Debiteurenbeheer
Verbeter uw debiteurenbeheer met deze adviezen van onze specialisten
Goed debiteurenbeheer is cruciaal voor elke onderneming. Vanaf het moment dat er een factuur wordt gestuurd tot aan het overdragen van een incassozaak aan een specialist: het is belangrijk dat dit proces goed is ingericht en dat u de juiste stappen neemt om uw factuur alsnog betaald te krijgen. Uit onze incassopraktijk blijkt namelijk dat een goed ingericht debiteurenbeheer veel incasso’s en betalingsconflicten kan voorkomen. Het uiteindelijke doel: minder openstaande facturen! Hoe u dat doet? Dat vertellen onze incassospecialisten u hier.
Debiteurenbeheer betekenis
Wat is debiteurenbeheer eigenlijk? Debiteurenbeheer is het hele proces voor het beheren van openstaande vorderingen, oftewel de betalingen die klanten nog moeten doen. Het doel is ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen, zodat u uw cashflow op peil houdt en financiële problemen voorkomt.
Dit houdt niet alleen in dat u betalingen opvolgt, maar ook dat u de relatie met uw klanten zorgvuldig beheert om langdurige zakelijke verbindingen te behouden. Het doel is niet alleen om betalingen te innen, maar ook om een gezonde samenwerking te waarborgen.
Debiteurenbeheer, van levensbelang voor uw organisatie
Goed debiteurenbeheer is belangrijk om verschillende redenen:
- Verbetering van de cashflow: Als uw klanten op tijd betalen, behoudt u voldoende middelen om aan uw eigen verplichtingen te voldoen. Bijvoorbeeld het betalen van leveranciers, lonen en andere kosten.
- Vermijden van financiële problemen: Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan dit leiden tot betalingsachterstanden die uw bedrijf financieel onder druk zetten. Goed debiteurenbeheer helpt om dit risico te minimaliseren en voorkomt dat uw onderneming in financiële problemen komt.
- Klantrelaties behouden: Effectief debiteurenbeheer betekent ook dat u professioneel en klantvriendelijk omgaat met betalingstermijnen en herinneringen. Dit helpt om de relatie met klanten goed te houden, zelfs als er betalingsproblemen zijn.
- Winstgevendheid verbeteren: Klanten die op tijd betalen, dragen bij aan de winstgevendheid van uw onderneming. Als betalingen te laat of niet gedaan worden beïnvloedt dit de winst, vooral als er bijkomende kosten zijn voor incassoprocedures.
Kortom, door klanten zorgvuldig te beoordelen, afspraken te maken over betalingstermijnen en actief te monitoren, kunt u het risico op oninbare vorderingen flink verminderen. Dit draagt bij aan de financiële gezondheid van uw onderneming, voorkomt onnodige verliezen en ondersteunt de continuïteit en financiële stabiliteit van uw bedrijf.
Proces debiteurenbeheer
Het waarom van goed debiteurenbeheer is duidelijk. Debiteurenbeheer is ook echt niet zo ingewikkeld. Het vergt vooral discipline. Heeft u een kleine onderneming en doet u veel van uw administratie zelf? Bedenk dan dat elk uur dat u investeert in debiteurenbeheer zich terugbetaalt door beter betalende klanten. Het proces van debiteurenbeheer bevat grofweg de volgende 5 stappen:
1. Weet met wie u zakendoet
Goed debiteurenbeheer begint nog voordat u met iemand zakendoet. Uiteraard bent u blij met elke nieuwe klant die zich meldt, maar check wel even wie de klant is. Hoe staat het bedrijf er financieel voor? Vraag bijvoorbeeld naar recente jaarrekeningen, raadpleeg kredietinformatiebureaus voor een kredietrapport of controleer of de klant in het verleden betalingsproblemen heeft gehad bij andere leveranciers.
