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Come riconoscere e gestire le scuse dei debitori

Quando si ha a che fare un cliente insolvente bisogna essere preparati a sentire qualsiasi tipo di scusa e giustificazione per cui il pagamento non sia ancora stato effettuato. Questo accade soprattutto durante le telefonate di recupero crediti.
Sebbene sia possibile che il vostro cliente non riesca davvero ad effettuare il pagamento per cause esterne, è altrettanto possibile che stia cercando di evitare di pagare la vostra fattura. Abbiamo quindi deciso di elencare di seguito le scuse più comuni che abbiamo sentito usare nel corso degli anni dai debitori. Leggetele per sapere come riconoscerle e, soprattutto, come comportarvi se vi vengono avanzate.

Non abbiamo ricevuto la fattura

Questa è la scusa più comunemente usata dai debitori: la mancata ricezione della fattura. È quindi consigliabile informare sempre i vostri clienti di avere inviato una fattura, o un eventuale sollecito di pagamento. Controllate anche di avere il corretto indirizzo di fatturazione. Se vi capita di parlare con il vostro cliente al telefono, mandategli subito una copia della fattura per e-mail, mentre state ancora parlando. In questo modo il cliente non potrà fingere di non aver mai ricevuto la fattura. Se invece avete mandato la fattura o il sollecito per posta, consigliamo sempre di telefonare al cliente per chiedere conferma che l’abbia ricevuta.

Il pagamento della fattura è già stato effettuato

Prima di telefonare al vostro debitore controllate sempre se la fattura sia stata pagata. A volte, è possibile che il pagamento sia stato veramente effettuato, ma che non sia ancora stato processato e che quindi non lo abbiate ricevuto. In questi casi, chiedete in quale giorno sia stato dato l’ordine di pagamento, quale importo sia stato versato e che causale sia stata usata. Informate il vostro cliente che controllerete e gli farete sapere. Se non troverete alcuna traccia del pagamento, ricontattate il vostro cliente immediatamente e prendete accordi di pagamento specifici e concreti.

Stiamo aspettando un pagamento importante da parte di un nostro cliente

È possibile che un cliente che sta aspettando a sua volta un pagamento si senta giustificato a rimandare il pagamento delle fatture che gli sono state inviate. In questi casi, dovete chiarire di non essere responsabili per i cattivi accordi (di pagamento) fra il vostro cliente e i suoi clienti e che quindi non dovreste pagarne le conseguenze. Se il vostro cliente fosse ben disposto a pagare, ma non ne avesse momentaneamente i mezzi, potrebbe chiedervi di stabilire un piano di rientro. Con un piano di rientro l’ammontare della fattura viene pagato a rate, in un lasso di tempo stabilito. Tenete presente però, che non siete in alcun modo obbligati ad aderire a un piano di rientro.

Non siamo sodisfatti con la merce o i servizi

Normalmente, un cliente avvisa subito quando c’è qualcosa che non va con i prodotti consegnati o con il servizio erogato. Questo perché vuole che il problema venga risolto velocemente. È quindi strano che problemi del genere emergano per la prima volta durante una telefonata di recupero crediti.
Tuttavia, è sempre possibile che ci sia effettivamente qualcosa che non va con l’ordine. In questi casi, provate a capire quale sia esattamente il problema e, se necessario, chiedete delle prove (per esempio se il cliente afferma che i beni consegnati siano difettosi). Se la lamentela è giustificata, risolvere la questione rapidamente. Se invece il vostro cliente non è in grado di fornirvi alcuna prova, consigliamo di continuare le procedure di recupero del credito.

La banca ha commesso un errore

Generalmente, le banche non commettono errori facendo transazioni monetarie. Nonostante ciò, ci sono debitori che hanno il coraggio di affermare che la banca sia responsabile per il ritardo nel pagamento. In questi casi, ricordate al vostro debitore che esiste un contratto fra di voi e che vi aspettate che risolva il problema il prima possibile.

Non sono io il responsabile per il pagamento delle fatture

Se quando telefonate al vostro cliente insolvente sembra impossibile mettersi in contatto con il responsabile per il pagamento della vostra fattura, chiedere di sapere gli orari di lavoro di questa persona. Non accontentavi di aspettare che sia lui/lei a richiamarvi, ma piuttosto provate a chiamarlo nuovamente in un secondo momento.

Il responsabile è in malattia o in vacanza

Ogni tanto, è anche possibile che il vostro debitore cerchi di guadagnare tempo dicendo che il collega responsabile per il pagamento della vostra fattura sia in malattia o in vacanza, e che lo sarà ancora per un po’. In questi casi, chiedete di essere messi in contatto con chi si sia preso carico dei suoi compiti quotidiani durante il periodo di assenza. Nessuno sta controllando l’amministrazione finanziaria? Allora fate responsabile la persona con sui state parlando al telefono, chiedendogli cosa intenda fare per assicurarsi che la vostra fattura venga pagata.

