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Envoyer un dernier rappel de paiement
Avec un dernier rappel de paiement, vous informez votre client que sa facture doit être réglée immédiatement. Ce courrier final suit souvent un rappel de paiement dans lequel vous rappelez gentiment votre débiteur qu’une facture est en attente de règlement.
Le ton d'un dernier rappel est généralement plus professionnel et plus ferme. Dedans, une échéance finale est donnée au débiteur pour s’acquitter de ses dettes.
Quand devez-vous envoyer un rappel de paiement final ?
Un dernier rappel de paiement est envoyé lorsque la facture impayée n'a toujours pas été réglée, même après l'envoi d'un rappel de paiement initial.
Nous vous conseillons de toujours envoyer un premier rappel de paiement amical si une facture n'est pas réglée dans les délais convenus.
Le dernier rappel doit être clair et indiquer que si le paiement n'est pas effectué, vous remettrez la créance à une agence de recouvrement. Indiquez également que tous les frais supplémentaires engendrés seront à la charge du débiteur.
Combien de rappels de paiement devriez-vous envoyer avant de faire appel à une société de recouvrement ?
En ce qui concerne les débiteurs commerciaux, il n'y a généralement pas de règles légales concernant le nombre de rappels que vous devez envoyer. En principe, vous pouvez faire appel à un avocat ou à une société de recouvrement de créances dès que la date d’échéance d’une facture a été dépassée.
Cependant, nous vous déconseillons de faire cela. Il est toujours préférable de contacter votre débiteur d’abord, avant de lancer la procédure de recouvrement.
De cette façon, vous aurez plus de chances de conserver votre relation commerciale.
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Envoyer un rappel de paiement final sans envoyer de premier courrier de rappel
Souhaitez-vous envoyer immédiatement un rappel de paiement final sans envoyer un premier courrier de rappel ? Lorsque son destinataire est un débiteur commercial, ce n'est pas un problème.
Vous pouvez même lancer la procédure de recouvrement de créances dès que le délai de paiement convenu n'a pas été respecté. Bien que cela soit possible, nous ne vous déconseillons cependant d'appeler une agence de recouvrement de créances ou d'envoyer un dernier rappel immédiatement.
Notre conseil est d'abord d'envoyer un rappel de paiement amical. Si cela n'a aucun effet, vous devez envoyer un dernier rappel, indiquant que vous remettrez la dette à une agence de recouvrement si aucun paiement n'est effectué. Vous devez également indiquer que les coûts de cette opération seront ajoutés à la créance et facturés au débiteur.
Dans la plupart des cas, le débiteur effectuera un paiement après avoir reçu un ou plusieurs rappels. Si aucun de ces rappels n'a eu l'effet souhaité, il est sage d'appeler un spécialiste du recouvrement de créances et de transférer votre demande de recouvrement.
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Ne numérotez pas vos rappels de paiement : n’envoyez pas de « première » ou « deuxième » rappel de paiement
Vous pouvez envoyer à votre client plusieurs rappels de paiement. Cependant, ne les numérotez pas. Dès que vous mettez « premier rappel de paiement », « deuxième rappel de paiement », etc. sur la lettre, il est clair pour le débiteur que d'autres suivront. Sinon, pourquoi mentionner un numéro de rappel sur la lettre ?
Pour de nombreux débiteurs, il s’agit d’une raison pour ne pas payer immédiatement. En effet, cela signifie qu'ils disposent de plus de temps pour payer et que le processus de recouvrement n'a pas commencé.
Par conséquent, assurez-vous de n'inclure que le mot « rappel de paiement » sur votre lettre. Cela empêchera votre débiteur de ne pas vous prendre au sérieux et d'attendre la prochaine lettre avant d'agir.
Cependant, s’il s’agit du dernier rappel de paiement, mentionnez le fait qu’il s’agisse du courrier final avant le lancement de la procédure de recouvrement de créance. De cette façon, votre débiteur saura qu’une absence de paiement aura de graves conséquences.
Que faut-il inclure dans une lettre de rappel de paiement ?
L'objectif du rappel de paiement est de s’assurer que votre débiteur soit au courant de la dette en cours et qu'il doit encore payer. Il est donc très important que la lettre soit claire. De cette façon, votre débiteur saura très exactement ce qu’il se passera si la créance n'est pas payée. Cela augmentera également les chances de paiement.
Vous devez donc inclure les éléments suivants dans votre lettre :
Faites savoir à votre débiteur que le paiement n'a pas encore été effectué
Le but du rappel de paiement doit être clair pour son destinataire : il y a une créance en suspens et elle doit être réglée dans les plus brefs délais.
Référez-vous à la facture impayée
Un rappel de paiement clair doit mentionner la facture impayée en question. Il doit également indiquer quels biens ou services ont été fournis, ainsi que le numéro et la date d'échéance de la facture.
Plus le rappel de paiement est clair, plus il est probable que votre débiteur règle sa facture rapidement. Après tout, si votre débiteur sait tout de suite de quelle facture vous parlez, vous gagnerez tous les deux beaucoup de temps.
