6 Tipps zur Durchführung eines Inkasso-Anrufs

Wie tätigt man einen wirksamen Inkassoanruf?

Inkassoanrufe können frustrierend und unangenehm sein, aber sie sind ein notwendiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Wenn Sie es mit einem Schuldner zu tun haben, der nicht zahlt, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten, bevor Sie diesen Anruf tätigen.

1. Bleiben Sie ruhig

Das Empfangen eines Inkassoanrufs macht keinesfalls mehr Spaß, als ihn zu tätigen. Der Schuldner wird wahrscheinlich emotional, defensiv oder wütend. Denken Sie daran, ruhig, professionell und proaktiv zu bleiben. Sie wollen das, was Ihnen zusteht, aber ohne vorschnell zu handeln. Wenn Sie dem Schuldner zeigen, dass Sie offen für Verhandlungen sind, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie bekommen, was Sie wollen, und vielleicht sogar die Beziehung retten.

2. Seien Sie vorbereitet, bevor Sie einen Inkasso-Anruf tätigen.

Versammeln Sie sämtlichen Schriftverkehr. Fügen Sie Rechnungen, Zahlungsversprechen und alle relevanten E-Mails bei. Der Schuldner wird wahrscheinlich versuchen, Ausreden zu finden, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Fakten richtig darstellen. Bestenfalls:

  • Die AGB der ursprünglichen Vereinbarung
  • Den genauen fälligen Betrag
  • Alle anderen ausstehenden Rechnungen
  • Daten auf den Rechnungen
  • Welche Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert?

Dies erfüllt zwei Funktionen. Erstens hilft es Ihnen, ruhig zu bleiben, wenn Sie alles im Blick haben. Sie haben eine Vereinbarung getroffen, und logischerweise sollte sie eingehalten werden. Zweitens werden Sie in der Lage sein, Ausreden mit Fakten und nicht mit Gefühlen entgegenzutreten. Es kann eine Reihe von guten Gründen für mangelnde Bezahlung geben, aber denken Sie daran, dass Sie eine Vereinbarung getroffen haben. Kehren Sie weiterhin zu Ihren vorbereiteten Informationen zurück.

3. Offene Fragen stellen

Das Stellen von Ja oder Nein Fragen kann das Gespräch beenden. Sie stimmen vielleicht nicht mit Ihrem Schuldner überein, aber Sie benötigen weitere Informationen. Warten Sie einen Moment, bevor Sie auf die Fragen des Schuldners reagieren. Dies kann Ihnen helfen, ruhig und professionell zu bleiben und gibt dem Schuldner mehr Raum zum Sprechen. Wann wollen sie bezahlen? Planen sie, überhaupt zu bezahlen? Je mehr sie mit einander sprechen, desto mehr Informationen haben Sie, wenn es um Verhandlungen geht.

4. Klare Vereinbarungen treffen

Nach dem Gespräch mit Ihrem Schuldner stellt sich möglicherweise heraus, dass Ihre ursprünglichen Bedingungen nicht mehr machbar sind. Geben Sie nicht auf. Verhandlungen sind immer eine Option und es besteht die Möglichkeit, dass Sie trotzdem bezahlt werden. Sprechen Sie es aus mit Ihrem Schuldner. Schauen Sie, ob Sie ihn dazu bringen können, klare Vereinbarungen über Zahlung und Bedingungen zu treffen. Best Case Szenario: Sie werden bezahlt und retten eine Geschäftsbeziehung.

5. Holen Sie es sich schriftlich

Während Sie reden, machen Sie Notizen. Notieren Sie sich alle neuen Informationen, die Sie von Ihrem Schuldner erhalten, sowie alle Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrem Schuldner. Machen Sie anschließend eine kurze Zusammenfassung und senden Sie diese an Ihren Schuldner. Fügen Sie eine Bitte um Rückmeldung hinzu. Versuchen Sie, ob Sie den Schuldner dazu bringen können, diese Vereinbarungen per E-Mail zu bestätigen. Wenn der Schuldner trotzdem nicht zahlt, können diese E-Mails zur Stärkung Ihrer Position verwendet werden.

6. Geben Sie nicht auf

Das ist sehr wichtig! Wenn die Anrufe nicht funktionieren, haben Sie immer noch Optionen. Unser Team von erfahrenen Anwälten kann Ihnen helfen und sicherstellen, dass Sie bezahlt werden.