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Come scrivere un sollecito di pagamento

Inviando una lettera di sollecito di pagamento si intende ricordare al cliente che c’è una fattura il cui pagamento è in ritardo. Questa comunicazione informerà, quindi, il cliente che il pagamento deve ancora essere effettuato e gli ricorderà i suoi obblighi contrattuali.

Come si scrive un sollecito di pagamento?

Il registro della prima lettera è, di solito, amichevole. Potrebbe, infatti, esserci una ragione valida per cui la fattura risulti non pagata. Per esempio, è possibile che il cliente abbia davvero pagato, ma che il pagamento non sia stato registrato sul vostro conto. Oppure, è anche possibile che la fattura non sia arrivata nel modo corretto e che il vostro cliente non sappia che ci sia una fattura in sospeso.
In questi casi, non è necessario mandare subito una lettera di richiesta di pagamento formale piena di termini legali. Consigliamo sempre di iniziare mandando un sollecito scritto in tono amichevole. Così facendo, manterrete un buon rapporto con il vostro cliente, anche perché quel mancato pagamento potrebbe essere stato una semplice svista.

Cosa scrivere in un sollecito di pagamento?

Lo scopo di un sollecito di pagamento è quello di rendere il debitore consapevole che ci sia una fattura insoluta che deve essere pagata. Scrivere una lettera chiara e precisa è, quindi, estremamente importante. In questo modo, il vostro cliente inadempiente saprà esattamente cosa accadrebbe se non pagasse il debito. Questo fa aumentare le vostre probabilità di ricevere il pagamento. Tenete, quindi, conto dei seguenti elementi quando scrivete una lettera di sollecito di pagamento.

Informate il debitore di non aver ricevuto il pagamento

Deve essere chiaro a chiunque legga la lettera di sollecito quale sia il suo scopo: c’è una fattura insoluta che deve essere pagata il prima possibile.

Fate riferimento alla fattura non pagata

Un sollecito di pagamento chiaro specifica a quale fattura insoluta vi stiate riferendo. Dovrebbe anche indicare quali beni siano stati consegnati o quali servizi erogati, il numero della fattura e la sua data di scadenza. Più il sollecito di pagamento è preciso ed esaustivo, maggiori sono le probabilità che il vostro cliente vi paghi velocemente. Dopotutto, farete risparmiare un sacco di tempo al vostro debitore se gli renderete chiaro quale fattura debba ancora essere pagata.

Comunicate quali siano tutti i costi da sostenere

Dovrete anche informare il debitore dei costi residui. Oltre all’ammontare della fattura insoluta, dovrete anche comunicare tutti i costi aggiuntivi che devo essere sostenuti, come ad esempio gli interessi maturati e i costi di riscossione del credito. Consigliamo però, di farlo solo nell’ultima lettera di richiesta di pagamento che inviate.

Su quale conto effettuare il pagamento

Rendete facile al vostro cliente pagare la fattura. Indicate chiaramente nel sollecito quale sia il numero di conto corrente su cui deve essere effettuato il pagamento.

Stabilite un termine di pagamento concreto

Fate sapere al vostro debitore entro quando deve pagare l’importo dovuto. È importane essere il più concreti possibile. Fareste meglio a indicare una data specifica, piuttosto che richiedere di effettuare il pagamento “entro 7 giorni”. Così facendo, eliminerete ogni possibile fonte di ambiguità per il vostro cliente insolvente. Per i crediti commerciali consigliamo di attenervi a un termine di pagamento a 5 giorni, ma siete chiaramente liberi di scegliere un termine di pagamento più lungo o più corto, se lo desiderate.
Nel caso in cui aveste clienti internazionali, fareste bene anche a controllare quale sia il termine di pagamento solitamente usato nel paese in cui ha sede il vostro debitore.

Quando è il momento migliore per mandare un sollecito di pagamento?

Dovreste mandare un sollecito di pagamento immediatamente dopo la data di scadenza della fattura. Così facendo, dimostrerete di gestire in modo efficiente i vostri crediti e di prendere sul serio l’amministrazione finanziaria della vostra azienda. Inoltre, potrebbe anche esserci stata un’incomprensione da parte del debitore. È quindi meglio agire velocemente e non lasciare trascorrere troppo tempo prima di iniziare un’azione di recupero crediti.

