Top 15 debitorundskyldninger + brugbare råd til at svarer

Hvordan man håndterer debitorundskyldninger

Debitorer kan have en masse forskellige undskyldninger for ikke at betale. Hvis du skal ringe til din debitor, skal du være forberedt på at modtage undskyldninger. Tænker du på hvad du kan forvente og hvordan du bedst kan svarer på undskyldningen? Vores inkassoadvokater og specialister har samlet de mest kendte undskyldninger forneden. De forklarer også hvordan du bedst kan reagere på undskyldningen.

1. Vi har ikke modtaget en faktura

Informer kunden, når du sender en faktura og rykkerbrev, hvis du har sendt sådan et. Tjek om det er den rigtige adresse. Er det den rigtige adresse? ”Hvor mærkeligt, jeg sender en kopi af fakturaen via e-mail. Hvornår kan vi forvente betalingen?”. Det vil være bedst hvis du kan sende e-mailen imens du er på telefonen med din kunde. Har du sendt rykkerbrevet vi posten? Så ring tilbage med kort varsel for at spørge om de har modtaget fakturaen.

2. Fakturaen er betalt

Før du ringer til din debitor, bør du tjekke om fakturaen er betalt. Det er dog muligt at betalingen er sket, men at det ikke er registeret i jeres system endnu. Spørg derfor hvilken dato betalingen skete, hvilket beløb de overførte og hvad betalingsreferencen var eller hvilken beskrivelse der blev brugt. Du kan også spørger efter bevis for betalingen. Informer din kunde om at du vil undersøge det nærmere og vende tilbage til dem. Tjek med din administration. Stadig ikke nogen betaling? Kontakt din kunde med det samme og lav konkrete aftaler om betalingen.

3. Vi venter på en større betaling fra en kunde

Gør det klart overfor din kunde, du ikke er ansvarlig for dårlige (betalings-)aftaler imellem din kunde og deres kunder. Derfor burde du ikke blive påvirket af konsekvenserne for det. Henvis til jeres aftaler, som du har lavet med din kunde og informer at du skal betale dine kunder og personale til tiden. Spørg hvornår du kan forvente betaling. Hvis din kunde ikke kan betale hele beløbet med det samme, men fortsat gerne vil betale, vil de måske spørge om de kan opsætte en afdragsordning med dig. Med en afdragsordning bliver fakturaen betalt i rater over en bestemt periode. Vær opmærksom på at du ikke er tvunget til at acceptere sådan en aftale.

 4. Vi er ikke tilfredse med din service eller produkter.

Normalt vil en kunde informerer os, hvis der er noget i vejen med vores ydelser eller de modtaget produkter. De vil jo gerne løse problemet hurtigt, ikke? Derfor er det mærkeligt, når et telefonopkald pludseligt afslører problemer.

Uanset hvad, så kan det ske at der faktisk er noget galt med ydelsen eller det gods der er modtaget. Derfor prøv at finde ud af hvad problemet er og, hvis nødvendigt, spørg efter bevis på deres påstand. Det kan f.eks. være bevis på at de modtaget varer er defekte. Er det en berettiget klage? Så løs problemet hurtigst muligt. Har din kunde ikke beviser? Så burde du fortsætte inkassoprocessen.

5. Banken har sikkert lavet en fejl

Generelt set så laver bankerne ikke fejl i pengetransaktioner. Ikke desto mindre er der nogle debitorer, som påstår at banken har lavet en fejl. Mind din debitor om at de har en kontrakt med dig. Fortæl dem derefter at du forventer at din debitor løser problemet hurtigst muligt.

6. Jeg er ikke ansvarlig for betalingen

Spørg om du kan snakke med en af deres kollegaer, som er ansvarlig for betalingen af din faktura. ”intet problem. Er der en som jeg kan snakke med angående betalingen af min faktura?”. Det er ikke muligt at få fat på kollegaen, fordi de er i et møde/har et andet opkald/har en fridag? Så spørg efter arbejdstiderne for denne kollega. Accepter ikke at vente på at kollegaen ringer dig tilbage. Ring selv tilbage på et senere tidspunkt.

7. Den ansvarlige kollega er syg eller på ferie

Nogle gange prøver din debitor at få mere tid ved at sige den ansvarlige kollega er syg eller på ferie i en længere periode. Hvis det er tilfældet, så spørg efter personen der er ansvarlig for at håndterer den ansvarliges daglige opgaver imens kollegaen er væk. Det er en normal forretningspraksis at en anden tager ansvaret for den finansielle administration for virksomheden. Er der ikke nogen der har overtaget den finansielle administration? Så put ansvaret på personen du snakker i telefon med: ”Hvordan vil du sikre dig at fakturaen bliver betalt?”.

Vil du ringe til din debitor? Læs vores tips her om hvordan du ringer til din debitor. På den måde er du så forberedt, som overhovedet muligt.

8. Vi har ikke modtaget varen

Det er selvfølgelig meget mærkeligt. Hvorfor har kunden ikke informeret dig om at de ikke har modtaget varen før nu? Du burde i første omgang dykke ned i dine dokumenter og se om der er en kvittering eller bekræftelse på leveringen. Har du bevis på at varen rent faktisk blev leveret? Informer din kunde om dit bevis for at leveringen fandt sted som aftalt og at du derfor forventer at modtage betalingen hurtigst muligt.