Non abbiamo ricevuto l’ordine

Questo è, chiaramente, molto strano. Perché il cliente non vi ha notificato immediatamente che i prodotti che ha ordinato non sono mai stati consegnati? Dovrete cercare fra tutti i vostri documenti e vedere se ci sia una ricevuta o una presa visione della consegna. Se trovate una prova che i vostri prodotti siano stati effettivamente consegnati, informate il cliente in merito e ditegli anche che vi aspettate di ricevere il pagamento velocemente.
Inoltre, c’è di solito un periodo di tempo specifico per avanzare delle lamentele. Questo significa che il cliente ha una scadenza entro cui si può lamentare nel caso in cui le merci o i servizi ricevute siano difettosi o non conformi all’ordine. Controllate nel vostro contratto cosa sia stato deciso in merito ai reclami. Se questo periodo di tempo è scaduto, il vostro cliente non potrà usare questa scusa per non pagare.

La fattura non è corretta

Una dichiarazione del genere ha un aspetto positivo: la fattura è stata ricevuta. Ma allora perché non è stato riportato immediatamente l’errore? Chiedete quale sia il problema esattamente e controllate se il vostro cliente abbia ragione. Se la fattura era effettivamente sbagliata, mandate la versione corretta al vostro cliente il prima possibile. Il cliente insolvente ha invece torto? Informatelo che vi aspettate che paghi entro un determinato periodo di tempo, oltre il quale avvierete la procedura di recupero crediti.

Noi applichiamo le nostre condizioni di pagamento

Ci sono aziende che non aderiscono ai termini di pagamento concordati e applicano i loro. Non assecondatele. Informatele che accettando i vostri termini e condizioni generali, hanno accettato di rispettare anche i vostri termini di pagamento. È anche possibile che voi, firmando il contratto, abbiate accettato condizioni di pagamento diverse da quelle che il vostro cliente sta cercando di applicare. Comunicategli che voi non avete cambiato posizione sull’argomento e che vi aspettate che il pagamento venga effettuato in tempi molto brevi.

C’è un problema con il nostro sistema

Tutto ciò è indubbiamente molto fastidioso. Ma da quanto tempo persiste il problema? E il vostro cliente non si è premurato di avvisarvi che ci sarebbe stato un ritardo con il pagamento della fattura? Chiedete al vostro cliente quando verrà riparato il sistema e quando potete appettarvi di ricevere il pagamento. Non accontentavi di risposte vaghe come “non lo sappiamo ancora, potrebbe volerci un po’”. Al contrario, prendete accordi concreti riguardo al pagamento.

Adesso non ho tempo, richiamerò io dopo

Certamente può capitare che chiamiate in un brutto momento per il vostro cliente, ma non lasciate che questo vi liquidi dicendo che richiamerà più tardi. Prendete un appuntamento e chiamate il debitore voi stessi.

Non possiamo pagare

Purtroppo, capita anche che il debitore non abbia (momentaneamente) le risorse finanziarie sufficienti per pagare la vostra fattura. Certamente resta sempre da chiarire se si tratti di una scusa o se davvero non abbia i mezzi necessari per pagarvi. Cercate di capire quale sia la verità e quando il vostro cliente pensi di essere in grado di effettuare il pagamento.
Se necessario, potete sempre prendere accordi con il vostro cliente su un piano di rientro, pur non essendo in alcun modo obbligati a farlo. Potete infatti attenervi semplicemente agli accordi presi in origine. In alcuni casi però, potrebbe essere conveniente concordare con il vostro cliente insolvente un piano di rientro. Così facendo permetterete infatti al vostro debitore di tirare il fiato e riceverete comunque il pagamento per i servizi erogati o le merci consegnate.

Abbiamo concordato con il vostro collega che…

È possibile che il debitore sostenga di aver preso nuovi accordi riguardo al pagamento con un vostro collega. In questi casi, chiedete quali siano esattamente i nuovi accordi e di quale collega si tratti. Qualora non riusciste a trovare il collega in questione, telefonate al vostro cliente e ditegli che nessuno sa niente di questi nuovi accordi. Pertanto, vi aspettate che paghi la fattura quanto prima.

Sistemerò tutto il prima possibile!

Più che essere una scusa questa è una promessa e si spera che il cliente la mantenga. Per avere però qualche certezza, assicuratevi di stipulare dei buoni piani di rientro riguardo la fattura in questione. Dopotutto, il primo accordo di pagamento non è stato rispettato, altrimenti non avreste mai dovuto telefonare al vostro cliente.

Avete un debitore internazionale?

Lavoriamo in tutta Europa e, per questo, abbiamo specifici team per ogni paese, che vi sapranno assistere con il vostro caso di recupero crediti internazionale. Gli avvocati internazionali di Bierens sono specializzati in riscossione crediti e, grazie alla loro conoscenza ed esperienza, sapranno come comportarsi con il vostro cliente insolevente all'estero.