Quanti solleciti di pagamento vanno inviati?

La risposta varia a seconda della situazione. Non ci sono infatti regole specifiche riguardanti i solleciti di pagamento. In linea di principio, è possibile trasferire un credito perché venga riscosso subito dopo il termine di pagamento. Ciononostante, noi non consigliamo di farlo. È sempre meglio telefonare e mandare al vostro debitore un sollecito prima. In questo modo infatti, salvaguarderete il rapporto commerciale che avete con lui.
La lettera di sollecito di pagamento che avete inviato non ha ottenuto alcun effetto? In questo caso potrete inviare al debitore un sollecito definitivo, comunicandogli che vi rivolgerete a un’agenzia di recupero crediti se, anche questa volta, non dovesse rispettare le scadenze indicate. Comunicate anche che i relativi costi saranno addebitati a lui.

Consiglio: non mandate un primo o secondo sollecito di pagamento!

Potete inviare al vostro cliente insolvente numerosi solleciti di pagamento, ma non comunicatelo subito al vostro debitore. Infatti, non appena scriverete “primo sollecito di pagamento”, piuttosto che “secondo sollecito di pagamento”, sarà chiaro al vostro debitore che ne seguiranno altri. Altrimenti perché indicare che si tratta del primo, sollecito? Questa dicitura diventa per molti debitori una ragione per cui non pagare immediatamente, in quanto gli suggerisce che ci sia ancora tempo per pagare e che la procedura di recupero crediti non sia ancora iniziata.
Perciò, assicuratevi che sulle lettere che inviate ci sia scritto semplicemente “sollecito di pagamento”. Così facendo, eviterete il rischio che i debitori non vi prendano sul serio e che aspettino che mandiate altri solleciti prima di pagare.

Fate in modo che i debitori si ricordino di voi con un sollecito di pagamento originale e creativo!

Un sollecito di pagamento scritto in modo chiaro fa, di solito, in modo che il pagamento sia effettuato velocemente. Se però volete stupire il vostro debitore, mandategli una lettera di sollecito originale e creativa. In questo modo la vostra richiesta si distinguerà dalle altre. Non si può sapere a priori se avrà l’effetto desiderato, ma sicuramente il vostro debitore l’apprezzerà e se ne ricorderà.

È meglio mandare un sollecito di pagamento tramite raccomandata o e-mail?

Un sollecito di pagamento non è un documento legale. Potete, quindi, decidere di mandarlo come meglio credete. Infatti, non è nemmeno necessario inviare una lettera di sollecito scritta; è sufficiente anche solo sollecitare il pagamento per telefono. L’unico svantaggio di sollecitare un pagamento al telefono è che, così facendo, non avrete nessuna prova scritta del sollecito.
Quando inviate un sollecito di pagamento in forma scritta, potete farlo sia tramite raccomandata che via e-mail. Mandando una raccomandata sarete sicuri che la vostra fattura sia stata ricevuta. Tuttavia, buona parte delle comunicazioni avviene oggigiorno via e-mail. Vi sarà quindi possibile inviare il sollecito di pagamento tramite PEC, e-mail o, addirittura, usando WhatsApp.

Costi del sollecito di pagamento

Quando si ha una fattura insoluta, potete addebitare i costi di recupero del credito al debitore. Il nostro consiglio, tuttavia, è quello di non menzionare i costi di riscossione già con la prima lettera di richiesta di pagamento che inviate. Aspettate a farlo quando inviate l’ultimo sollecito.

Inviare un sollecito di pagamento in inglese

Avete partner commerciali internazionali che sono in ritardo con un pagamento? Se questo è il caso, non ha alcun senso inviare al vostro cliente straniero un sollecito di pagamento nella vostra lingua. Ci sono infatti bassissime probabilità che il debitore paghi quando non riesce neanche a leggere la lettera di richiesta di pagamento. Provate, perciò, a mandare sempre un sollecito scritto nella lingua che usate per comunicare con il vostro cliente insolvente. Se poi riusciste a mandare una lettera di sollecito nella lingua del debitore sarebbe ancora meglio e farebbe aumentare le vostre chance di ricevere il pagamento della fattura.

