Debiteurenbeheer en Incasso: Hoera, de eerste factuur! – Deel drie

Eerder in deze serie las u hoe belangrijk het is dat u uw afnemer goed kent, een gedegen overeenkomst sluit en dat u deugdelijk, dus volgens de overeenkomst, presteert. Deze keer gaat het over de kroon op uw prestatie: het in rekening brengen van uw werk. Ook aan facturen worden formele (lees: wettelijke) eisen gesteld. Althans, aan wat erop staat. Deze eisen gelden voor iedere factuur, zowel op papier als digitaal.

Iedere factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Controleer of uw factuur de volgende informatie bevat:

• Uw btw-identificatienummer;
• Het factuurnummer: facturen moeten doorlopend genummerd zijn, eventueel in meerdere reeksen (ook handig voor uw eigen administratie);
• De factuurdatum;
• Uw naam en adres;
• De naam en het adres van uw afnemer;
• De datum van de levering of de dienst;
• De hoeveelheid/omvang en het type geleverde goederen/diensten;
• Per tarief of per vrijstelling: de eenheidsprijs exclusief btw, eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen, het toegepaste btw-tarief en de vergoeding;
• Bij vooruitbetaling: de datum van betaling (als die afwijkt van de factuurdatum) en het btw-bedrag.

Bij intracommunautaire leveringen en bij diensten voor ondernemers in een andere lidstaat bent u verplicht om, naast uw eigen btw-identificatienummer, ook het btw-identificatienummer van uw afnemer op de factuur te vermelden. Daarnaast bent u dit ook verplicht als een verleggingsregeling van toepassing is. De verschuldigde btw wordt dan niet geheven bij de leverancier, maar bij de afnemer. Dit geldt onder andere bij:

• Onderaanneming en uitlening van personen in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak- en afvalbranche en confectie-industrie;
• Levering van een onroerende zaak, als koper en verkoper ervoor hebben gekozen om de levering met btw te belasten;
• Leveringen en diensten door een buitenlandse ondernemer zonder vaste inrichting in Nederland.

In een aantal gevallen is er dus sprake van een bijzondere regeling. De voornoemde intracommunautaire regeling en de verleggingsregeling zijn voorbeelden van bijzondere regelingen. Ook regelingen als de margeregeling (bij handel in gebruikte goederen) en de vrijstelling van btw behoren hiertoe. Indien er sprake is van een bijzondere regeling dat moet dat uit de factuur blijken.

Het is een hele lijst, maar als u deze als leidraad gebruikt, voorkomt u discussies achteraf met uw afnemer. In de incassopraktijk zien we meer dan ooit dat – ondanks een correcte prestatie – betaling uitblijft omdat de factuur niet aan de eisen voldoet. Dus op tijd betaald krijgen? Zorg dan ook voor een correcte factuur.