Reading Time 4 min |
Betalingsvoorwaarden
In de betalingsvoorwaarden kunt u afspraken maken over de betaling. Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat betalingsproblemen voorkomen kunnen worden. Bovendien staat u hiermee sterker mocht er een conflict ontstaan met uw klant.
Wat zijn betalingsvoorwaarden?
Betalingsvoorwaarden zijn afspraken over de betaling. Wanneer u zaken gaat doen met een andere partij, maakt u doorgaans afspraken over het de levering van goederen of diensten en welke vergoeding (betaling) hier tegenover staat. Maar ook binnen welke termijn er vervolgens betaald moet worden. Om de betaling zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het raadzaam om deze afspraken schriftelijk vast te leggen in de betalingsvoorwaarden.
Voordelen van goede schriftelijke betalingsvoorwaarden
- Minder discussies met uw klanten voor duidelijke afspraken
- Beter betalingsgedrag en dus minder openstaande facturen
- Sterk bewijs wanneer wanbetaling een juridisch conflict wordt
Voorbeeld betalingsvoorwaarden
Onze advocaten stellen regelmatig betalingsvoorwaarden op voor bedrijven. Hier vindt u een standaardset die u kunt gebruiken. Maar let op, dit is een standaardset en mogelijk niet de beste oplossing voor uw situatie. Het gebruik van deze voorbeeldtekst is dus op eigen risico. Ons kantoor aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de gevolgen als u deze tekst gebruikt.
Wilt u er zeker van zijn dat uw betalingsvoorwaarden up-to-date zijn én afgestemd op uw situatie?
Laat dan uw betalingsvoorwaarden altijd checken door een gespecialiseerde advocaat. Zo voorkomt u dat u een mooie set voorwaarden heeft die in de praktijk helemaal niets waard zijn.
- Gratis betalingsvoorwaarden die u direct kunt gebruiken
- Opgesteld door onze gespecialiseerde advocaten
- Voorkom hiermee incassozaken
Wat staat er in de betalingsvoorwaarden?
De inhoud van de betalingsvoorwaarden is afhankelijk van de afspraken die u maakt. Over het algemeen staan de volgende onderdelen hierin opgenomen:
Bedrag
In de betalingsvoorwaarden wordt vastgelegd welk geldbedrag er betaald moet worden voor de geleverde diensten of goederen.
Facturatie
Wanneer wordt er gefactureerd? Nadat de goederen zijn geleverd, of wordt er bijvoorbeeld elke maand een factuur gestuurd voor de werkzaamheden die de maand ervoor zijn verricht? In de bouwsector is het gebruikelijk dat er een getekend mandagenregister wordt bijgevoegd bij de factuur.
Betalingstermijn
Binnen welke termijn moet er betaald worden? De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. Bij uitzondering kunt u echter ook afspreken dat er binnen 60 dagen betaald dient te worden.
Betalingswijze
Op welke wijze dient er betaald te worden? Incasso of banktransactie.
Gevolgen bij overschrijding betalingstermijn
Wat als er niet binnen de vastgestelde betalingstermijn wordt betaald? Wordt er dan een betalingsherinnering of aanmaning gestuurd? Worden er direct rente en kosten in rekening gebracht?
Forumkeuze
Mocht er door wanbetaling een juridisch conflict ontstaan, kunt u de rechter vragen om hier een oordeel over te geven. Doorgaans bepaalt de woonplaats van de tegenpartij naar welke rechtbank u moet. Door middel van een forumkeuze kunt u zelf voor een rechtbank kiezen en dit vastleggen. Zeker wanneer u internationale handel heeft, is het raadzaam om voor de rechter in uw eigen land te kiezen.
Betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden?
Betalingsvoorwaarden zijn meestal een onderdeel van de algemene voorwaarden. Houd er rekening mee dat er in de algemene voorwaarden meer afspraken worden vastgelegd dan in de betalingsvoorwaarden. Hierin worden namelijk ook bepalingen opgenomen over de leveringsvoorwaarden, garantie, beëindiging van de overeenkomst, aansprakelijkheid, klachten, etc. Om uw risico’s op juridische conflicten zoveel mogelijk te beperken, raden wij u aan om u niet te beperken tot opstellen van betalingsvoorwaarden, maar om ook algemene voorwaarden op te stellen.
