6 Tipps zur Durchführung eines Inkasso-Anrufs
Wie führen Sie einen effektiven Inkassoanruf durch?
Inkassoanrufe können frustrierend und unangenehm sein, aber sie sind ein notwendiger Bestandteil des Geschäftslebens. Wenn Sie es mit einem Schuldner zu tun haben, der nicht zahlen will, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten, bevor Sie den Anruf tätigen.
1. Bleiben Sie ruhig
Inkassoanrufe zu erhalten, macht nicht mehr Spaß als sie zu tätigen. Der Schuldner wird wahrscheinlich emotional, defensiv oder wütend werden. Denken Sie daran, ruhig, professionell und proaktiv zu bleiben. Sie wollen, was Ihnen geschuldet wird, aber es ist fast schon wichtig, dass Sie keine Brücken abbrechen. Wenn Sie dem Schuldner zeigen, dass Sie verhandlungsbereit sind, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie bekommen, was Sie wollen, und vielleicht sogar die Beziehung retten.
2. Seien Sie vorbereitet, bevor Sie einen Anruf beim Inkasso tätigen
Sammeln Sie Ihren Papierkram. Fügen Sie Rechnungen, Zahlungsversprechen und alle relevanten E-Mails bei. Der Schuldner wird wahrscheinlich versuchen, Ausreden zu erfinden, daher ist es wichtig, dass Sie die Fakten auf den Tisch legen. Wenn Sie können, nehmen Sie Bezug auf:
- Bedingungen der ursprünglichen Vereinbarung
- Den genauen geschuldeten Betrag
- Alle anderen ausstehenden Rechnungen
- Daten auf den Rechnungen
Welche Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert?
Dieser Schritt kann zwei Zwecke erfüllen. Erstens kann es Ihnen helfen, ruhig zu bleiben, wenn Sie alles auf einen Blick sehen. Sie haben eine Vereinbarung getroffen, die logischerweise auch eingehalten werden sollte. Zweitens können Sie Ausreden mit Fakten und nicht mit Gefühlen ansprechen. Es mag eine Reihe von guten Gründen für die ausbleibende Zahlung geben, aber denken Sie daran, dass Sie eine Vereinbarung getroffen haben. Kommen Sie immer wieder auf Ihre vorbereiteten Informationen zurück.
3. Stellen Sie offene Fragen
Wenn Sie nur Ja- oder Nein-Fragen stellen, kann das Gespräch zum Erliegen kommen. Auch wenn Sie mit Ihrem Schuldner nicht einverstanden sind, brauchen Sie mehr Informationen. Warten Sie außerdem einen Moment, bevor Sie auf die Antworten des Schuldners eingehen. So können Sie ruhig und professionell bleiben und dem Schuldner mehr Raum zum Reden geben. Wann gedenkt der Schuldner zu zahlen? Wollen sie überhaupt zahlen? Je mehr sie reden, desto mehr Informationen haben Sie, wenn die Zeit zum Verhandeln kommt.
4. Treffen Sie klare Vereinbarungen
Nach dem Gespräch mit Ihrem Schuldner kann sich herausstellen, dass Ihre ursprünglichen Bedingungen nicht mehr möglich sind. Geben Sie nicht auf. Verhandlungen sind immer eine Option, und es besteht die Möglichkeit, dass Sie noch bezahlt werden können. Reden Sie darüber. Versuchen Sie, sie dazu zu bringen, klare Vereinbarungen über Zahlung und Bedingungen zu treffen. Im besten Fall werden Sie bezahlt und die Geschäftsbeziehung ist gerettet.
5. Halten Sie es schriftlich fest
Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Schreiben Sie alle neuen Informationen auf, die Sie von Ihrem Schuldner erhalten, sowie alle Vereinbarungen, die Sie und der Schuldner getroffen haben. Erstellen Sie anschließend eine kurze Zusammenfassung und schicken Sie diese an Ihren Schuldner. Fügen Sie eine Antwortaufforderung bei. Versuchen Sie, den Schuldner dazu zu bringen, diese Vereinbarungen per E-Mail zu bestätigen. Wenn der Schuldner immer noch nicht zahlt, können Sie diese E-Mails nutzen, um Ihre Position zu stärken.
6. Geben Sie nicht auf
Dies ist das Wichtigste! Wenn die Anrufe nicht fruchten, haben Sie immer noch Möglichkeiten. Unser Team von Fachanwälten kann Ihnen helfen und sicherstellen, dass Sie Ihr Geld bekommen.