ce qu’il se passera si la créance n'est pas payée. Cela augmentera également les chances de paiement.
Vous devez donc inclure les éléments suivants dans votre lettre :
Faites savoir à votre débiteur que le paiement n'a pas encore été effectué
Le but du rappel de paiement doit être clair pour son destinataire : il y a une créance en suspens et elle doit être réglée dans les plus brefs délais.
Référez-vous à la facture impayée
Un rappel de paiement clair doit mentionner la facture impayée en question. Il doit également indiquer quels biens ou services ont été fournis, ainsi que le numéro et la date d'échéance de la facture.
Plus le rappel de paiement est clair, plus il est probable que votre débiteur règle sa facture rapidement. Après tout, si votre débiteur sait tout de suite de quelle facture vous parlez, vous gagnerez tous les deux beaucoup de temps.
Précisez le montant exact dû
Vous devez également informer votre débiteur du montant restant dû. En plus de cela, vous devez également communiquer tous les coûts supplémentaires engendrés, tels que les intérêts et les frais de recouvrement de créances. Ceux-ci doivent être clairement détaillés sur la facture afin que le débiteur comprenne combien il doit payer.
Vers quel compte l'argent doit-il être transféré ?
Encore une fois : facilitez le paiement de votre facture pour votre client. Indiquez le numéro de compte sur lequel l'argent doit être transféré.
Mettez en place un délai de paiement précis
Informez votre débiteur du moment où le montant restant doit être payé. Il est important d'être aussi concret que possible. Indiquez une date précise plutôt qu’un « paiement dans les 7 jours » : cela élimine toute ambiguïté pour votre débiteur.
Pour les débiteurs commerciaux, nous vous conseillons d’imposer un délai de paiement de 5 jours. Bien sûr, vous êtes libre d'utiliser un délai plus ou moins long si vous le souhaitez. Vous devez également vérifier quel terme est normalement utilisé dans le pays de votre débiteur.
Faites une forte impression avec une lettre de rappel de paiement créative et originale !
Des rappels de paiement clairs garantissent généralement des paiements rapides. Souhaitez-vous impressionner un peu plus votre débiteur ? Envoyez un rappel de paiement original ou créatif.
Cela ne rendra votre courrier que plus remarquable ! Qu'il ait l'effet souhaité, nous ne pourrions pas le garantir, mais votre client l'appréciera sans aucun doute et s'en souviendra.
Envoyez-nous votre dossier de recouvrement avant 16h00 et nous nous mettrons à travailler dessus le jour-même ! |
Devriez-vous envoyer un rappel de paiement par courrier recommandé ou par email ?
Un rappel de paiement n'est pas un document juridique. Vous pouvez donc choisir la manière dont vous souhaitez l’envoyer. En fait, vous n'avez même pas besoin d'envoyer un rappel de paiement par écrit : vous pouvez aussi le faire par téléphone. L'inconvénient de cette méthode est que vous n'en gardez aucune preuve.
Lorsque vous envoyez le rappel de paiement par écrit, cela peut être fait par e-mail ou par courrier recommandé. Si vous envoyez une lettre recommandée, vous pouvez vous assurer que votre facture a bien été reçue.
Cependant, il n'est plus de coutume d'envoyer la lettre par la Poste, car beaucoup de communications se font aujourd'hui par e-mail. Vous pouvez donc envoyer le rappel de paiement à votre client par e-mail, ou même via WhatsApp.
Le coût d’un rappel de paiement
Pour les factures impayées, vous pouvez facturer des frais de recouvrement. Cependant, nous vous conseillons de ne pas en inclure lors de l'envoi de votre premier rappel de paiement. Ne faites cela que lorsque vous envoyez le dernier rappel.
Envoyer un rappel de paiement en anglais
Faites-vous affaire à l’étranger ? Il est alors inutile d'envoyer à votre débiteur étranger un rappel de paiement dans votre propre langue.
Votre débiteur ne risque pas de payer s’il ne comprend pas votre lettre. Par conséquent, essayez toujours d'envoyer un rappel de paiement dans la langue dans laquelle vous communiquez avec votre ce dernier. Si vous pouvez envoyer un rappel de paiement dans la langue de votre débiteur, c'est encore mieux et vous aurez plus de chances de recevoir votre paiement.
Pour vous aider à démarrer, voici un exemple de lettre de rappel de paiement en anglais.
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