Voor Nederlandse klanten kunt u het handelsregister van de KvK raadplegen. Voor klanten buiten Nederland kunt u diverse buitenlandse registers raadplegen, direct via deze registers of bijvoorbeeld via Altares Dun & Bradstreet.
Ga ook na of degene die de order plaatst tekeningsbevoegd is. Niet iedereen is gemachtigd om bestellingen te doen.
2. Zorg voor waterdichte algemene voorwaarden
Sterke algemene voorwaarden zorgen ervoor dat uw klant duidelijk weet onder welke voorwaarden u zaken wilt doen. U kunt hierin afspraken vastleggen over betaling en levering, waardoor u voorkomt dat facturen later onbetaald blijven. Daarnaast helpt dit u om juridische risico’s te beperken.
Onze advocaten ondersteunen u graag bij het opstellen van juridisch waterdichte algemene voorwaarden. Ze zorgen ervoor dat deze naadloos aansluiten op uw bedrijfsvoering, zodat uw risico’s zoveel mogelijk worden geminimaliseerd. Zo voorkomt u toekomstige conflicten en kunt u met een gerust hart zaken te doen.
3. Stuur duidelijke facturen
Een factuur is pas rechtsgeldig als de juiste gegevens erop staan. Klopt de factuur niet? Dan kunt u geen aanspraak maken op de btw-aftrek. De Belastingdienst stelt dat een factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand van levering moet worden verstuurd. Heeft u bijvoorbeeld op 10 april goederen verkocht, dan moet de factuur voor 15 mei naar uw klant zijn gestuurd. Er valt veel te vertellen over facturatie. Daarom hebben we alle relevantie informatie hierover op een aparte pagina gezet.
4. Vervolg met een betalingsherinnering en aanmaning
Na het versturen van de factuur moet u deze ook opvolgen. Betaalt de klant niet vóór de datum die in de factuur staat? Dan is het tijd om de klant een betalingsherinnering te sturen. Hiermee verzoekt u de klant vriendelijk om de factuur alsnog te betalen. Vermeld dus een duidelijke betalingstermijn in de betalingsherinnering.
Betaalt de klant na 7 dagen alsnog niet? Kies dan voor telefonisch contact. De klant zal redenen hebben waarom er niet betaald is. Laat de klant zijn verhaal doen, maar probeer ook een afspraak te maken over wanneer de betaling gaat plaatsvinden.
Als ook dan de betaling uitblijft, kunt u een aanmaning sturen. Is uw klant een consument? Dan moet u zich houden aan wettelijke regels. Dit houdt in dat u eerst een aanmaning moet sturen, waarin u uw klant 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen, zonder dat er incassokosten worden gerekend. Deze aanmaning wordt ook wel de 14-dagenbrief genoemd. Als uw klant een bedrijf is, bent u niet verplicht om deze wettelijke regels te volgen. U kunt de vordering zelfs direct ter incasso overdragen zodra de betalingstermijn van de factuur is verstreken, maar gebruikelijker is om eerst een herinnering en aanmaning te sturen.
5. Laat de vordering incasseren
Hopelijk hebben stappen 1 tot en met 4 voldoende gewerkt en heeft de klant inmiddels betaald. Is dit niet het geval, draag de vordering dan aan ons over ter incasso. Een tweede aanmaning sturen heeft vaak weinig effect. Hoe sneller u de vordering aan ons overdraagt, hoe groter de kans op succes. In 95% van de gevallen slagen we erin om de factuur alsnog betaald te krijgen, zonder dat daar een rechter aan te pas komt. Met onze No Cure No Pay incasso betaalt u bovendien geen fee als er niets wordt geïncasseerd, dat vinden we wel zo eerlijk.
|
Tip! Laat uw debiteurenproces screenen
Onze specialisten analyseren uw debiteurenproces en kijken welke verbeteringen of aanpassingen nodig zijn om dit te optimaliseren. Interesse? Neem contact met ons op.
