Zahlungserinnerung schreiben: Tipps + kostenloses Vorlagen
Mit einer Zahlungserinnerung lassen Sie Ihren Kunden wissen, dass noch offene Rechnungen bestehen. Sie erinnern Ihren Kunden an eine noch nicht geleistete Zahlung und fordern ihn auf, die ausstehenden Rechnungen zu bezahlen. In diesem Artikel erklären unsere Inkasso-Spezialisten mehr über das Versenden einer Zahlungserinnerung und geben Ihnen nützliche Tipps im Umgang mit unbezahlten Rechnungen.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine Erinnerung an Ihren Kunden, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Der Ton einer Zahlungserinnerung ist in der Regel freundlich. Es kann sein, dass es sich um einen Fehler handelt. Zum Beispiel, weil Ihr Kunde bereits gezahlt hat, aber die Zahlung die Mahnung überschritten hat. Oder weil die Rechnung aus irgendeinem Grund nicht korrekt angekommen ist, so dass Ihr Kunde nichts von einer offenen Rechnung weiß.
Es ist nicht immer notwendig, gleich einen formellen Brief voller juristischer Begriffe zu verschicken. Wir empfehlen Ihnen, immer zuerst eine freundliche (aber deutliche) Zahlungserinnerung zu senden. Auf diese Weise pflegen Sie die gute bezeihung zu Ihrem Kunden, lassen ihn aber auch wissen, dass Sie erwarten, dass er die Rechnung bezahlt.
Kostenloses Muster Zahlungserinnerung
Möchten Sie eine Zahlungserinnerung an Ihren Schuldner senden? Laden Sie hier ein kostenloses Muster einer Zahlungserinnerung herunter. Sie können den Inhalt dieses Dokuments einfach kopieren und einfügen. So stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Zahlungserinnerung senden, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen schnell bezahlt werden.
Dieses Muster einer Zahlungserinnerung wurde von unseren Inkassospezialisten erstellt. Aufgrund unseres Wissens und unserer Erfahrung im Versand von Zahlungserinnerungen wissen wir, wie die perfekte Zahlungserinnerung aussieht. Wir freuen uns, dieses Wissen mit Ihnen zu teilen!
Da nicht jeder Schuldner gleich ist, haben wir drei Varianten ausgearbeitet:
- Eine formelle, freundliche Zahlungserinnerung;
- Eine informelle, höfliche Zahlungserinnerung;
- Eine Zahlungserinnerung, die Sie für Ihre wichtigen Kunden verwenden können.
Der Text dieser Zahlungserinnerungen unterscheidet sich voneinander. Je nach Schuldner können Sie wählen, welcher Text am besten zu Ihrer Situation passt. Wenn Sie auf Download klicken, erhalten Sie alle drei Musters in einem Dokument.
Text Zahlungserinnerung: Was sollten Sie unbedingt schreiben?
Die Zahlungserinnerung soll sicherstellen, dass Ihr Schuldner von der ausstehenden Forderung weiß und dass er zahlt. Es ist daher sehr wichtig, einen klaren und professionellen Brief zu schreiben. Auf diese Weise weiß Ihr Schuldner genau, was von ihm erwartet wird, und das erhöht die Chance auf Zahlung. Schreiben Sie deshalb die folgenden Absätze in den Text Ihrer Zahlungserinnerung:
Teilen Sie mit, dass die Zahlung noch nicht erfolgt ist
Dem Leser muss klar sein, was der Zweck der Zahlungserinnerung ist: Es besteht eine offene Forderung und diese muss so schnell wie möglich bezahlt werden.
Beziehen Sie sich auf die unbezahlte Rechnung
Eine klare Zahlungserinnerung lässt den Leser auch wissen, um welche offene Forderung es sich handelt. Welche Produkte oder Dienstleistungen sind geliefert worden? Wie lautet die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum dieser Rechnung? Je übersichtlicher die Zahlungserinnerung ist, desto größer ist die Chance, dass Ihr Schuldner die Rechnung schnell bezahlt. Schließlich spart es eine Menge Recherche, wenn Ihr Schuldner weiß, welche Rechnung noch nicht bezahlt wurde.
