Incassoprocedure

Heeft u nog nooit een incassobureau of advocaat ingeschakeld en bent u benieuwd hoe dit precies in zijn werk gaat? Of wilt u graag meer weten over onze incassoprocedure? Wij leggen het graag het verloop van een incassoprocedure aan u uit.

Hoe kan ik een incassoprocedure starten?

Een incassoprocedure starten kan bij ons kantoor snel en eenvoudig. Via ons overdrachtsformulier kunt u online uw incassozaak uploaden. In dit overdrachtsformulier vragen we een aantal gegevens van uw bedrijf, maar ook van uw debiteur. Daarnaast kunt u hier de openstaande factuur uploaden, net als eventuele andere documenten die betrekking hebben op de zaak. Zodra wij uw gegevens hebben ontvangen, gaan wij direct voor u aan de slag.

Wanneer wij alle informatie over uw incassozaak hebben ontvangen, gaan wij direct aan de slag. Mochten wij nog gegevens missen, laten wij dit uiteraard zo snel mogelijk weten. Heeft u voor 16.00 uur uw incassozaak overgedragen? Dan wordt deze dezelfde dag nog in behandeling genomen. Dat betekent dat uw debiteur de volgende dag nog een aanmaningsbrief kan verwachten van ons kantoor.

  • Upload claim
    Upload online uw incassozaak
  • Start case
    Wij nemen uw zaak direct in behandeling
  • Send a demand letter
    Wij versturen direct een sommatie naar uw debiteur
  • How to approach debtor?
    Samen met u bepalen we onze aanpak
  • Online portal 24/7
    Volg uw zaak 24/7 via onze online portal
  • Ask questions
    Vragen? Uw contactpersoon staat altijd voor u klaar
  • Get invoice paid
    Uw openstaande factuur wordt alsnog betaald

Stappen incassoprocedure

Er zijn verschillende stappen die we kunnen ondernemen om uw klant te laten betalen. Het is afhankelijk van uw incassozaak hoe de incassoprocedure verloopt. Een incassozaak is bij ons namelijk altijd maatwerk. Heeft u een incasso in Nederland of een internationale incasso? Wij kijken naar de inhoud van incassozaak voordat wij bepalen welk traject ingezet wordt. Zo garanderen wij dat de incassoprocedure het meest efficiënt is voor uw zaak. De incassoprocedure van Bierens ziet er als volgt uit:

1. Upload uw openstaande factuur en vul uw gegevens in
2. Wij bellen met u om de aanpak van uw zaak te bespreken
3. Uw debiteur ontvangt dezelfde dag nog een aanmaning
4. Indien nodig zetten we het minnelijke traject voort: aanmaning, bellen of debiteurenbezoek
5. Indien nodig haalbaarheidsonderzoek voor een gerechtelijke procedure
6. Het voeren van een gerechtelijke incassoprocedure

1. Upload uw openstaande factuur

Het starten van een incassoprocedure is erg eenvoudig: upload uw openstaande factuur en wij gaan direct voor u aan de slag.

Bent u een nieuwe klant? Dan kunt u de factuur uploaden via ons online overdrachtsformulier. U vult hier uw bedrijfsgegevens in, de gegevens van uw debiteur en gegevens over de openstaande factuur. Deze gegevens stuurt u samen met de benodige documenten (openstaande factuur, contracten, algemene voorwaarden, eventuele correspondentie over de factuur) naar ons toe. Dit gebeurt allemaal via een beveiligde omgeving. Uw gegevens (en die van uw debiteur) zijn dus veilig bij ons. Bovendien kunt u ons ook inschakelen voor een eemalige incasso, wij werken niet met abonnementen.

Heeft u al eerder gebruik gemaakt van onze incasso dienstverlening? Dant kun u uw factuur uploaden in onze online webportal. Bent u deze gegevens kwijt of heeft u problemen met inloggen? Indien u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u hier een nieuw wachtwoord aanvragen. Bent u ook uw gebruikersnaam vergeten? Stuur dan even een mail naar qualityservices@bierensgroup.com. Wij zorgen er dan voor dat u weer zo snel mogelijk kunt inloggen op de webportal.

Na het uploaden gebeurt er het volgende:

  • U ontvangt een e-mail dat uw gegevens succesvol zijn verzonden.
  • Onze medewerkers maken uw zaak aan in onze systemen.
  • U krijgt een zaakbehandelaar toegewezen die met uw zaak aan de slag gaat. Dit is meestal een specialist die bekend is met incasseren in een bepaald land of een bepaalde branche. Wij zorgen ervoor dat altijd de juiste specialist aan uw zaak wordt gekoppeld.
  • U ontvangt een opdrachtbevestiging van uw zaakbehandelaar met daarin wat praktische informatie.
  • Wij starten direct met het incassotraject: we checken uw debiteur in (lokale) registers, vragen kredietrapporten op en raadplegen onze eigen incasso database om zo de strategie te kunnen betalen.

