Vores råd til at ringe til din debitor

At ringe til din debitor om en udestående faktura kan virke som et kedeligt arbejde for mange. Det er dog vigtigt ikke at udsætte opkaldene til din debitor. Du burde handle hurtigt hvis din fakturas betalingsfrist er overstået. Føler du dig utilpas med at ringe til din debitor om en udestående faktura? Med de nedstående råd fra vores inkassoadvokater vil du være i stand til at ringe til din debitor uden problemer.

Råd 1: Sørg for, at du er godt forberedt

God forberedelse gør opkaldet nemmere. Sørg derfor for at være forberedt før du ringer til din debitor. Gør det ordentligt: hvem ringer du til, forstå forretningsforholdet du har og deres betalingsadfærd. Derudover vær sikker på at du har alle information og detaljer om den udestående faktura ved hånden:

• Hvad er det nøjagtige beløb din debitor skal betale?
• Hvilke salgsbetingelser er aftalt?
• Hvilke varer eller tjenester er leveret?
• Hvad er den nøjagtige forfaldsdato for fakturaen?
• Er der flere udestående fakturaer?

Råd 2: Tag forbehold for undskyldninger

Selvfølgelig er det vigtigt ikke at antage det værste, men vær opmærksom på, at din debitor kan komme med undskyldninger. Vi ved af erfaring at debitorer kan komme op med en masse dårlige undskyldninger. Men nogle gange har din debitor en god grund til ikke at have betalt fakturaen. Som resultat prøver debitorer ofte at udsætte betalingen. De håber du vil fraskrive fakturaen i sidste ende og de derfor ikke behøver at betale deres gæld.

Undre du dig over hvordan du bedst muligt kan reagere på disse undskyldninger? Læs mere om de mest kendte undskyldninger fra din debitor og hvad du kan gøre.

Råd 3: Få alt på skrift

Sørg for, at du indgår alle aftaler med din debitor skriftligt. Efter telefonopkaldet, lav en kort oversigt over de punkter, der er drøftet under opkaldet, og send det til din debitor. Sørg desuden for, at din debitor bekræfter disse aftaler til dig skriftligt (via e-mail). Dette vil gøre det lettere for dig at henvise til de aftaler, der blev indgået under telefonsamtalen.

Råd 4: Forbliv venlig og professionel

En forfalden faktura medfører ofte en masse frustration. Sørg dog for, at du ikke lader din debitor vide du er frustreret over det. Forbliv i stedet positiv og professionel. Det har oftest en effekt på din debitor. Men selv hvis debitor bliver frustreret over dig, er det vigtigt ikke at du ikke lader det påvirke dig. Så hvis din debitor begynder at kaste med falske beskyldninger, eller hvis din debitor fornærmer dig: Sørg for, at du fortsætter med at svare på en professionel måde.

Råd 5: Stil åbne spørgsmål

Ved at stille åbne spørgsmål til din debitor får du mere indsigt i skyldnerens situation, og hvorfor fakturaen endnu ikke er betalt. Disse oplysninger kan være meget værdifulde på et senere tidspunkt, hvis fakturaen forbliver ubetalt.

Råd 6: Lav klarer aftaler

Formålet med opkaldet er at få debitor til at betale så hurtigt som muligt. Lav derfor klare aftaler om, hvornår betalingen foretages. Sørg for at vide, hvornår debitor har tænkt sig at betale den udestående faktura. Noter disse aftaler og send dem til din debitor pr. e-mail. Som nævnt før, bed om bekræftelse af disse aftaler.

Nægter din debitor stadig at betale efter at have talt med dem? Overfør derefter din udestående faktura til Bierens. Vores inkassoadvokater og specialister ved nøjagtigt, hvordan man henvender sig til debitorer for at sikre, at der stadig foretages betalinger.

BONUS RÅD: Øve sig med kollegaer

Er det første gang, du ringer til en debitor fordi de har en udestående faktura? Træn først med en kollega og giver hinanden feedback. Dette vil uden tvivl give dig mere selvtillid.

Opkald til en international debitor

Har du en debitor i udlandet? Hvis ja, taler du et andet sprog til din debitor? Dette gør det meget mere kompliceret at ringe til din debitor. I tilfælde som disse vil vores internationale inkassospecialister med glæde ringe til din kunde på dine vegne. De har ikke kun erfaring med at ringe til debitorer, de taler også det samme sprog, som din debitor.

Specialister i international inkasso

Vores 35 internationale advokater er specialiseret indenfor inkasso overalt i Europa. Fra det øjeblik du indsender din sag til os, vil vi gøre vores bedste for at løse din inkassosag hurtigst muligt. Det er uanset om det er en ligetil inkasso eller en kompliceret juridisk tvist. Vi vil gøre vores for at hjælpe dig.

Kontakt os+44 20 3808 5878