Lettera di messa in mora

Qualora non riusciate a convincere il cliente a pagare la vostra fattura con lettere e telefonate di sollecito, vi sarà possibile inviare al debitore una lettera di messa in mora. La messa in mora è un’intimazione formale ad adempiere, che ha conseguenze giuridiche. In quanto intimazione di pagamento, con la messa in mora si vuole, quindi, obbligare il debitore a pagare, altrimenti verranno intraprese azioni legali. In altre parole, con la messa in mora si avvisa il debitore dell’esistenza di una fattura insoluta e gli si chiede di pagarla entro un certo termine. Scaduto questo termine, sarà possibile avviare azioni giudiziali per il recupero del credito.
Inoltre, una lettera di messa in mora, interrompe anche il termine di prescrizione del credito. Tuttavia, perché questa abbia effetto, è necessario che sia spedita tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC.

Cosa includere in una lettera di messa in mora?

Gli elementi fondamentali che una lettera di messa in mora deve contenere sono:

• Un chiaro riferimento al contratto stipulato con il cliente e alla fattura;
• L’oggetto della richiesta del creditore, ovvero il pagamento della fattura insoluta;
• Un termine entro cui effettuare il pagamento e l’avvertimento che in mancanza si procederà legalmente per il recupero del credito.

Avete un debitore internazionale?

Lavoriamo in tutta Europa e, per questo, abbiamo specifici team per ogni paese, che vi sapranno assistere con il vostro caso di recupero crediti internazionale. Gli avvocati internazionali di Bierens sono specializzati in riscossione crediti e, grazie alla loro conoscenza ed esperienza, sapranno come comportarsi con il vostro cliente insolevente all'estero.

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“Bierens ed il suo team di avvocati internazionali capiscono bene le esigenze di un’azienda e sono in grado di adattarsi ad ogni situazione.”

Lea Macedoni / Alessi

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Una fattura insoluta è sufficientemente stressante, figuriamoci se doveste sostenere dei costi per riscuotere il pagamento a cui avete diritto. Crediamo che sia ingiusto. Ecco perché lavoriamo secondo la politica No Cure, No Pay. Questo significa che se non riuscissimo a riscuotere il vostro denaro nella fase stragiudiziale del recupero crediti, non dovrete pagare un conto salato. Pagherete solamente una piccola cifra per i costi amministrativi.
Maggiori informazioni sulla nostra policy No Cure, No Pay

Come funziona il recupero crediti internazionale?

Anche se riscuotere un credito all’estero potrebbe essere più impegnativo se paragonato a un caso di recupero crediti domestico, con uno specialista al vostro fianco potrete ugualmente recuperare il pagamento a cui avete diritto.
Ma come fare? Questo dipende interamente dal paese in cui ha sede il vostro debitore. Infatti, il processo di recupero crediti, oltre a dipendere dalla complessità del caso, può cambiare sostanzialmente da paese a paese. Ad esempio, per un caso non contestato in cui il vostro debitore non si oppone alla fattura, ma semplicemente non la paga, potrete ricorre all’Ingiunzione di pagamento europea. Questo procedimento può essere applicato se sia la vostra azienda che quella debitrice hanno sede in uno degli stati membri dell’Unione Europea, ad esclusione della Danimarca. Tuttavia, se la fattura è contestata, non si potrà più ricorrere a questo procedimento.
In questi casi, dovrete andare in giudizio all’estero, possibilmente nel paese del debitore. In questo modo, infatti, potere ottenere i migliori risultati. Un avvocato internazionale esperto in recupero crediti potrà prestarvi assistenza legale. Infatti, oltre a conoscere la legge in vigore nel paese del vostro cliente insolvente, potranno parlargli nella sua stessa lingua.

Leggete anche: Come funziona il recupero crediti internazionale?

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Ben Blad / KLM

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