Tips rondom uw algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden leveren nog steeds veel problemen op. Ondernemers zijn onvoldoende op de hoogte van het gebruik ervan of – erger nog – vinden ze onbelangrijk. Met de inhoud van de voorwaarden zit het vaak wel snor, mits ze door een deskundige zijn opgesteld. Maar juist bij de praktische toepassing ervan gaan veel bedrijven de mist in.

Toepasselijkheid

Algemene voorwaarden zijn pas van toepassing als u er vooraf naar verwijst. Dit kan via een algemene clausule op de offerte of bij het sluiten van de overeenkomst, zoals “Op alle met ons gesloten overeenkomsten zijn van toepassing onze verkoop- en leveringsvoorwaarden als gedeponeerd bij de KvK te [plaats] onder nummer [nummer]. Desgewenst zal op uw verzoek kosteloos een exemplaar worden toegezonden.” De wet en rechtspraak gaan uit van een snelle toepasselijkheid van voorwaarden (gebondenheid). Maar hiermee is de wederpartij nog niet akkoord gegaan met de inhoud van de voorwaarden. Als leverancier hebt u een informatieplicht. Volgens de wettelijke hoofdregel moet u daarom de voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan uw klant overhandigen.

Voorwaarden meesturen

Het meest ideale scenario is dat de klant de voorwaarden uitdrukkelijk accepteert en ondertekent. In de praktijk gebeurt dit zelden. Wilt u de zaken toch goed regelen, maar niet vragen om een handtekening voor akkoord? Stuur de voorwaarden dan mee met de offerte of de te sluiten overeenkomst en vermeld op het document dat de bijgevoegde algemene voorwaarden van toepassing zijn. Drukt u de voorwaarden af op de achterzijde van uw overeenkomst of offerte? Dan is het om bewijstechnische redenen raadzaam om de offerte of overeenkomst niet alleen per gewone post, maar ook per fax te versturen. Vergeet in dat geval niet om het volgende te vermelden: “Deze offerte plus algemene voorwaarden worden u tevens per gewone post toegezonden.”

Regelmatige check

Het is belangrijk om algemene voorwaarden zeker eens in de twee jaar te updaten op onderdelen zoals (uitsluiting van) aansprakelijkheid, betalingscondities, eigendomsvoorbehoud en ontbinding. Schakel hiervoor een deskundige in en ga niet zelf ‘knippen en plakken’. Het opstellen van algemene voorwaarden is tenslotte maatwerk.