Derudover er der normalt pligt om at klage. Det betyder at din kunde skal klage i tide, hvis de ikke har modtaget varen eller hvis varen de har modtaget, er defekt. Det skal gøres inden for en bestemt tidsperiode, som er nævnt i kontrakten, og før fakturaen er modtaget. Tjek aftalen om kundens pligt til at klage, som er nævnt i jeres kontrakt. Er klageperioden udløbet? Så kan din kunde ikke bruge det som en undskyldning for ikke at betale.

9. Fakturaen er forkert

Det betyder at fakturaen er modtaget. Men hvorfor har din kunde ikke informeret dig med det samme at fakturaen er forkert? Spørg dem hvad der er forkert med fakturaen og tjek om din kunde har ret. Hvis nødvendigt, sig til din kunde du vil ringe dem tilbage senere så du kan undersøge om der er en fejl og ændre fakturaen. Hvis fakturaen var forkert, send den opdateret faktura så hurtigt som muligt til din debitor. Er din kunde forkert på den? Så informer dem at du forventer at fakturaen bliver betalt inden for en fastlagt periode og ellers vil du indsende sagen til inkasso.

10. Vi har andre betalingsbetingelser

Nogle virksomheder går ikke op i at overholde de ellers aftalte betalingsbetingelser og anvender derfor deres egne betalingsbetingelser. Du skal ikke bare acceptere sådan en opførelse. Fortæl dem at da de accepterede dine generelle vilkår og betingelser, så accepterede de også dine betalingsbetingelser. Eller har du accepteret andre betalingsvilkår end dem din kunde påstår, da I underskrev kontrakten? Sig du ikke har afveget fra hvad der er aftalt i kontrakten og at du forventer at betalingen sker inden for en kort periode.

11. Vores system er nede

Det er helt sikkert frustrerende. Men har systemet været nede i flere dage? Og kunden synes ikke det var nødvendigt at informerer dig om at der var et problem med betalingen af fakturaen? Spørg dem hvornår de forventer systemet er op og kører igen. Stil dig ikke tilfreds med svaret: ”vi ved det ikke endnu. Det kan tage noget tid”, men lav en konkret aftale om betalingen.

12. Jeg har ikke tid nu, jeg ringer tilbage senere.

Det kan naturligvis ske at du ringer på et dårligt tidspunkt. Men lad ikke din debitor skubbe dig til siden ved at sige de vil ringe tilbage til dig senere. Lav en aftale med din debitor om, hvornår du kan ringe til dem.

13. Vi kan ikke betale

Desværre sker det at en debitor (på nuværende tidspunkt) ikke har de økonomiske midler til at betale fakturaen. Det er selvfølgelig tvivlsomt om det nu bare er en undskyldning for ikke at skulle betale fakturaen eller om der virkelig ikke er nogen penge. Prøv at finde ud af hvad det reelle problem er, og hvornår din kunde forventer at være i stand til at betale din faktura.

Hvis nødvendigt kan du også indgå i en afdragsordning. Du er dog ikke tvunget til at indgå i sådan en aftale. Du kan selvfølgelig holde dig til de betalingsaftaler, som er indgået. I nogle tilfælde kan det være fordelagtigt at lave en betalingsordning. Det vil give din debitor plads til at trække vejret og du vil fortsat modtage betaling for varen eller den service du har udøvet.

14. Vi har aftalt med en kollega at…

Ifølge din debitor er der indgået en anden aftale med en af dine kollegaer. I det tilfælde spørg hvad aftalerne præcist var og med hvilken kollega bliv disse aftaler indgået med. Ved din kunde ikke længere hvem disse aftaler blev indgået med? Informer din kunde om at du vil undersøge det nærmere og spørg internt om der er nogen som kender til disse aftaler. Hvis du ikke kan finde kollegaen, så ring til din debitor igen og informer dem om at der ikke er nogen som kender til de andre aftaler de tidligere snakkede om. Forklar derfor forventer du fortsat at betalingen sker inden for en kort periode.

15. Jeg skal nok løse det så hurtigt, som muligt!

Forhåbentligt er det korrekt og ikke en undskyldning. Men det løfte tilbyder ikke meget sikkerhed. Derfor sørg for at du har en konkret betalingsaftale for fakturaen. De tidligere betalingsaftaler er trods alt ikke blevet overholdt, ellers havde det ikke været nødvendigt at kontakte din kunde.

Specialister i international inkasso

Vores 35 internationale advokater er specialiseret indenfor inkasso overalt i Europa. Fra det øjeblik du indsender din sag til os, vil vi gøre vores bedste for at løse din inkassosag hurtigst muligt. Det er uanset om det er en ligetil inkasso eller en kompliceret juridisk tvist. Vi vil gøre vores for at hjælpe dig.

Vil du gerne vide mere om international inkasso?

Du kan finde mere omfattende viden om international inkasso i vores vidensbank.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os i dag! Vores internationale inkassospecialister og advokater vil med glæde hjælpe dig.