2. Wij bellen met u om de zaak te bespreken

Bij ons bent u geen nummer: wij vinden persoonlijk contact belangrijk. Daarom nemen we altijd even telefonisch contact met u op om de zaak te bespreken. We leggen uit wat u kunt verwachten tijdens de incassoprocedure en vertellen u welke incassostrategie wij in uw zaak hanteren.

3. Wij sturen uw debiteur een aanmaning

Nadat wij uw incassozaak hebben ontvangen sturen wij uw debiteur een aanmaning, oftewel een sommatie waarin wij uw debiteur verzoeken om te betalen. Hierbij geven wij een korte betalingstermijn, wij zitten er namelijk kort op.

Het versturen van een sommatie doen wij direct. Als wij u niet meteen telefonisch te pakken krijgen, is de kans zelfs groot dat we al eerder een aanmaning hebben verstuurd voordat we u hebben gesproken. Wij vinden het namelijk belangrijk om snel te handelen zodat u snel krijgt waar u recht op heeft: de betaling van uw factuur.

4. We zetten het minnelijke incassotraject voort

De incassoprocedure start bij ons kantoor altijd in het minnelijke incasso traject. Dat wil zeggen dat wij proberen te incasseren zonder tussenkomst van de rechter. Dat wij een advocatenkantoor zijn, wil namelijk niet zeggen dat wij ook meteen naar de rechter stappen. Sterker nog: het heeft altijd de voorkeur om zaken zonder tussenkomst van de rechter op te lossen. Dit gaat namelijk sneller en is goedkoper.

Het minnelijke incassotraject (ook wel buitengerechtelijke incassotraject genoemd) bestaat uit het sturen van aanmaningen en bellen naar de debiteur. De meeste facturen incasseren wij in het minnelijke incassotraject. Incasseren in deze fase doen wij bovendien op basis van No Cure No Pay.  Zo loopt u weinig risico bij uw incasso-overdracht.

Aanmaning versturen

Wanneer een incassozaak wordt overgedragen, sturen wij direct een aanmaningsbrief naar de debiteur. In deze aanmaning krijgt de debiteur een laatste kans om alsnog de openstaande factuur te voldoen. Voor veel debiteuren is dat voldoende om alsnog te betalen. Wij schuwen namelijk de weg naar de rechter niet als er niet wordt betaald. En dat weten veel debiteuren ook. Reden voor de meeste debiteuren om direct te betalen als zij een brief van ons ontvangen.

Bellen naar de debiteur

Is er naar aanleiding van onze aanmaning niet betaald en hebben wij ook geen reactie ontvangen van de debiteur? Dan bellen wij naar deze debiteur. Vaak krijgen we dan meer informatie waarom er nog niet is betaald. Afhankelijk van deze informatie bepalen we het vervolg van de incassoprocedure.

5. Haalbaarheidsonderzoek voor gerechtelijke incasso

Heeft de buitengerechtelijke fase geen betaling opgeleverd? Dan kunnen we naar de rechter stappen. Hiervoor doen wij eerst een onderzoek om te achterhalen of een gerechtelijke procedure haalbaar is. Hoewel wij de uitkomst van een gerechtelijke procedure nooit met zekerheid kunnen voorspellen, vinden wij het wel belangrijk dat wij een goed beeld hebben van uw kansen.

Zijn de kosten hoger dan de baten of verwachten wij geen betaling? Dan raden wij meestal af om een gerechtelijke incassoprocedure te starten. Het komt echter ook vaak voor dat klanten de kosten minder belangrijk vinden en dat de incassozaak een principekwestie is. Is dat bij u ook het geval? Dan kunnen we in overleg met u naar de rechter stappen om de vordering te incasseren. Onze advocaten staan u bij en gaan voor het allerbeste resultaat in uw zaak.

6. Start gerechtelijke incassoprocedure

Wanneer de buitengerechtelijke fase geen effect heeft gehad, stappen we naar de rechter. Uiteraard starten wij een gerechtelijke incassoprocedure alleen met uw toestemming. Wij gaan geen kosten maken voordat u akkoord bent gegaan. Er zijn diverse incassoprocedures die we kunnen inzetten om uw debiteur alsnog te laten betalen. We kijken hierbij naar wat de meest geschikte procedure is in uw situatie. Ons doel is om zo snel mogelijk betaald te krijgen en om de kosten zo laag mogelijk te houden.

