Come riconoscere e gestire le scuse dei debitori

Come comportarsi con le scuse dei debitori

I debitori sono capaci di inventarsi ogni tipo di scusa pur di non pagare. Se avete intenzione di telefonare al vostro debitore dovete essere pronti a sentire le sue giustificazioni. Siete curiosi di sapere quali sono le scuse dei debitori e come rispondere? I nostri avvocati e specialisti in recupero crediti hanno raccolto i più diffusi pretesti per non pagare e spiegano anche come gestirle.

1. Non abbiamo ricevuto la fattura

Dite al cliente quando avete inviato le fatture ed ogni eventuale sollecito di pagamento. Controllate anche di avere di avere l’indirizzo corretto. L’indirizzo è corretto? “Che strano, mando subito una copia della fattura per e-mail. Quando possiamo aspettarci di ricevere il pagamento?” assicuratevi di riuscire ad inviare l‘e-mail mentre siete ancora al telefono con il vostro cliente insolvente. Se invece avete inviato il sollecito di pagamento per posta, consigliamo di telefonare al cliente chiedendo se lo ha ricevuto.

2. La fattura è già stata pagata

Subito prima di telefonate al debitore bisogna controllare se la fattura sia stata pagata o meno. È possibile che il pagamento sia stato effettuato, ma che non sia stato ancora processato. Chiede in quale data sia stato effettuato il pagamento, quale sia l’importo e che causale sia stata usata. Fate sapere al vostro cliente che controllerete e lo ricontatterete. Verificate con l’amministrazione e, se non c’è traccia del pagamento, contattate subito il vostro cliente e prendete nuovi accordi circa il pagamento.

3. Stiamo aspettando il pagamento di un cliente

Rendete ben chiaro che non siete responsabile per un cattivo accordo fra il vostro cliente ed i suoi clienti. Attenetevi agli accordi che avete preso con il vostro cliente e fategli presente che dovete pagare i vostri fornitori ed il personale in tempo. Chiedete quindi al debitore quando riceverete il pagamento. Se, però, il vostro cliente vuole pagare ma non ha le risorse finanziarie per pagare l’intero importo della fattura, potrebbe chiedere di stabilire un piano di rientro. Con un piano di rientro, infatti, la fattura viene pagata a rate entro un periodo di tempo prestabilito. Sappiate però di non essere obbligati a concedere un piano di rientro.

4. Non siamo soddisfatti del prodotto e/o servizio

I clienti, di solito, ci segnalano subito ogni se c’è un problema con il servizio o con le merci perché vogliono che il problema sia risolto quanto prima. Ecco perché è sospetto che una telefonata di recupero crediti riveli improvvisamente un problema con quanto acquistato.

Tuttavia, è possibile che ci sia qualche cosa che non va con il servizio o le merci. Cercate quindi di capire quale sia il problema esattamente e, se necessario, chiedete delle prove, per esempio quando il cliente sostiene che la merce sia difettosa. Se quanto affermato dal cliente è vero risolvete il problema velocemente. Se, invece, il vostro cliente non può fornire alcuna prova, allora continuate con le vostre azioni di recupero crediti.

5. La banca ha commesso un errore

In genere le banche non commettono errori con le transazioni monetarie. Ci sono però debitori che hanno il coraggio di affermare che è stata la banca ad aver commesso un errore. In questi casi, ricordate al cliente insolvente che avete stipulato un contratto e che vi aspettate che effettui il pagamento il più presto possibile.

6. Non sono io il responsabile del pagamento delle fatture

Chiedete di parlare con il collega responsabile dei pagamenti. Se non è possibile essere messi in contatto con il responsabile perché è in riunione, al telefono, o non è in ufficio, chiedete quale sia l’orario di lavoro di quella persona. Non accettate che sia il loro collega a chiamarvi, ma piuttosto richiamate voi in un altro momento.

7. Il collega responsabile è in malattia o in vacanza

È possibile che, a volte, il debitore provi a guadagnare un po’ di tempo affermando che il collega responsabile del pagamento delle fatture non sarà in ufficio per un certo periodo di tempo. In questi casi, chiedete di essere messi in contatto con chi si è preso carico dei suoi compiti quotidiani durante il periodo di assenza. Se nessuno sta seguendo l’amministrazione finanziaria durante il periodo di assenza del responsabile, prendete come persona di riferimento il vostro interlocutore telefonico e chiedetegli cosa intenda fare per assicurarsi che la vostra fattura sia pagata.

Se volete telefonare al vostro debitore, leggete i nostri consigli su come effettuare una telefonata di recupero crediti di successo. Così facendo, sarete preparati al meglio.

8. Non abbiamo ricevuto la merce

Questo è, chiaramente, molto strano. Perché il cliente non ha avvisato subito di non aver ricevuto l’ordine? Dovrete cercare fra tutti i vostri documenti una ricevuta o una presa visione della consegna. Se trovate una prova che i vostri prodotti siano stati effettivamente consegnati, informate il cliente in merito e ditegli anche che vi aspettate di ricevere il pagamento velocemente.