Geben Sie den ausstehenden Betrag an
Wie hoch ist der ausstehende Betrag, der bezahlt werden muss? Sind auf den ausstehenden Rechnungsbetrag zusätzliche Kosten, wie z. B. Zinsen und Inkassokosten, aufgeschlagen worden? Wenn ja, geben Sie dies im Text der Zahlungserinnerung deutlich an.
Auf welches Konto soll das Geld überwiesen werden?
Auch hier machen Sie es Ihrem Kunden leicht, wenn Sie die Kontonummer angeben, auf die das Geld überwiesen werden soll.
Bestimmen Sie eine bestimmte Zahlungsfrist
Teilen Sie Ihrem Schuldner mit, wann der ausstehende Betrag spätestens bezahlt werden muss. Es ist wichtig, so spezifisch wie möglich zu sein. Es ist daher immer besser, statt „Zahlung innerhalb von 7 Tagen“ ein konkretes Datum anzugeben. Bitte beachten Sie, dass die Frist nicht zu kurz sein darf.
Wir empfehlen ein Zahlungsziel von 5 Werktagen für gewerbliche Schuldner, aber es steht Ihnen natürlich frei, ein längeres oder kürzeres Ziel zu verwenden.
Wann Zahlungserinnerung schicken?
Am besten ist es, eine Zahlungserinnerung sofort nach Fälligkeit der Rechnung zu schicken. Dies zeigt, dass Sie ein straffes Kreditmanagement betreiben und Ihre Finanzverwaltung ernst nehmen. Durch das sofortige Eingreifen wird auch schnell klar, was mit dem Kunden los ist. Liegt ein Missverständnis vor? Ist Ihr Kunde mit der Forderung nicht einverstanden und handelt es sich daher um eine bestrittene Rechnung? Oder haben Sie es mit einem Schuldner in finanziellen Schwierigkeiten zu tun? In jedem Fall ist es wichtig, schnell zu handeln. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es oft, eine Rechnung einzuziehen. Wenn Sie zu lange warten, kann es außerdem sein, dass die Verjährungsfrist Ihrer Rechnung bereits abgelaufen ist.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?
Sowohl mit einer Zahlungserinnerung als auch mit einer Mahnung lassen Sie Ihren Kunden wissen, dass eine offene Forderung besteht, die noch bezahlt werden muss. Eine Zahlungserinnerung hat oft einen freundlicheren Ton und bittet darum, die ausstehende Rechnung zu begleichen. Eine Mahnung ist oft etwas strenger im Ton, es wird meist erwähnt, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden, wenn die Zahlung nicht erfolgt. Wir empfehlen immer, zunächst eine Zahlungserinnerung und dann ggf. eine letzte Mahnung zu versenden.
Direkt Mahnung senden ohne Zahlungserinnerung?
Möchten Sie direkt eine Mahnung senden, ohne vorher eine Zahlungserinnerung zu senden? Wir raten, vor dem Versenden einer Mahnung immer eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Wenn Sie eine Mahnung senden möchten, ohne eine Zahlungserinnerung zu versenden, finden Sie hier alle Informationen zum Senden einer Mahnung an Ihren Schuldner.
Lustige und kreative Zahlungserinnerungen
Klare Zahlungserinnerungen sorgen in der Regel dafür, dass schnell gezahlt wird. Möchten Sie Ihren Schuldner ein wenig mehr beeindrucken? Senden Sie eine lustige oder kreative Zahlungserinnerung mit Humor. So fällt Ihre Zahlungserinnerung noch mehr auf! Ob es den gewünschten Effekt hat, bleibt abzuwarten, aber vielleicht zaubern diese lustigen Erinnerungen ein Lächeln auf das Gesicht Ihres Kunden.
Eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder Einschreiben senden?
Eine Zahlungserinnerung ist kein juristisches Dokument, Sie können also wählen, wie Sie sie versenden möchten. Eine Zahlungserinnerung muss nicht einmal schriftlich erfolgen, sie kann auch telefonisch erfolgen. Der Nachteil ist, dass Sie keinen Nachweis über die Zahlungserinnerung haben.