Betalingsafspraken vastleggen
Het is belangrijk dat de afspraken rondom de betaling goed worden vastgelegd. Hoe duidelijker de afspraken, hoe minder kans er is op discussies of conflicten. U kunt de betalingsafspraken op diverse manieren vastleggen: op de offerte, in een contract, in de algemene voorwaarden of op de facturen.
1. Offerte
Maakt u gebruik van offertes? Zet dan hier de betalingsvoorwaarden in. Zo is het voor uw toekomstige klant meteen duidelijk welke betalingsvoorwaarden uw organisatie hanteert.
2. Contract
Wanneer u met een partij gaat zakendoen, kunt u afspraken vastleggen in een overeenkomst. Dit geldt ook voor de betalingsafspraken.
3. Algemene voorwaarden
Werkt u met algemene voorwaarden? Verwerk dan uw betalingsvoorwaarden in dit document. Zo hoeft u niet steeds opnieuw de betalingsvoorwaarden op te stellen, maar gelden deze voor alle overeenkomsten die u sluit. Belangrijk hierbij is dat u de algemene voorwaarden op de juiste manier gebruikt. Anders zijn uw algemene voorwaarden (en dus de betalingsvoorwaarden) niet geldig.
In de praktijk komt dit helaas regelmatig voor: een partij wil beroep doen op de bepalingen in de algemene voorwaarden, maar de algemene voorwaarden blijken niet juist gebruikt te zijn. De inhoud is dan ongeldig. Wilt u dit voorkomen? Vraag dan advies aan onze advocaten over het gebruik van algemene voorwaarden en/of betalingsvoorwaarden. Zo voorkomt u dat u niet kunt terugvallen op deze bepalingen.
4. Facturen
Uiteraard is het ook slim om de betalingsvoorwaarden ook op de factuur te vermelden. Met name de betalingstermijn is belangrijk om op de factuur te vermelden.
Houd er rekening mee dat wanneer de betalingsvoorwaarden alleen op de factuur staan, deze juridisch niet geldig kunnen zijn. Afspraken maak je namelijk voordat je een contract sluit, niet pas daarna. Zorg er daarom voor dat de betalingsvoorwaarden en/of algemene voorwaarden voor het sluiten van een contract worden gecommuniceerd.
Gebruik van betalingsvoorwaarden
Wanneer u afspraken heeft gemaakt over de betaling, is het belangrijk dat u zich hier ook aan houdt. Stuur daarom facturen tijdig naar uw klant zoals in de betalingsvoorwaarden is afgesproken. Check vervolgens of uw klant deze facturen op tijd betaald. Wordt er niet op tijd betaald? Neem dan contact op om uw klant te wijzen op de eerder gemaakte afspraken. Zo zorgt u ervoor dat de betalingsvoorwaarden ook worden nageleefd. Dit geldt natuurlijk ook voor uw eigen aandeel. Zorg ervoor dat er op tijd wordt geleverd en dat de producten of diensten aan de verwachte kwaliteitsnorm voldoen.
Betalingsvoorwaarden up-to-date houden
De wetgeving verandert regelmatig. Algemene voorwaarden en betalingsvoorwaarden kunnen daardoor verouderd raken. Het is zaak om uw voorwaarden om de paar jaar te laten checken om te zien of ze nog up-to-date zijn.
Betalingsvoorwaarden opstellen
Wilt u betalingsvoorwaarden laten opstellen? Onze advocaten helpen u graag met een goede set betalingsvoorwaarden. Neem dan contact met ons op, dan bekijken we samen met u wat de mogelijkheden zijn. Samen zorgen we ervoor dat er duidelijke betalingsafspraken op papier worden gezet, zodat u met een gerust hart zaken kunt doen.
Contact met een advocaat
Voor meer informatie over betalingsvoorwaarden en het gebruik ervan, kunt u altijd contact opnemen met onze advocaten. Wij helpen u graag verder!
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Onze klanten
We werken voor het MKB en multinationals