  • Beslagleggen: we kunnen beslagleggen op het vermogen van uw klant. Hiermee wordt het vermogen van dit bedrijf als het ware bevroren. Met de opbrengst hiervan wordt u alsnog betaald.
  • Faillissementsaanvraag: we kunnen het faillissement van uw klant aanvragen. Omdat de meeste debiteuren willen voorkomen dat zij failliet worden verklaard, is de faillissementsaanvraag een sterk middel om druk te zetten. Het doel is dus niet om de klant daadwerkelijk failliet te laten gaan, maar om druk te zetten zodat er snel wordt betaald.
  • Bodemprocedure: we kunnen uw debiteur dagvaarden. In dat geval moet uw debiteur voor de rechter verschijnen. Het (betalings)conflict wordt dan voorgelegd aan de rechter. Beide partijen kunnen hun standpunten hierbij verdedigen, waarna de rechter vervolgens een uitspraak doet over de zaak.
  • Incasso kort geding: via een snelle en goedkope procedure wordt de vordering voorgelegd aan de rechter. De rechter doet vervolgens een uitspraak over de zaak. Een incasso kort geding is alleen geschikt voor eenvoudige vorderingen. Is de vordering betwist? Dan moet een andere procedure ingezet worden.
Verstuur voor 16:00 uur uw incasso, vandaag nog actie!

Wat zijn de kosten van een incassoprocedure?

De kosten voor een incassoprocedure bij ons kantoor zijn afhankelijk van een aantal factoren:

  • De hoogte van uw openstaande factuur;
  • Het geïncasseerde bedrag;
  • Of een gerechtelijke procedure gestart moet worden.

Kosten minnelijke incassoprocedure

In het minnelijke incassotraject incasseren wij op basis van No Cure No Pay. Wanneer wij niet incasseren, betaalt u slechts een klein bedrag aan basiskosten. (€ 75,- bij vorderingen in Nederland, € 150,- bij internationale vorderingen). Zo houdt u het risico laag.

Kosten gerechtelijke incassoprocedure

De kosten van een gerechtelijke incassoprocedure zijn afhankelijk van verschillende factoren. Hoewel het lastig is om vooraf de exacte kosten te bepalen, geven wij wel altijd een inschatting van de verwachte kosten. Daarnaast kunnen wij bij een gerechtelijke incassoprocedure een fixed fee met u afspraken, zodat u achteraf niet voor verrassingen komt te staan.

De kosten zijn afhankelijk van deze factoren:

  • Hoeveel griffierecht moet er worden betaald? Bij het starten van een gerechtelijke procedure moet er griffierecht betaald worden aan de rechtbank. De hoogte van het griffierecht is afhankelijk van de hoogte van de vordering.
  • Advocaatkosten: Om u bij te staan in een gerechtelijke procedure, moeten wij diverse werkzaamheden verrichten. Zoals bijvoorbeeld het opstellen van juridische documenten en het bestuderen van de beschikbare stukken. Wij werken op basis van een vooraf afgesproken uurtarief of met een vaste prijs voor de gehele procedure.
  • Welke gerechtelijke incassoprocedure wordt er ingezet? Er zijn meerdere incassoprocedures die ingezet kunnen worden. Afhankelijk van incassozaak wordt bepaald welke procedure het beste kan worden ingezet. De incassoprocedures zijn qua kosten verschillend.
  • Stelt de rechter u in het gelijk? Dan kunt u aanspraak maken op proceskostenvergoeding. De tegenpartij moet dan een deel van uw proceskosten vergoeden.
  • En last but not least: de uitkomst van de gerechtelijke procedure. Kosten maken voor een succesvolle gerechtelijke procedure is natuurlijk niet zo erg: onder de streep houdt u dan meer over. Maar kosten maken voor een gerechtelijke procedure waarbij ook nog eens niets betaald wordt, is natuurlijk een stuk vervelender. De uitkomst van een gerechtelijke procedure kunnen wij helaas niet voorspellen, al geven wij wel altijd een inschatting voordat wij aan de slag gaan. En uiteraard zorgen wij ervoor dat u juridisch sterk staat in de rechtbank. Met onze jarenlange ervaring op het gebied van incasso advocatuur, weten wij inmiddels hoe wij dit moeten aanpakken om voor het beste resultaat te zorgen.

Wettelijke incassoprocedure

Voor het incasseren van openstaande facturen is er geen wettelijke procedure die gevolgd moet worden. Wel zijn er wettelijke regels over de incassokosten die doorberekend mogen worden.

Ondanks dat er geen wettelijke vereisten zijn voor het volgen van een incassoprocedure, volgen wij altijd de wet. Wij vinden het belangrijk dat debiteuren altijd met respect worden benaderd en dat wetten niet worden overschreden. Wij zijn immers een advocatenkantoor.

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer weten over onze incassoprocedure? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Gratis advies van dé beste incassospecialisten

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
  • Uiterlijk binnen 3 uur reactie (op werkdagen)
  • Echte middelen om uw factuur betaald te krijgen
  • Beste resultaat tegen laagste kosten

Onze klanten

We werken voor het MKB en multinationals