Debiteurenbeheer automatiseren
Maak het uzelf makkelijk door uw debiteurenbeheer te automatiseren. Er zijn verschillende moderne software-oplossingen voor debiteurenbeheer beschikbaar, bijvoorbeeld Exact Online, AFAS of Moneybird. Deze programma’s helpen bij het sturen van facturen, betalingsherinneringen of aanmaningen. Meestal kunt u ook rapportages genereren die u meer inzicht geven in het betaalgedrag van uw klanten.
Wanneer u het aanmaningsproces afstemt op uw debiteur, is de kans veel groter dat er wordt betaald. Niet alle debiteuren hoeven immers op dezelfde manier benaderd te worden. Met behulp van data-analyses definiëren we verschillende klantgroepen. Vervolgens passen we de interne limieten en het aanmaningsproces hierop aan. Uiteraard blijven we dit proces meten en analyseren, zodat we eventueel kunnen bijsturen om het proces nog verder te optimaliseren.
Debiteurenbeheer uitbesteden
Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten en consultants die u kunnen helpen bij uw debiteurenbeheer en het voorkomen van incasso's. Dagelijks behandelen wij duizenden incassozaken. Deze kennis zetten wij graag in om uw organisatie te helpen.
Wij kunnen uw debiteurenbeheer op regelmatige basis voor u verzorgen, maar ook tijdelijk. Bijvoorbeeld tijdens piekmomenten in uw organisatie. Dit doen we onder andere door:
- Het inrichten van een strak aanmaningsproces
- Debiteurenanalyse met behulp van data
- Advies bij aanmaningsbrieven
- Het geven van een telefoontraining
- Detachering van incassospecialisten
- Gratis tips van incasso advocaten
- Download betalingsvoorwaarden
- Het meest uitgebreide e-book
5 tips voor beter debiteurenbeheer
Benieuwd hoe u uw debiteurenbeheer kunt verbeteren zodat u optimaal bent voorbereid op slecht betalende klanten? Lees wat onze incassospecialisten adviseren.
Zo wordt debiteuren bellen kinderspel
Veel ondernemers vinden het bellen van debiteuren een vervelende klus. Met deze 6 tips van onze incassospecialisten wordt debiteuren bellen kinderspel.
Neem vrijblijvend contact met ons op
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
In juridische termen worden debiteuren ook wel schuldenaren genoemd, omdat ze een schuld hebben bij een ander. De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde. Boekhoudkundig gebruiken we dus de term debiteuren en juridisch te term schuldenaar.
Debiteuren zijn klanten of andere partijen van wie u nog geld krijgt. U heeft goederen of diensten geleverd die nog niet betaald zijn.
Crediteuren zijn leveranciers of andere partijen aan wie u nog moet betalen. U heeft goederen of diensten bij deze bedrijven afgenomen, maar nog niet betaald.
Dubieuze debiteuren zijn klanten van wie het onzeker is of zij hun betaling ooit zullen doen, bijvoorbeeld doordat een bedrijf in financiële moeilijkheden verkeert. Wanneer u vaststelt dat de betaling waarschijnlijk niet zal plaatsvinden, verplaatst u de vordering in de administratie van 'debiteuren' naar 'dubieuze debiteuren'. Op welk moment dat is, verschilt per situatie.
In het Engels wordt debiteurenbeheer vaak aangeduid als ‘accounts receivable management’ of ‘credit management’. De termen verwijzen naar hetzelfde proces van het beheren van openstaande facturen en het opvolgen van betalingen van klanten. Net als in het Nederlands omvat dit proces verschillende activiteiten zoals facturatie, opvolging van betalingen, en het treffen van maatregelen bij achterstallige betalingen.
De debiteurenomloopsnelheid is een maatstaf voor hoe snel een bedrijf zijn debiteuren in contanten omzet. Het wordt berekend door de jaarlijkse omzet te delen door het gemiddelde debiteurensaldo.