Wenn Sie die Zahlungserinnerung schriftlich versenden, kann dies entweder per E-Mail oder per Einschreiben geschehen. Ein Einschreiben bietet Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Zahlungserinnerung ankommt. Allerdings ist es heute nicht mehr üblich, den Brief per Post zu versenden, da ein Großteil der Kommunikation heutzutage per E-Mail erfolgt. Daher können Sie die Zahlungserinnerung auch per E-Mail oder sogar per WhatsApp an Ihren Kunden senden.
Mahnkosten und Bearbeitungsgebühr bei erster Zahlungserinnerung
Im Falle unbezahlter Rechnungen dürfen Sie Mahnkosten berechnen. Wir raten jedoch dazu, bei der ersten Mahnung keine Mahnkosten oder Bearbeitungsgebühren zu berechnen. Tun Sie dies nur, wenn Sie eine Mahnung senden.
Tipp: Schreiben Sie nicht die erste oder zweite Zahlungserinnerung!
Wir raten Ihnen, nur eine eindeutige Zahlungserinnerung an Ihren Kunden zu senden. Möchten Sie trotzdem mehrere Mahnungen versenden? Schreiben Sie nicht „erste Zahlungserinnerung“ oder „zweite Zahlungserinnerung“ oder „dritte Zahlungserinnerung“ auf Ihr Schreiben. Dem Schuldner ist dann klar, dass mehrere Mahnungen folgen werden. Warum sonst sollten Sie „erste Zahlungserinnerung“ auf den Brief schreiben, wenn es keine zweite gibt? Für einige Schuldner ist dies ein Grund, nicht sofort zu zahlen, da sie das Gefühl haben, dass noch keine Eile besteht.
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie nur das Wort „Zahlungserinnerung“ auf den Brief schreiben. So verhindern Sie, dass Schuldner Sie nicht ernst nehmen und auf den nächsten Brief warten, bevor sie bezahlen.
Hilfe beim Schreiben einer Zahlungserinnerung
Sie möchten eine Zahlungserinnerung an Ihren Kunden schreiben und möchten, dass unsere Spezialisten Ihnen dabei helfen? Oder haben Sie eine Frage zu Ihrem Debitorenmanagement? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Stellen Sie uns Ihre Frage unverbindlich über das Kontaktformular oder rufen Sie unsere Spezialisten an. Wir werden Ihnen immer ehrliche und klare Ratschläge geben, die Sie weiterbringen. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Rechnungen schnell bezahlt werden!
Inkasso Ihrer offenen Rechnung
Sie wollen nicht länger auf die Begleichung Ihrer offenen Rechnung warten? Dann übergeben Sie Ihr Inkasso an unsere Spezialisten. Wir machen uns dann sofort für Sie an die Arbeit. In den meisten Fällen erhält Ihr Schuldner noch am selben Tag eine Mahnung von uns. Egal wie gut Ihre Zahlungserinnerung ist, dies hat oft eine größere Wirkung auf einen Schuldner. Unsere Inkassospezialisten und Anwälte haben viel Wissen und Erfahrung mit dem Einzug von geschäftlichen Forderungen und sind daher der beste Partner, um Ihnen dabei zu helfen.
Schalten Sie unsere Spezialisten ein und wir sorgen dafür, dass Sie bekommen, was Ihnen zusteht: die Bezahlung Ihrer Rechnung.
Unsere Inkassospezialisten und Anwälte
Bierens verfügt über ein großes Team, bestehend aus Juristen, Rechtsanwälten und Inkassospezialisten. Wir sorgen dafür, dass Ihr Fall von dem richtigen Spezialisten bearbeitet wird. Oft handelt es sich dabei um jemanden, der Erfahrung mit Ihrer Branche hat oder der auf das Inkasso im Land Ihres Schuldners spezialisiert ist. So können Sie sicher sein, dass Sie es immer mit dem richtigen Inkassospezialisten zu tun haben.