Inoltre, c’è di solito un periodo di tempo apposito per avanzare delle lamentele. Questo significa che il cliente ha una scadenza entro cui si può lamentare nel caso in cui le merci ricevute siano difettose o non conformi all’ordine. Controllate nel vostro contratto cosa avete deciso in merito ai reclami. Se questo periodo di tempo è scaduto, il vostro cliente non potrà usare questa scusa per non pagare.

9. La fattura non è corretta

Una dichiarazione del genere ha un aspetto positivo: la fattura è stata ricevuta. Ma allora perché il cliente non ha riportato subito l’errore? Chiedete quale sia il problema e controllate se il vostro cliente abbia ragione. Se la fattura era effettivamente sbagliata, mandate la versione corretta al vostro cliente il prima possibile. Il cliente insolvente ha, invece, torto? Informatelo che vi aspettate che paghi entro un certo periodo di tempo, oltre il quale avvierete la procedura di recupero crediti.

10. Applichiamo altre condizioni di pagamento

Ci sono aziende che non aderiscono ai termini di pagamento concordati e applicano i loro. Non assecondatele. Informate il cliente che, accettando i vostri termini e condizioni, hanno accettato di rispettare anche i vostri termini di pagamento. È anche possibile che voi, firmando il contratto, abbiate accettato condizioni di pagamento diverse da quelle che il vostro cliente sta cercando di applicare. Comunicate al cliente di voler rispettare ciò su cui vi siete precedentemente accordati e che vi aspettate che il pagamento venga effettuato in tempi molto brevi.

11. C’è un problema con il nostro sistema

Tutto ciò è indubbiamente molto fastidioso. Ma da quanto tempo persiste il problema? Il vostro cliente non si è premurato di avvisarvi che ci sarebbe stato un ritardo con il pagamento della fattura? Chiedete al vostro cliente quando verrà riparato il sistema e quando potete appettarvi di ricevere il pagamento. Non accontentavi di risposte vaghe come “non lo sappiamo ancora, potrebbe volerci un po’”. Al contrario, prendete accordi concreti riguardo al pagamento.

12. Adesso non ho tempo, richiamo io dopo

Certamente può capitare che chiamiate in un brutto momento per il vostro cliente, ma non lasciate che questo vi liquidi dicendo che richiamerà più tardi. Prendete un appuntamento e chiamate il debitore voi stessi.

13. Non possiamo pagare

Purtroppo, capita anche che il debitore non abbia – momentaneamente – le risorse finanziarie sufficienti per pagare la fattura. Certamente resta sempre da chiarire se si tratti di una scusa o se davvero non abbia i mezzi necessari per pagare. Cercate di capire quale sia la verità e quando il vostro cliente possa essere in grado di effettuare il pagamento.

Se necessario, potete sempre prendere accordi con il vostro cliente su un piano di rientro. Ricordate, però, di non essere obbligati a farlo. Potete infatti attenervi semplicemente agli accordi presi in origine. In alcuni casi, tuttavia, potrebbe essere conveniente stabilire un piano di rientro. Così facendo permetterete, infatti, al vostro debitore di tirare il fiato e riceverete comunque il pagamento per i servizi erogati o le merci consegnate.

14. Abbiamo concordato con il vostro collega che…

È possibile che il debitore sostenga di aver preso nuovi accordi riguardo al pagamento con un vostro collega. In questi casi, chiedete quali siano esattamente i nuovi accordi e di quale collega si tratti. Qualora non riusciste a trovare il collega in questione, telefonate al vostro cliente e ditegli che nessuno sa niente di questi nuovi accordi. Pertanto, vi aspettate che paghi la fattura quanto prima.

15. Sistemerò tutto il prima possibile

Più che essere una scusa questa è una promessa e si spera che il cliente la mantenga. Per avere però qualche certezza, assicuratevi di stipulare dei buoni accordi di pagamento. Dopotutto, il primo accordo non è stato rispettato, altrimenti non avreste mai dovuto telefonare al vostro cliente.

Specialisti in recupero crediti interazionale

I nostri 35 avvocati internazionali sono specialisti nel recupero crediti in tutta Europa. Dal momento in cui ci affiderete il vostro caso, faremo del nostro meglio per risolvere la questione il prima possibile. Sia che si tratti di un semplice caso di recupero crediti o di una disputa più complicata legale, vi forniremo assistenza legale.

Volete ulteriori informazioni sul recupero crediti internazionale?

Troverete maggiori informazioni sul recupero crediti internazionale nella nostra banca della conoscenza.

Avete bisogno di un consiglio legale? Contattateci, i nostri avvocati e specialisti in recupero crediti internazionale saranno felici di assistervi.