I migliori nel recupero crediti internazionale

Quando decidete di rivolgervi ad un'agenzia di recupero crediti o a uno studio legale, volete, giustamente, assicurarvi che abbiano a loro disposizione le migliori risorse. Tuttavia, c'è sempre il timore che le migliori risorse comportino costi molto alti.
Da Bierens ci sono i migliori avvocati e specialisti in riscossione crediti, come si può vedere dalle recensioni dei nostri clienti. Per quanto riguarda i costi, invece, crediamo nella giustizia e nella correttezza. Per questo motivo lavoriamo secondo il principio No Cure, No Pay così che non vi ritroviate con un conto salato ed un risultato deludente.

“Bierens ed il suo team di avvocati internazionali capiscono bene le esigenze di un’azienda e sono in grado di adattarsi ad ogni situazione.”

Lea Macedoni / Alessi

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Perché scegliere Bierens?

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I nostri avvocati interazionali sono specializzati nel recupero crediti e hanno conoscenza ed esperienza approfondita con le leggi, i regolamenti, le usanze commerciali e la cultura del paese del vostro debitore. Questo ci rende piuttosto facile relazionarci al vostro cliente insolvente e convincerlo a pagare rapidamente.

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Vi daremo sempre la nostra più onesta opinione professionale circa le possibilità di successo del vostro caso di recupero crediti. Mettiamo sempre il vostro migliore interesse al primo posto. Vi presenteremo tutte le opzioni possibili e vi consiglieremo su quale sia la migliore strategia da adottare. Sarà facile vedere come applichiamo sempre i nostri valori di integrità e giustizia.

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Sappiamo che volete che il vostro caso venga risolto velocemente. Per questo, se ci affidate il caso entro le ore 16:00 CET inizieremo a lavorarci immediatamente. Al vostro debitore verranno concessi solamente pochi giorni di tempo per effettuare il pagamento.

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In quanto avvocati riusciamo a mettere maggiormente sotto pressione I debitori rispetto a, per esempio, le agenzie di recupero crediti. Inoltre, saremo in rado di prestarvi assistenza legale sia nella fase stragiudiziale che quella giudiziale del recupero crediti, facendovi così risparmiare tempo e denaro.

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Studieremo una strategia ad hoc per il vostro caso di recupero crediti e vi saremo sempre consigli personalizzati.

Siamo esperti in recupero crediti internazionale

  • Dal 1952
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No cure, no pay

Una fattura insoluta è sufficientemente stressante, figuriamoci se doveste sostenere dei costi per riscuotere il pagamento a cui avete diritto. Crediamo che sia ingiusto. Ecco perché lavoriamo secondo la politica No Cure, No Pay. Questo significa che se non riuscissimo a riscuotere il vostro denaro nella fase stragiudiziale del recupero crediti, non dovrete pagare un conto salato. Pagherete solamente una piccola cifra per i costi amministrativi.
Maggiori informazioni sulla nostra policy No Cure, No Pay

Come funziona il recupero crediti internazionale?

Anche se riscuotere un credito all’estero potrebbe essere più impegnativo se paragonato a un caso di recupero crediti domestico, con uno specialista al vostro fianco potrete ugualmente recuperare il pagamento a cui avete diritto.
Ma come fare? Questo dipende interamente dal paese in cui ha sede il vostro debitore. Infatti, il processo di recupero crediti, oltre a dipendere dalla complessità del caso, può cambiare sostanzialmente da paese a paese. Ad esempio, per un caso non contestato in cui il vostro debitore non si oppone alla fattura, ma semplicemente non la paga, potrete ricorre all’Ingiunzione di pagamento europea. Questo procedimento può essere applicato se sia la vostra azienda che quella debitrice hanno sede in uno degli stati membri dell’Unione Europea, ad esclusione della Danimarca. Tuttavia, se la fattura è contestata, non si potrà più ricorrere a questo procedimento.
In questi casi, dovrete andare in giudizio all’estero, possibilmente nel paese del debitore. In questo modo, infatti, potere ottenere i migliori risultati. Un avvocato internazionale esperto in recupero crediti potrà prestarvi assistenza legale. Infatti, oltre a conoscere la legge in vigore nel paese del vostro cliente insolvente, potranno parlargli nella sua stessa lingua.

Leggete anche: Come funziona il recupero crediti internazionale?

“Gli avvocati dello studio legale Bierens sono specialisti nell'ambito del recupero crediti commerciali. Il loro approccio è sinonimo di qualità, Their approach stands for quality, risolutezza e risultati, che è esattamente ciò che KLM cerca.”

Ben Blad / KLM

CONSULENZA SENZA IMPEGNO

Si sono d’ accordo con la policy sulla privacy

Specialisti nel recupero crediti

I nostri 35 avvocati internazionalis sono specializzati in recupero crediti in tutti i paesi europei. Non appena ci affiderete il vostro caso di riscossione crediti faremo tutto il possibile per risolvere la faccenda il più in fretta possibile.

I nostri clienti

Lavoriamo sia con le piccole e medie imprese che con le grandi corporazioni.