Het komt regelmatig voor dat een onderneming in het bezit is van algemene voorwaarden, maar dat deze algemene voorwaarden niet juist worden gebruikt. In dat geval loopt een onderneming het risico dat de algemene voorwaarden niet gelden. Zorg er daarom voor dat u uw algemene voorwaarden juist gebruikt.

1. Maak bekend dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn

Om de algemene voorwaarden onderdeel uit te laten maken van uw overeenkomst, dient u vooraf of tijdens het sluiten van de overeenkomst bekend te maken dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Doet u dit niet of pas na het sluiten van overeenkomst, zijn uw algemene voorwaarden normaal gesproken niet rechtsgeldig.

2. Stuur uw algemene voorwaarden naar de andere partij

U moet de andere partij de mogelijkheid bieden om de algemene voorwaarden te lezen. U kunt op de volgende manier aan deze informatieplicht voldoen:

  • Voor of tijdens het sluiten van een contract kunt u de algemene voorwaarden aan de andere partij overhandigen.
  • Indien het niet mogelijk is om de algemene voorwaarden te overhandigen, kunt u de andere partij laten weten dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen. Hiervoor moet u wel uw algemene voorwaarden deponeren bij de KVK of bij de griffie van een rechtbank.
  • U kunt de algemene voorwaarden ook digitaal toesturen of op uw website plaatsen. Zorg er dan voor dat de andere partij de mogelijkheid heeft om het document op te slaan.

U hoeft de algemene voorwaarden maar één keer toe te sturen. Wanneer u vaker zakendoet met dezelfde partij, kunt u in het vervolg verwijzen naar de reeds toegestuurde algemene voorwaarden. Bij een wijziging in uw algemene voorwaarden dient u uw algemene voorwaarden wel opnieuw toe te sturen.

Algemene voorwaarden deponeren

U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van een rechtbank. Dit is wettelijk niet verplicht, maar biedt wel voordelen. Uw algemene voorwaarden zijn op deze manier opvraagbaar, wat handig is bij een telefonische overeenkomst. Zo kan uw klant toch kennis nemen van uw algemene voorwaarden. Daarnaast hebben ze een sterkere bewijsfunctie. Door het deponeren staat namelijk vast vanaf welke datum uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Uiteraard moet u dan nog steeds aan uw klant laten weten dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn.

3. Zorg dat u kunt aantonen dat u aan de vereisten hebt voldaan

U moet kunnen bewijzen dat u op tijd heeft laten weten dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst. Laat de andere partij daarom de offerte of overeenkomst ondertekenen waarop u aangeeft dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Daarnaast moet u kunnen aantonen dat u de algemene voorwaarden tijdig en op een juiste wijze heeft overhandigd. Een extra bewijs kunt u realiseren door uw algemene voorwaarden te deponeren.