Précisez le montant exact dû
Vous devez également informer votre débiteur du montant restant dû. En plus de cela, vous devez également communiquer tous les coûts supplémentaires engendrés, tels que les intérêts et les frais de recouvrement de créances. Ceux-ci doivent être clairement détaillés sur la facture afin que le débiteur comprenne combien il doit payer.
Vers quel compte l'argent doit-il être transféré ?
Encore une fois : facilitez le paiement de votre facture pour votre client. Indiquez le numéro de compte sur lequel l'argent doit être transféré.
Mettez en place un délai de paiement précis
Informez votre débiteur du moment où le montant restant doit être payé. Il est important d'être aussi concret que possible. Indiquez une date précise plutôt qu’un « paiement dans les 7 jours » : cela élimine toute ambiguïté pour votre débiteur.
Pour les débiteurs commerciaux, nous vous conseillons d’imposer un délai de paiement de 5 jours. Bien sûr, vous êtes libre d'utiliser un délai plus ou moins long si vous le souhaitez. Vous devez également vérifier quel terme est normalement utilisé dans le pays de votre débiteur.
Énoncer clairement les conséquences d'un retard de paiement
Que se passe-t-il si votre débiteur n’agit pas après avoir reçu votre dernier rappel de paiement ? Énumérer les conséquences d’un non-paiement n'est pas seulement important pour clarifier la situation. Cela peut souvent pousser votre débiteur à payer votre facture.
Annoncer aux débiteurs qu'en cas de retard de paiement, la dette sera transférée à un avocat ou à une agence de recouvrement, et que les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur, les convainc généralement d'effectuer le paiement.
Entretenez-vous une bonne relation avec votre partenaire commercial ? Avez-vous toujours des marchandises à livrer ? Vous pouvez choisir de suspendre vos obligations. Cela veut dire que vous ne fournirez pas votre débiteur tant que les factures impayées n'ont pas été réglées.
Calculer les pénalités de retard de paiement
Une facture impayée provoque non seulement beaucoup de frustration, mais entraine également des efforts supplémentaires pour obtenir le paiement de la facture. Cela coûte de l'argent. Vous pouvez facturer ces frais engendrés par le retard de paiement à votre débiteur.
Les pénalités de retard de paiement pour les débiteurs commerciaux
Nous vous conseillons de préciser à l'avance les frais de rappel dans vos conditions générales. Notre conseil est d'inclure au moins 15% des coûts avec un minimum de 250 € et 1% d'intérêt par mois. 15% pour les frais de recouvrement est un pourcentage très courant pour les créances commerciales.
Assurez-vous que cela soit indiqué correctement dans vos termes et conditions. Bien entendu, nous pouvons toujours vérifier si cette disposition a été correctement incluse dans vos conditions générales.
Il est bien sûr important que les conditions générales soient bien rédigées. Si ce n’est pas le cas, celles-ci pourraient ne pas être valides. Vous ne pourrez donc pas vous rabattre sur les accords précédemment conclus, tels que les frais de retard, en cas de litige.
Assurez-vous que cela ne vous arrive pas et lisez nos conseils d’utilisation et de rédaction des conditions générales.
Un dernier rappel de paiement envoyé par email est-il légalement valide ?
Notre conseil est de toujours envoyer un rappel écrit. Dans un premier temps, Vous devriez toujours essayer d'appeler votre débiteur pour lui demander pourquoi le paiement n'a pas encore été effectué. Si l’appel téléphonique a l'effet souhaité, le rappel de paiement n’est pas nécessaire.
Cependant, si un rappel téléphonique n'a pas donné lieu à un paiement, nous vous conseillons d'envoyer un rappel écrit. Faites en sorte qu’il soit clair pour informer le débiteur qu'il reste une facture à payer.
Il est également important d'envoyer un rappel de paiement au cas où la dette entraînerait des poursuites judiciaires. Vous aurez alors la preuve des efforts que vous avez déjà faits pour recevoir votre paiement.
Quelle langue devriez-vous utiliser pour envoyer votre rappel de paiement ?
Envoyer un rappel de paiement standard à votre débiteur étranger n’est pas une bonne idée. Plus le rappel de paiement est clair, plus la facture est susceptible d'être payée.
Pour les débiteurs internationaux, il est donc important que le rappel de paiement soit envoyé dans une langue que le débiteur comprend. Si vous faites des affaires en anglais, un rappel en anglais doit être envoyé.
La meilleure solution serait d’envoyer un rappel de paiement dans la langue maternelle de votre débiteur. Un rappel de paiement final en allemand, par exemple, est beaucoup plus efficace si vous avez un débiteur allemand.
D'après notre expérience, les débiteurs sont beaucoup plus susceptibles de payer si la lettre est envoyée dans leur propre langue. En cas de besoin, faites donc traduire vos courriers de rappel de paiement lorsque vous avez un débiteur à l’étranger.
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